6 façons efficaces d'optimiser la communication avec les parties prenantes

En tant que gestionnaire de projet, l'une de vos tâches les plus essentielles est la communication avec les parties prenantes. Elle consiste à échanger avec toutes les personnes qui ont un intérêt direct dans votre projet : membres de l'équipe interne, partenaires et investisseurs externes, et même clients.

Pour que vos parties prenantes soient bien informées et mobilisées autour de votre entreprise, vous devez trouver des moyens efficaces de communiquer avec elles. Dans cet article, nous passons en revue certaines des meilleures méthodes de communication avec les parties prenantes et expliquons pourquoi il est crucial de garder les canaux de communication ouverts dans tous les volets de votre entreprise.

Définissez vos parties prenantes

La première étape d'une communication efficace avec les parties prenantes consiste à déterminer qui sont vos parties prenantes. Ce sont des groupes ou des personnes qui ont un intérêt direct dans votre projet ou votre entreprise. Elles peuvent participer directement au projet, ou être touchées par ses résultats. Voici les types de parties prenantes :

• Les membres de l'équipe interne

• Les partenaires ou investisseurs externes

• Les clients

Une fois que vous avez cerné le groupe de parties prenantes avec lequel vous travaillez, évaluez ses besoins et ses objectifs. De quels renseignements a-t-il besoin de votre part? Quels sont ses buts et ses objectifs? En comprenant ce que veulent vos parties prenantes, vous pouvez adapter votre communication à leurs besoins.

Établissez une relation avec vos parties prenantes

Après avoir cerné et évalué vos parties prenantes, il est temps de créer une relation avec elles. Il s'agit de bâtir la confiance et un bon rapport, pour qu'elles se sentent à l'aise de communiquer avec vous. N'oubliez pas que la communication avec les parties prenantes va dans les deux sens. Vous devez être ouvert et honnête avec elles, et écouter leurs préoccupations.

En établissant une relation solide avec vos parties prenantes, vous pourrez communiquer efficacement avec elles au sujet du projet en cours. Elles seront aussi plus enclines à vous faire confiance et à vous donner des commentaires honnêtes. Les façons de créer cette relation dépendent du type de parties prenantes : elles diffèrent selon qu'il s'agit de parties internes, externes ou de clients.

Les membres de l'équipe interne forment le groupe le plus accessible, puisque vous devriez déjà avoir une relation avec eux. Ces personnes sont déjà très proches du projet, et vous pouvez commencer à échanger avec elles en étant ouvert et honnête au sujet du projet et en les associant au processus décisionnel dès le premier jour. Les partenaires ou investisseurs externes seront plus difficiles à joindre, car vous n'avez peut-être pas de relation préexistante.Pour établir cette relation, vous devrez faire un effort de plus, être aussi transparent que possible au sujet du projet et leur fournir des mises à jour régulières sur son avancement.

Les clients forment un groupe très semblable aux partenaires ou investisseurs externes : avec eux, vous devez être attentif à leurs besoins et à leurs préoccupations. Vous devriez aussi les tenir au courant de l'état du projet et de tout changement susceptible de les toucher.

6 façons efficaces de communiquer avec les parties prenantes

Une fois chacun de vos groupes de parties prenantes cerné, l'étape suivante consiste à définir des façons de communiquer avec eux. Chaque groupe a ses besoins propres, mais votre manière de communiquer avec eux sera semblable. Voici six façons de communiquer avec vos parties prenantes, peu importe l'ampleur du projet.

1. Créez un plan de communication :

Il doit préciser quelles informations communiquer, quand les transmettre et de quelle façon. Ce plan de communication aide à garder tout le monde sur la même longueur d'onde et à s'assurer que personne n'est laissé dans le noir au sujet du projet. Pour que chacun ait les bonnes coordonnées, vous pouvez utiliser une carte professionnelle numérique ou partager un document contenant les adresses courriel et les numéros de téléphone de tous les membres du projet.

2. Tenez des réunions régulières avec les parties prenantes :

Les réunions sont une excellente occasion de faire le point avec vos parties prenantes sur l'avancement du projet et de recueillir leurs commentaires et leurs idées. Planifiez-les à intervalles réguliers, par exemple une fois par mois ou aux deux semaines.

3. Produisez des rapports d'état :

Les rapports d'état sont une autre excellente façon de tenir vos parties prenantes au courant du projet. Vous pouvez les envoyer par courriel ou les présenter lors des réunions avec les parties prenantes.

4. Offrez un site Web ou un portail de projet :

Un site Web ou un portail de projet est un autre moyen de partager l'information avec vos parties prenantes. Vous pouvez y publier les mises à jour du projet, y partager des documents et y suivre l'avancement.

5. Réalisez des sondages auprès des parties prenantes :

Les sondages auprès des parties prenantes permettent d'obtenir leurs commentaires en temps réel sur un projet.

6. Réservez du temps pour les questions et réponses :

À chaque réunion ou mise à jour destinée aux parties prenantes, prévoyez un moment pour les questions et réponses. Vos parties prenantes pourront ainsi poser leurs questions, et vous vous assurerez qu'elles comprennent bien le projet.

Restez sur la bonne voie avec un logiciel de gestion de projets

L'une des meilleures façons de garder les canaux de communication ouverts est d'utiliser un logiciel de gestion des parties prenantes ou de gestion de projets. Ce type de logiciel vous permet de suivre toutes les communications avec les parties prenantes au même endroit. Il offre aussi un lieu central où ranger les documents et les fichiers liés au projet. Hive est un bon logiciel de gestion des parties prenantes à considérer : Hive. Hive vous permet de créer des tâches et des sous-tâches, de fixer des échéances, d'assigner des membres de l'équipe et d'ajouter des commentaires. Elle dispose aussi d'une fonction de clavardage intégrée qui vous permet de suivre au même endroit toutes les communications avec les parties prenantes. Hive peut s'intégrer à des milliers d'autres logiciels, de sorte que votre équipe externe n'a pas à modifier ses processus internes, et ses fonctions d'automatisation gardent tout le monde sur la bonne voie, dans les délais.

Les avantages de la communication avec les parties prenantes

Une fois la relation établie avec vos parties prenantes, vous devez continuer à garder les canaux de communication ouverts. Cela signifie communiquer régulièrement, même lorsqu'il n'y a pas de nouvelles à partager. Les parties prenantes doivent sentir qu'elles font partie du processus et que leur point de vue est apprécié. Des canaux de communication ouverts offrent de nombreux avantages, notamment :

• De meilleurs résultats pour le projet

• Une plus grande transparence

• Une mobilisation accrue des parties prenantes

• De meilleures décisions

• Une résolution plus rapide des problèmes

La communication avec les parties prenantes est essentielle pour tout gestionnaire de projet qui veut voir son projet réussir. En suivant les conseils de cet article, vous vous assurez que vos parties prenantes sont toujours bien informées et mobilisées autour de votre entreprise.