As 5 melhores ferramentas para colaboração entre áreas em 2024

Organizações do mundo todo têm equipes diversas, e às vezes desconectadas, que precisam trabalhar juntas para manter o negócio funcionando bem. A colaboração entre áreas é uma parte crítica do fluxo de trabalho delas: embora a empresa trabalhe por objetivos semelhantes, cada equipe deve cuidar de seus próprios projetos sabendo diretamente o que os colegas estão fazendo.

O marketing, por exemplo, pode estar preparando um evento para clientes, enquanto a área de sucesso do cliente ou de vendas trabalha em ações de contato com clientes e presentes de fim de ano. Quando várias equipes perseguem as mesmas metas sem colaborar, o progresso da organização sai prejudicado. É aí que as ferramentas de gerenciamento de projetos e de colaboração salvam o dia.

O que é colaboração entre áreas?

A colaboração entre áreas, ou entre departamentos, pode ser definida como “o processo em que pessoas de diferentes departamentos de uma organização, com diferentes áreas de especialização, se unem para alcançar um objetivo comum”, segundo a BigCommerce. Alguns elementos distintos são necessários para garantir esse nível de colaboração em uma empresa:

• Canais de comunicação abertos e simplificados

• Processos que existam em toda a organização

• Relatórios com atualizações regulares das equipes de todo o negócio

• Metas e prazos específicos para medir o sucesso

Na última década, as soluções online de gerenciamento de projetos evoluíram muito na capacidade de melhorar a transparência, a colaboração, o acompanhamento de metas e a visibilidade como um todo. Isso significa que as equipes trabalham de forma integrada entre áreas, e não isoladamente ou em pequenos grupos. Recursos como definição de metas da empresa, acompanhamento do progresso dos projetos, definição de marcos e painéis de projeto ajudam as equipes a alcançar uma verdadeira colaboração entre departamentos.

Se você procura uma ferramenta para ajudar sua organização a chegar a esse nível de coesão, estas são as nossas escolhas das melhores.

1. Hive

A Hive é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e colaboração com recursos robustos de acompanhamento de metas e de cronograma de projetos. O Goals da Hive, um recurso que permite às organizações acompanhar planos completos de metas e projetos de suas equipes e empresas, é o primeiro passo para garantir a colaboração entre áreas.

Com o Goals da Hive, as equipes entendem exatamente pelo que estão trabalhando e como seus esforços estão alinhados. O chat e os cartões de ação da Hive garantem uma comunicação clara e mantêm os canais abertos durante todo o projeto. Para monitorar o progresso, há painéis na Hive, totalmente personalizáveis por equipe, o que garante que todas as atualizações sejam simplificadas e possam ser vistas por outros líderes.

Outros recursos colaborativos da Hive:

• Visualizações de projeto flexíveis para todas as equipes, incluindo Gantt, visualização em tabela e visualização de calendário

• Alocação de recursos e controle de tempo para todas as equipes

• Acompanhamento por painéis em todos os níveis

• Notificações personalizadas

• Chat no aplicativo e integração com e-mail

• Integração com o Zoom e aplicativo de anotações na Hive

Experimente a Hive gratuitamente hoje e organize os esforços colaborativos da sua equipe.

2. ProofHub

Usado por equipes e empresas do mundo todo, o ProofHub é um software ideal para equipes criativas ou de marketing que querem colaborar em documentos. A ferramenta reúne toda a comunicação, a colaboração e o gerenciamento de projetos em um só lugar. Com seus recursos poderosos, o ProofHub ajuda você a colaborar em arquivos, se comunicar, compartilhar feedback em tempo real e manter o seu trabalho organizado. O ProofHub também se integra a ferramentas populares que você já usa, para que você acesse tudo em um único lugar.

3. Asana

A Asana é uma ferramenta de colaboração empresarial fácil de usar, capaz de gerenciar projetos pequenos e grandes, e por isso faz parte da nossa lista das melhores ferramentas de colaboração entre áreas. O software é organizado em torno de tarefas e subtarefas dispostas em diferentes seções, que podem ser atribuídas a uma pessoa ou a equipes. É uma ferramenta popular, desenvolvida ao longo dos últimos anos para funcionar bem em equipes remotas e híbridas.

Em cada tarefa, o gerente de projeto e o restante da equipe podem se comunicar e dar feedback no mesmo lugar, mantendo a colaboração de cada projeto em um local central e de fácil acesso.

4. Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta de colaboração baseada na nuvem, com muitos recursos para indivíduos, gerentes de projeto e equipes de marketing, que permite colaborar em tarefas. Entre os recursos estão listas de tarefas que podem ser atribuídas a diferentes usuários e tarefas que o sistema acompanha automaticamente quando o prazo vence.

Ele também tem um chat em grupo em tempo real e uma ferramenta que permite ao cliente ver o andamento do projeto. Como a maioria dos serviços desta lista, o Basecamp também pode ser integrado a outros produtos para relatórios, análises e controle de tempo, entre outros recursos. Além da solução na nuvem, o Basecamp pode ser integrado com iOS, Android, Mac e PC. No entanto, recomendamos o Basecamp para equipes menores ou criativas, pois ele não tem alguns dos principais recursos que a Hive oferece para alocação de recursos e análise de progresso.

5. Smartsheet

O Smartsheet é um software de gestão de colaboração baseado em visualização de tabela, parecida com uma planilha do Excel. A ferramenta é baseada na nuvem e também permite alternar entre algumas outras visualizações de dados. O Smartsheet também tem fluxos de automação de trabalho que ajudam a reduzir tarefas manuais e automatizar ações recorrentes, assumindo parte do trabalho mais mundano do dia a dia.

Se você está tentando convencer os mestres do Excel a usar uma ferramenta de colaboração entre áreas, essa pode ser uma ótima opção, que não exigiria muito treinamento adicional.