6 pertes de temps dont vous n’avez peut-être pas conscience

Si vous avez du mal à gérer votre temps sans comprendre pourquoi, vous perdez peut-être du temps sans même vous en rendre compte. Ici, la conseillère en carrière et auteure Laurie Ruettimann, ancienne dirigeante en ressources humaines pour des entreprises comme Monsanto et Pfizer, explique à Hive comment cesser de perdre du temps et reprendre le contrôle de votre horaire.

1. En faire trop (ou pas assez)

Selon Mme Ruettimann, les pertes de temps typiques au bureau sont les potins et les médias sociaux. Mais certaines pertes de temps, moins connues, ressemblent en fait à des activités qui font avancer votre carrière.

« Dans ce scénario, il y a deux types d’employés, dit Mme Ruettimann. Ceux qui profitent du temps libre pour prendre plus de travail ou saisir des occasions de perfectionnement, et ceux qui l’utilisent pour magasiner en ligne et regarder des vidéos de chiens sur TikTok. »

Mme Ruettimann souligne que l’excès, dans un sens comme dans l’autre, peut nuire au travail. Que vous perdiez du temps à faire quelque chose qui semble productif ou improductif, vous devez vous demander pourquoi vous le faites et en quoi cela sert les projets que vous menez avec votre équipe. Sinon, vous ne faites que du travail occupationnel, ce qui peut être aussi nuisible que de ne rien faire du tout.

Si vous n’arrivez pas à établir vos priorités et que vous travaillez soit trop, soit pas assez, les priorités des cartes d’action de Hive peuvent vous garder concentré. Les niveaux de priorité ne dépendent pas de vous seul; ils sont un effort d’équipe. Vous pouvez donc vous appuyer sur un système établi pour rester organisé, même quand vous vous sentez désorganisé.

2. Travailler trop lentement

Une autre perte de temps, selon Mme Ruettimann, est d’aller trop lentement. Que vous passiez trop de temps sur une tâche en particulier ou que vous traîniez dans votre liste de choses à faire pour trouver la prochaine tâche, vous perdez du temps si vous passez d’une fenêtre à l’autre ou ouvrez Slack toutes les quelques minutes sans y penser.

« Les listes de tâches sont indispensables pour les gens qui se laissent distraire, dit Mme Ruettimann. » Hive offre des outils comme une vue personnalisée de vos actions, pour que vous sachiez exactement ce qui figure à votre horaire pour la journée.

Mme Ruettimann recommande aussi de vous tourner vers vos supérieurs si vous avez du mal à ne pas perdre de temps.

« Vous pouvez aussi demander à votre gestionnaire de vous aider à rester sur la bonne voie, ajoute-t-elle, au moyen de rencontres hebdomadaires et de tête-à-tête. » Hive Notes vous permet de prendre des notes en collaboration avec votre gestionnaire pendant une rencontre et de vous assigner des tâches à accomplir après.

3. S’inquiéter des erreurs

Mme Ruettimann explique qu’une trop grande crainte des malentendus ou des bévues peut faire perdre du temps sans qu’on s’en aperçoive.

« Les gens perdent aussi du temps parce qu’ils ont peur de prendre des décisions, dit Mme Ruettimann. Ironiquement, ces personnes finissent par être congédiées ou ignorées pour des promotions, parce qu’elles ne prennent jamais de risques. »

Croyez-le ou non, Hive offre des outils qui peuvent atténuer la peur de se tromper. Grâce aux outils simples de révision et d’approbation, vous avez l’assurance que votre travail sera examiné par tous les collègues dont vous avez besoin de l’avis et que votre action ne sera terminée que lorsqu’elle sera parfaite.

4. Se tourner trop vers les autres

Le travail d’équipe est essentiel dans tout emploi, mais selon Mme Ruettimann, compter trop sur les autres pour des tâches que vous pouvez accomplir seul fait perdre du temps. Vous ne devriez pas douter de votre rendement; même si vous êtes nouveau dans l’équipe, tout faire valider par un collègue peut grignoter une bonne part de votre journée de travail. On vous a embauché parce que vous êtes un expert dans votre domaine, rappelle Mme Ruettimann, et vous ne devriez pas avoir constamment besoin d’une validation pour croire en vos capacités.

« En voulant être un « joueur d’équipe », les employés compliquent les choses et ralentissent l’équipe, explique Mme Ruettimann. On vous a embauché pour faire votre travail. Appuyez-vous sur votre expertise. Lancez-vous. »

Même si vous sentez que vous avez besoin d’un coup de pouce, soyez assuré que Hive est là pour vous si vous voulez prendre votre envol. Même si vous oubliez d’envoyer le lien de la réunion Zoom, vous pouvez utiliser les intégrations de Hive pour lancer une réunion Zoom impromptue et inviter toute votre équipe dans le clavardage de groupe d’un seul coup.

5. Croire que vous avez trop de temps

Vous pouvez aussi perdre du temps en pensant en avoir plus que vous n’en avez vraiment. Mme Ruettimann affirme que même si la majeure partie de votre travail peut se faire en moins de temps que vous n’en passez au bureau, cela ne vous autorise pas à relâcher vos efforts le reste de la semaine.

Mme Ruettimann raconte que son père lui disait de perdre le plus de temps possible au travail, et que cela lui a appris une leçon précieuse sur l’importance de maintenir une solide éthique de travail.

« C’était un choix conscient de sa part, et cela résumait ce qu’il pensait du travail : c’est pour les dupes. S’il pouvait perdre du temps et être payé pour cela, il le faisait. »

Il est important de ne jamais compromettre votre éthique de travail en gaspillant du temps que vous croyez avoir. Si vous voulez faire une pause, faites-le avec intention, en prenant des pauses raisonnables qui vous permettent de vous ressourcer. Hive vous permet de personnaliser un statut d’utilisateur pour indiquer à vos collègues que vous êtes en réunion, parti chercher un café ou même en train de marcher un peu, afin que vous puissiez vous responsabiliser quant à l’utilisation de votre temps.

6. Attendre une autre personne qui perd son temps

Mme Ruettimann explique que si vous attendez quelqu’un dont vous savez qu’il perd du temps, vous pourriez finir par en perdre vous aussi.

« Si un coéquipier manque de concentration ou perd du temps, soyez un « leader parmi vos pairs » et incarnez les valeurs qui comptent pour vous, dit-elle. Notez les moments où vous ne pouvez pas faire votre travail à cause de votre collègue. Et soyez prêt à dire non quand ce collègue désorganisé, qui perd son temps, vous demande de faire un effort supplémentaire pour couvrir ses arrières.

Mme Ruettimann insiste sur l’importance des limites quand on a affaire à quelqu’un qui perd son temps. Si vous travaillez sur un projet avec une personne dont vous savez qu’elle risque de perdre du temps, Hive offre des outils de suivi du temps où vous pouvez ajouter une estimation de temps pour la durée d’une action. Ainsi, si les tâches ne sont pas accomplies à temps, vous pouvez voir où se situent les écarts et avoir une conversation franche avec votre coéquipier sur la suite des choses.

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