4 défis courants en gestion de projets et comment les relever

Combien de fois avez-vous lancé un projet, ou tenté de le faire, en vous sentant bloqué avant même de commencer? Nous sommes tous passés par là et avons fait face à ces défis de gestion de projets, mais grâce aux récentes innovations technologiques, nous pouvons utiliser toute une gamme d'outils pour que nos projets décollent.

La gestion de projets comporte souvent divers défis qui peuvent nuire au bon lancement, à la réalisation et à l'achèvement des projets. Parmi ces défis, on trouve le manque de clarté du projet au sein de l'équipe, la communication fragmentée, l'allocation limitée des ressources, la dérive du périmètre et la mauvaise gestion du temps.

Bonne nouvelle : les outils de gestion de projets peuvent aider à relever ces défis en offrant aux coéquipiers un endroit central pour consulter et partager l'information, ce qui est le meilleur point de départ. Sans endroit centralisé pour communiquer et stocker l'information, rien de productif ne sera accompli.

En adoptant les bons conseils et les bons outils, les gestionnaires de projets peuvent surmonter ces défis courants et assurer une exécution et une livraison fluides. Vous voulez en savoir plus sur les défis que les outils de gestion de projets peuvent résoudre? Poursuivez votre lecture.

4 défis courants en gestion de projets

Voici quatre des défis de gestion de projets les plus courants que nous observons chez les équipes qui souhaitent se lancer dans Hive.

Problème : manque de clarté sur les étapes du projet

Au lancement d'un projet, il y a peut-être un objectif commun en tête, mais aucune voie claire pour l'atteindre. Cela peut causer des problèmes et mettre votre productivité en péril dès le départ. Et personne ne veut commencer un projet en se disputant avec ses coéquipiers ou son gestionnaire sur la meilleure façon d'avancer.

Solution : le planificateur de projets IA de HiveMind

Bonne nouvelle : l'IA est devenue si intelligente qu'elle peut planifier des projets à notre place. Nous avons ajouté à Hive un nouveau niveau de fonctionnalités d'IA qui peut construire des projets et des prochaines étapes directement à partir des cartes d'action, ce qui élimine l'un des plus grands défis de la gestion de projets.

En haut à droite de la carte d'action, vous verrez une ampoule violette. En cliquant dessus, vous pourrez demander à notre outil d'IA de « suggérer les prochaines étapes » et de bâtir le plan de projet pour vous. Ensuite, Hive génère toutes les étapes essentielles pour mettre votre projet en marche.

Le meilleur? Vous n'avez rien à copier ni à coller : nous ajoutons tout sous forme d'actions pour vous, et vous pouvez confier chaque partie du projet au coéquipier concerné.

Problème : ressources limitées ou confusion sur les disponibilités

À mesure qu'un projet avance, des tâches ou des sous-projets peuvent s'ajouter en cours de route et s'accumuler rapidement. Parfois, un projet prévu pour 4 semaines peut en prendre 4 mois, et il faut alors s'adapter : c'est l'un des défis de gestion de projets les plus difficiles à relever.

Plutôt que de laisser un échéancier intimidant planer au-dessus de votre tête, un outil de gestion de projets doté d'une fonction de capacité et de gestion des ressources peut vous faciliter grandement la vie.

Solution : suivi du temps et gestion des ressources

Le suivi du temps et la gestion des ressources sont des composantes courantes des outils de gestion de projets, et Hive offre un excellent suivi du temps, des feuilles de temps et une gestion des ressources que vous pouvez personnaliser selon les besoins de votre équipe. Dans Hive, vous pouvez inscrire votre temps directement dans la carte d'action sur laquelle vous travaillez. Vous ajoutez du temps en modifiant le temps « Total » ou en utilisant notre chronomètre qui fait le travail pour vous.

Pour un travail plus complexe de gestion des ressources et d'allocation, notre application de gestion des ressources est l'endroit où aller.

Il existe deux approches principales pour afficher les affectations de ressources dans le tableau de bord de gestion des ressources, et vous pouvez les combiner :

1. Affectations au niveau des actions

2. Affectations au niveau des projets

1. Affectations au niveau des actions

Pour utiliser la gestion des ressources au niveau des actions, certaines informations clés doivent être renseignées dans les actions :

• Responsable (c'est-à-dire la personne chargée de cette action)

• Estimation (c'est-à-dire le temps estimé que nous prévoyons pour cette action)

• Date d'échéance (et date de début si l'action s'étend sur plusieurs jours)

À partir de ces renseignements, l'action est placée dans le tableau de bord de gestion des ressources, et le total du temps estimé est calculé pour chaque période. Vous pouvez cliquer sur l'action dans le tableau de bord pour l'ouvrir et voir plus de détails ou pour la mettre à jour.

2. Responsables au niveau des projets

Pour indiquer dans le tableau de bord de gestion des ressources qu'une ressource travaillera sur un projet, repérez son nom dans le tableau de bord, puis cliquez et faites glisser pour créer une nouvelle affectation au niveau du projet. Cliquez sur Confirmer l'affectation quand vous êtes prêt à informer la personne de sa nouvelle affectation!

Grâce aux options de filtre, vous pouvez filtrer le tableau de bord de gestion des ressources pour n'afficher que certains projets, personnes, équipes, rôles, phases, étiquettes et autres balises personnalisées.

Avec la gestion des ressources en gestion de projets, tout est possible, et elle peut transformer complètement la façon dont votre équipe collabore.

Problème : absence de communication centralisée

Quand les courriels volent, que Slack sonne, que les fichiers Dropbox s'échangent et que les clavardages Teams s'enchaînent, ça peut être STRESSANT. C'est l'un des défis de gestion de projets les plus stressants que nous avons vus dans les équipes et les organisations. Nous vous recommandons de regrouper vos communications sur les projets et les actions dans une seule source centrale de vérité. Sans cela, les projets peuvent être retardés de plusieurs semaines ou mois à cause de petits malentendus ou erreurs.

Solution : clavardage et page d'accueil de l'outil de gestion de projets

Pour centraliser les communications avec succès, il vous faut un outil qui offre le clavardage, le stockage et le partage de fichiers, ainsi que la gestion de projets. Hive est une excellente option, qui peut être utilisée en complément d'outils existants comme Slack et intégrée à d'autres outils comme Gmail et Dropbox.

Mieux encore, notre page d'activité de l'espace de travail vous donne le portrait COMPLET de tout ce sur quoi votre équipe ou votre organisation travaille au quotidien, de sorte que vous n'avez pas à les bombarder de questions toute la journée.

Problème : trop de « sources de vérité »

Comme pour le problème précédent, celui-ci découle de méthodes de communication disparates combinées à un suivi de l'avancement peu rationalisé, ce qui peut nuire à l'achèvement des projets et à la croissance. Si vous avez des documents dans vos courriels à valider, mais que vous n'utilisez Slack que pour les commentaires, il est difficile pour une personne qui arrive dans votre espace de travail ou votre équipe de se faire une idée complète de la situation.

Solution : applications et intégrations dans Hive

Heureusement, les outils de gestion de projets modernes, comme Hive, offrent des fonctionnalités supplémentaires, telles que Hive Apps et les intégrations, pour regrouper (et conserver!) toute cette information au même endroit. Notre application la plus utilisée s'appelle Révision et approbation, un portail où les utilisateurs peuvent donner leurs commentaires et leurs idées sur les documents.

Bonus : elle laisse une trace écrite pour tous les autres coéquipiers qui ont besoin d'information sur les documents, les approbations et l'état d'avancement, ce qui élimine l'un des défis de gestion de projets les plus complexes (l'arrivée de nouveaux coéquipiers et leur mise à niveau). Les intégrations comme Gmail et Slack aident aussi à conserver cette source unique de vérité, et les synchronisations bidirectionnelles entre ces outils sont particulièrement utiles.

Essayez Hive gratuitement

Bonne nouvelle : vous n'avez rien à payer pour commencer à utiliser d'excellents outils de gestion de projets comme Hive. Nos forfaits Free et Starter conviennent tous deux aux débutants pendant que vous décidez si Hive vous convient. Tous nos forfaits comprennent aussi un essai gratuit de 14 jours. Youpi!

Avez-vous d'autres défis de gestion de projets pour lesquels vous avez besoin d'aide? Dites-le-nous et nous vous proposerons un flux de travail personnalisé dans Hive pour vous aider, peu importe la complexité de votre défi. Il n'existe pas de défi « trop » courant en gestion de projets : chaque situation touche les équipes différemment, et nous serions heureux de vous aider.