Comment Scale Media a doublé son chiffre d’affaires avec Hive

Scale Media est un bâtisseur de marques directes au consommateur, axé sur la technologie, dans les secteurs des suppléments et de la beauté, dont Hair La Vie, Simple Beauty et Live Well. Nous approchons rapidement les 130 employés et comptons environ 73 produits dans nos marques. Au cours des trois dernières années, nous avons doublé notre chiffre d’affaires chaque année grâce aux puissantes fonctions de gestion de projets de Hive.  Nous sommes ravis d’avoir reçu le prix 2020 d’efficacité opérationnelle et de gestion de projets de Hive pour notre travail sur la plateforme, qui nous a aidés à lancer 20 produits en 2020 seulement, et 9 autres lancements sont prévus cette année. 

Nous avons atteint cette planification méticuleuse et cette excellence opérationnelle grâce à Hive. - Ziv Haklili, cofondateur

Quand nous avons cherché un outil de gestion de projets, nous voulions une technologie intuitive, conviviale et peu intimidante, car notre organisation compte des gens dont l’expérience en gestion de projets varie. Avant de trouver Hive, nous stockions l’information dans Google Docs, ce qui rendait la synthèse difficile et désorganisait l’équipe. Il nous fallait aussi un outil avec une vue Kanban, pour alimenter nos tableaux Kanban hebdomadaires.  Quand nous avons découvert Hive, nous avons su que nous tenions la solution à nos problèmes d’organisation et de gestion de projets. Hive était conviviale et facile à déployer dans toute l’organisation, et offrait des vues de projet flexibles, dont la vue Kanban indispensable, la vue Gantt, la vue calendrier et plus encore. Dans Hive, nous organisons nos projets par marque : chaque marque a un projet parent sous lequel se trouvent tous les autres projets enfants. Voici un exemple du fonctionnement de notre système de projets avec notre marque LiveWell : nous avons un dossier parent « LiveWell », et dessous, quatre projets enfants, notamment pour le marketing et les opérations. Les tâches individuelles des projets enfants sont classées avec des étiquettes comme conception, logiciel ou courriel, ce qui aide nos équipes à filtrer des centaines d’actions.  Nous n’utilisons pas les projets seulement pour nos clients, mais aussi pour le suivi et la gestion internes de l’entreprise, des projets opérationnels aux projets de croissance de carrière et de rétention des talents. Les projets sont ensuite archivés une fois terminés, ce qui marque la fin de leur cycle de vie. Ainsi, seule l’information pertinente est visible dans notre tableau de bord Hive à tout moment. Pour la direction, Hive a complètement changé notre façon de mener la planification trimestrielle, car la vue Gantt permet de planifier les projets clés et alimente l’excellence opérationnelle. Avec des diagrammes de Gantt globaux, l’équipe de direction, très occupée, peut synthétiser l’information en quelques minutes. Les équipes de tout Scale, surtout celle de la conception et du développement, utilisent aussi les diagrammes de Gantt pour s’assurer que l’échéancier et le matériel sont prêts pour les transferts internes. Les vues sommaires sont aussi essentielles pour nos chefs d’équipe et nos dirigeants, car elles aident les équipes à filtrer les projets par service et par personne. Nous utilisons plus de 110 étiquettes différentes pour classer les actions, ce qui rend le tri en vue sommaire très simple. Petit plus : les étiquettes sont codées par couleur selon le projet, et chaque couleur correspond à une étiquette précise. L’équipe de direction a même une vue sommaire particulière qu’elle exporte pour nos fondateurs, ce qui les aide à comprendre les actions critiques et l’avancement des projets dans toute l’entreprise. Notre usage approfondi des vues sommaires alimente les activités de Scale et améliore l’efficacité sur tous les plans, car cette vue synthétise l’information comme aucun autre outil ne peut le faire. De plus, comme nous avons cinq marques qui partagent toutes les ressources de leur agence de création interne, Hive aide aussi notre équipe à répartir les ressources et à planifier efficacement. L’agence de création compte des équipes de conception, de développement logiciel, de vidéo, de courriel et d’analytique, et nous ne pourrions pas répartir correctement les ressources ni planifier de façon cohérente sans Hive. Notre directeur de la création utilise aussi régulièrement la fonction de révision et d’approbation de Hive pour examiner tous les documents de création qui passent sur son bureau. Il aime tellement la révision dans Hive qu’il refuse de réviser ou d’approuver un document qui n’a pas été téléversé correctement dans Hive. Hive joue aussi un rôle majeur dans notre gestion du temps : nous utilisons le suivi du temps de Hive pour évaluer l’élargissement des travaux et respecter les échéances dans tous les services. Pour ce faire, nous créons des estimations de temps pour chaque tâche, puis nous suivons la durée réelle pour savoir si notre estimation initiale était juste. Cela aide notre organisation à comprendre le temps que prennent les tâches pour mieux attribuer les projets à l’avenir. Hive a été particulièrement essentielle depuis le passage au télétravail, qui a complètement changé la façon dont notre équipe communique. Pour notre équipe de direction, qui doit encadrer des dizaines de personnes, Hive nous a absolument sauvés pendant la transition vers le télétravail.

Depuis le passage au télétravail, nous avons en fait augmenté notre productivité dans toutes les marques avec Hive, ce que nous n’aurions jamais cru possible. - Nicole Khandhar, directrice des opérations

Dans l’ensemble, la croissance de Scale au cours de la dernière année avec Hive a été étonnante, et des fonctions comme le diagramme de Gantt, le suivi du temps, les projets parents et enfants et les étiquettes ont accéléré le travail de toutes les équipes. Sans Hive, notre croissance exponentielle n’aurait pas été possible.