A Matriz de Ações e por que você precisa de uma

Toda empresa tem formas próprias de trabalhar que ajudam a garantir eficiência, comunicação e colaboração em toda a organização. Na Hive, passamos rapidamente de 15 pessoas para mais de 40 nos últimos 18 meses e tivemos de adaptar nossas formas de trabalhar para acompanhar o crescimento da equipe. Uma das principais maneiras de fazer isso foi uma ferramenta que batizamos de Matriz de Ações. Essa matriz é um documento vivo, que registra tudo o que a nossa organização faz.  Voltando um pouco, a matriz é uma ferramenta para acompanhar três tipos de ações: recorrentes, gatilhos e projetos. Uma ação recorrente é aquela que surge com uma frequência específica (anual, mensal etc.), como o planejamento da festa de fim de ano ou as avaliações de desempenho semestrais. Os gatilhos são exatamente o que o nome diz: algo acontece e dispara uma ação. Um exemplo é quando uma pessoa começa em uma empresa e um conjunto de ações de integração é disparado para ajudá-la a conhecer a organização. Por fim, os projetos são itens de maior porte, que costumam envolver a colaboração entre departamentos. Um exemplo é a adoção de um novo software de gerenciamento de projetos ou de RH. Depois de olhar para os diferentes tipos de ações da sua organização, você define quatro coisas: o que a ação ou tarefa realmente é, o gatilho, a duração e quem a executa. A partir daí, você monta uma Matriz de Ações de tudo o que é feito em uma equipe ou organização. Veja como ela fica no início: Esse panorama de tarefas e responsabilidades é indispensável para uma organização, ainda mais nesta nova era do trabalho remoto. Temos certeza de que três coisas vão acontecer quando você adotar a matriz: você vai parar de fazer trabalho invisível, vai parar de levar areia para a praia e vai encontrar facilmente os espaços em branco. A ideia de parar de fazer trabalho invisível significa que você vai eliminar o trabalho duplicado. Você também vai parar de fazer trabalho que é como “levar areia para a praia”, ou seja, quando alguém faz um trabalho que já foi feito ou que não precisa ser feito. Por fim, você vai conseguir encontrar o espaço em branco, ou seja: o que as pessoas não estão fazendo e que realmente precisamos resolver? A partir daí, você pode criar novas “tarefas” na matriz e definir quanto tempo as pessoas devem dedicar a elas, por quanto tempo elas devem acontecer e quem vai cuidar delas. Você pode estar pensando: isso é algo que vocês REALMENTE usam na Hive? A resposta é sim, e usamos a Hive para acompanhar tudo. Cada ação é criada individualmente em um cartão de ação, atribuída a uma pessoa, colocada em um projeto com data de entrega e definida com uma frequência. Você pode ver um esboço de como esses itens ficam juntos na imagem abaixo. Descobrimos que a visualização em tabela da Hive é a melhor para ver a matriz, pois dá uma visão das ações parecida com a do Excel, em formato de matriz de verdade. Dito isso, você pode usar as visualizações flexíveis de projeto da Hive para ver todas as ações em Gantt, Kanban, calendário ou portfólio. Quando suas ações estão reunidas e atribuídas, você tem uma visão cristalina de tudo o que acontece na sua organização a qualquer momento. O que a matriz faz por nós? Primeiro, ela nos ajuda a entender melhor o tempo livre e o tempo recorrente de cada pessoa. A matriz mostra quanto trabalho cada um faz por dia, por semana e por mês. Com esse conhecimento, delegamos melhor e entendemos a capacidade da equipe. Segundo, ela nos ajuda a definir para quais funções precisamos contratar e como dividi-las. Quando identificamos espaços em branco na matriz, passamos por todas as tarefas que precisam ser feitas e montamos uma função em torno delas. Por fim, ela ajuda todos na nossa organização a evitar o esgotamento. Como definimos exatamente o que cada um faz, conseguimos fazer ajustes e mudanças para não sobrecarregar uma só pessoa. É aí também que entra a ideia de definir novas funções. Essa matriz nos poupou incontáveis horas e, à medida que aperfeiçoamos o uso, principalmente neste período de trabalho remoto, temos certeza de que mais benefícios vão surgir quanto mais a usarmos. Quer saber mais? Comente abaixo ou envie um e-mail para hi@hive.com com suas dúvidas.