Como automatizar tarefas e economizar tempo no trabalho

Com a chegada da tecnologia de automação, podemos usar nosso tempo com mais sabedoria e automatizar tarefas. Há infinitas oportunidades de usar a automação no dia a dia, no trabalho e fora dele.

Se você procura uma forma de automatizar tarefas, algumas ferramentas oferecem os meios para executar rapidamente parte das tarefas mais demoradas ou até automatizá-las por completo. Infelizmente, embora existam muitas ferramentas de automação no mercado, nem todas vão trazer a economia de tempo de que você precisa.

Neste artigo, vou falar de algumas das tarefas automatizadas mais comuns e da melhor forma de automatizar tarefas. Por sorte, se você seguir esta lista de boas práticas de automação, poderá ter certeza de que a ferramenta escolhida é a certa para o trabalho. Como bônus, vamos falar de como automatizar tarefas com IA, uma das maiores contribuições da IA que vimos recentemente.

Como automatizar tarefas

No trabalho, todos queremos aproveitar ao máximo o nosso tempo. Queremos ser o mais eficientes possível e dar conta das tarefas sem criar mais fontes de estresse nem sobrecarregar o dia. Embora haja tarefas que não dá para automatizar (desculpe, mas você ainda precisa ligar para seus clientes e falar com seu chefe), existe uma ferramenta de automação que vai ajudar a simplificar o seu dia.

Se você é iniciante em automação e não sabe por onde começar a automatizar o seu dia, veja estas tarefas, que são um ótimo ponto de partida.

Entrada de dados

Dependendo da complexidade da sua entrada de dados, automatizá-la pode acelerar o seu fluxo de trabalho e reduzir erros humanos. A automação da entrada de dados também pode aumentar a satisfação dos funcionários, pois diminui a monotonia do trabalho manual repetitivo e libera tempo para atividades mais interessantes.

Há várias formas de automatizar a entrada de dados, desde um criador de formulários online até a integração com ferramentas de automação como Zapier, Outfunnel, Leadsbridge ou IFTTT.

A IA também está ficando cada vez mais hábil em automatizar a entrada de dados, e com certeza veremos isso com mais frequência no futuro, à medida que ela continuar sendo usada para automatizar tarefas.

Gerenciamento de e-mails

Ferramentas automatizadas de gerenciamento de e-mails ajudam a manter a caixa de entrada organizada e sob controle e a automatizar tarefas e listas de afazeres. Serviços como o Boomerang para Gmail permitem agendar e-mails para enviar mais tarde, definir lembretes e acompanhar respostas.

Você também pode usar regras de automação para arquivar ou excluir mensagens automaticamente com base em critérios específicos. Além disso, serviços de busca de e-mails como o Spokeo podem ajudar a encontrar novos leads de forma rápida e prática.

Outros programas, como a Hive, têm notificações por e-mail integradas, que enviam e-mails personalizados quando alguém se inscreve em uma newsletter, participa de um sorteio ou conclui um download. Com essa automação de e-mails, você define lembretes personalizados por e-mail e inicia uma campanha de geração de leads que roda sozinha.

Publicação em mídias sociais

Ferramentas de automação de mídias sociais facilitam agendar e publicar conteúdo em todos os seus canais. Serviços como Hootsuite e Storichief permitem criar filas de publicações, definir horários e acompanhar resultados.

Usar essas ferramentas reduz os erros humanos, como perder uma publicação ou "esquecer". Publicar com consistência é a melhor forma de conseguir curtidas no conteúdo e aumentar o engajamento em todos os seus canais.

Gerenciamento de tarefas

Ferramentas automatizadas de gerenciamento de tarefas ajudam você a se manter organizado e em dia com o trabalho. Ferramentas como a Hive ou o ClickUp permitem criar tarefas individuais, atribuí-las a membros da equipe e acompanhar o progresso. Você também pode usar regras automáticas para mover tarefas entre etapas ou quadros diferentes com base em critérios específicos.

Gerenciamento de projetos

A automação funciona muito bem no gerenciamento de projetos, pois mantém todos os membros da equipe informados sobre próximos passos e atualizações. Gerentes de projetos precisam acompanhar de perto uma enorme quantidade de relatórios, cronogramas, orçamentos e métricas de desempenho. Com ferramentas de automação como as da Hive, do Notion ou do ClickUp, os gerentes usam a automação para acompanhar e relatar todas as partes de um projeto, desde scrums individuais até o orçamento de projetos anuais.

Faturamento e gestão financeira

A pequena empresa média pode gastar até 15 horas por semana com tarefas administrativas de finanças, como alocação de recursos, orçamento e processamento de faturas, só para citar algumas. No entanto, essa é uma área que a automação pode melhorar bastante, beneficiando as empresas e seus clientes.

Por exemplo, ao automatizar o processo de pagamento com um software de pagamentos online, as empresas de comércio eletrônico oferecem uma experiência melhor aos clientes, gastam menos tempo processando faturas e resolvendo dúvidas sobre pagamentos e ampliam sua capacidade de automatizar tarefas.

Engajamento da comunidade

Ouvir e interagir com os clientes é essencial para ampliar as oportunidades de negócios. Aqui vai um truque de automação que pode melhorar a experiência do usuário, o reconhecimento da marca e até gerar mais vendas. No site da sua empresa, configure uma notificação que gere um cartão de ação para a sua equipe de marketing.

Você pode usar o Hive Forms e as automações da Hive para criar essa poderosa ferramenta personalizada de engajamento da comunidade na sua organização. Com a automação da Hive, o cartão vai direto para o fluxo de trabalho do responsável. Você também pode definir o nível de prioridade da tarefa e um prazo.

Esse sistema de automação pode ajudar a iniciar novas conversas com clientes em potencial e aumentar o tempo de permanência no seu site. Que ótima oportunidade para fortalecer sua estratégia de retenção!

Veja um exemplo prático: a Pamela leu um artigo sobre dicas de produtividade. Ela deixa um comentário sobre a dificuldade que tem de procrastinar em certas tarefas no trabalho. Assim que o comentário é publicado, o seu sistema de automação avisa o John, da equipe de marketing.

Ele lê o comentário e logo envia à Pamela outro artigo, sobre aplicativos de produtividade que podem ajudá-la a trabalhar mais rápido. Agora, a Pamela tem mais recursos para se livrar do mau hábito e está pensando em usar uma das ferramentas do artigo que o John compartilhou com e

Como ter sucesso com a automação

Agora que vimos algumas das tarefas automatizadas mais comuns no trabalho, vamos ver algumas boas práticas para usar ferramentas de automação. Para garantir que suas tarefas automatizadas sejam produtivas e eficazes, siga estas dicas:

• Comece pequeno: automatizar tarefas grandes ou complexas pode ser exaustivo e não trazer os resultados esperados. Comece automatizando tarefas pequenas e simples que você faz com frequência. Isso ajuda você a se familiarizar com o processo e a ver os benefícios da automação na prática.

• Teste e meça: sempre teste as tarefas automatizadas antes de colocá-las em produção. Confirme se funcionam como esperado e se atendem às suas expectativas de economia de tempo. Além disso, acompanhe os resultados das tarefas automatizadas ao longo do tempo para garantir que continuam trazendo valor.

• Tenha paciência: não espere que as tarefas automatizadas resolvam todos os seus problemas da noite para o dia. Pode levar algum tempo para configurar e testar as tarefas automatizadas, e pode haver alguns obstáculos no caminho. Mas, com paciência e perseverança, você colherá os benefícios da automação.

• Experimente novas ferramentas: com tantas opções, pode levar um tempo até achar a que atende às suas necessidades específicas. Você pode até precisar de algumas ferramentas de automação diferentes e gastar algum dinheiro antes de avançar rumo aos seus objetivos de automação.

Como usar IA para automatizar tarefas

A inteligência artificial (IA) revolucionou a forma como as empresas operam, ao permitir a automação de tarefas que antes eram demoradas e tediosas. Com a tecnologia de IA, as organizações podem simplificar operações, aumentar a eficiência e reduzir custos.

Uma das formas mais comuns de usar IA para automatizar tarefas é por meio de algoritmos de aprendizado de máquina. Esses algoritmos podem ser treinados para reconhecer padrões e fazer previsões com base em dados, o que permite às empresas automatizar processos como entrada de dados, atendimento ao cliente e gestão de estoque.

Por exemplo, chatbots com IA podem responder a dúvidas de clientes e oferecer suporte em tempo real, liberando os atendentes humanos para se concentrarem em problemas mais complexos.

Outra forma de automatizar tarefas com IA é a automação robótica de processos (RPA). O software de RPA imita as interações humanas com sistemas de computador, permitindo que as organizações automatizem tarefas repetitivas, como entrada de dados, geração de relatórios e processamento de e-mails.

Ao automatizar essas tarefas banais, as empresas economizam tempo e reduzem o risco de erro humano. Além de simplificar as operações, a IA também pode melhorar a tomada de decisões, analisando dados e oferecendo insights que ajudam as empresas a fazer escolhas bem informadas. Por exemplo, a IA pode analisar tendências do comportamento do cliente para ajudar a otimizar estratégias de marketing ou prever a demanda para melhorar a gestão de estoque.

Não sabe por onde começar? Há muitas ferramentas de automação no mercado, várias delas com IA para automatizar tarefas, mas vamos conhecer uma das melhores: o Hive Automate. 

Hive Automate

O Hive Automate é um novo recurso poderoso da plataforma de gerenciamento de projetos Hive, que economiza seu tempo ao automatizar tarefas do dia a dia, dentro e fora da Hive. O Hive Automate dá a você o poder de conectar, integrar e criar fluxos de trabalho automatizados e com IA em milhares de aplicativos de trabalho. Assim, você trabalha melhor com colegas e equipes, não importa quais ferramentas eles usem. Veja como funciona.

Um exemplo de receitas do Hive Automate em ação.

No Hive Automate, você cria "receitas" com gatilhos e lógica que levam às ações desejadas. As receitas são fluxos de trabalho automatizados que podem abranger vários aplicativos. Cada receita é composta de um gatilho e de uma ou mais ações que são executadas quando o evento do gatilho é detectado.

As ações podem ocorrer de imediato ou ser disparadas por condições SE, condições SE/SENÃO e ações repetidas, podem ser chamadas por outras receitas e oferecem tratamento de erros. Com essas variáveis, criamos fluxos de trabalho de várias etapas usando quantos aplicativos forem necessários.

As possibilidades das receitas do Hive Automate são infinitas. Alguns exemplos:

• Criar um projeto na Hive a partir de uma oportunidade do Salesforce

• Criar um cartão de ação na Hive quando alguém se inscrever em um evento pelo Eventbrite

• Criar um cartão de ação na Hive quando alguém fizer um pedido na Shopify

Para saber mais sobre como criar suas próprias receitas, confira nosso artigo de ajuda sobre como criar uma receita com o Hive Automate.

Use a automação com autocontrole

Agora que você sabe como automatizar tarefas no trabalho e quais são algumas das melhores tarefas da lista para automatizar, vou fazer uma rápida ressalva sobre o uso de ferramentas de automação. Todos gostamos de uma boa ferramenta de automação que ajude no nosso dia, mas é preciso lembrar que não é a automação que dirige o carro: é você.

Você não pode depender da automação para tudo. Ela não serve para todas as tarefas da sua lista, nem deve ser usada para colocar mais trabalho na sua agenda já cheia.

A automação é uma ferramenta para economizar tempo, simplificar e ganhar controle sobre algumas das tarefas mais demoradas e banais da sua agenda. Usar a automação não é uma forma de colocar mais coisas no seu prato, e sim de ajudar com o que já está nele.

Essas ferramentas não existem para dar mais trabalho a você, e sim para ajudar com o que você já está fazendo. E, no fim do dia, você sempre pode usar a inteligência de dados para analisar seu trabalho e garantir que a automação ajuda, e não atrapalha, a estratégia do seu negócio.

Todos nos sentimos um pouco sobrecarregados de vez em quando, e uma ótima ferramenta de automação serve para devolver parte desse controle e ajudar com as tarefas. Use-as com precisão e encontre a melhor ferramenta para o seu dia a dia.

Encontre uma ferramenta que economize parte do seu tempo, seja com e-mails ou com publicações em mídias sociais, e comece a incorporá-la ao seu dia. Você vai agradecer pelo tempo extra para se concentrar no que realmente importa. Só não coloque mais coisinhas no meio para complicar de novo o seu dia de trabalho!

Não espere, automatize

Título meio brega à parte: se você não usa ferramentas para automatizar tarefas com regularidade, é hora de começar. Seguindo estas boas práticas e automatizando suas tarefas demoradas, você economiza tempo, energia e um pouco da sua sanidade.

Se você usa outras ferramentas de automação ou boas práticas no trabalho, adoraríamos saber! Deixe a sua nos comentários abaixo.