Configuração em 5 passos: monte o espaço de operações na Hive

Na Hive, bastam 5 passos para deixar o seu espaço de trabalho pronto para o sucesso. Sim, é só isso. 5 passos. Mas vamos voltar um pouco.

As ferramentas de gerenciamento de projetos são essenciais para manter as equipes de operações em dia com entregas, planejamento, projetos e comunicações da empresa. Ferramentas como a Hive oferecem uma plataforma centralizada para planejar, organizar e acompanhar o andamento das diversas tarefas e atividades de um projeto.

Como o gerenciamento de projetos ajuda as operações da empresa

As ferramentas de gerenciamento de projetos têm um papel fundamental no sucesso das equipes de operações. Elas ajudam a simplificar fluxos de trabalho, melhorar a colaboração e aumentar a produtividade. Com elas, as equipes podem acompanhar tarefas, definir prazos, alocar recursos e monitorar o progresso em tempo real.

Um dos principais benefícios dessas ferramentas é a possibilidade de centralizar a comunicação e o compartilhamento de documentos. Isso garante que todos estejam alinhados, reduzindo o risco de falhas de comunicação e de trabalho duplicado. Além disso, ferramentas de gerenciamento de projetos como a Hive oferecem informações valiosas sobre o desempenho dos projetos, permitindo que as equipes tomem decisões baseadas em dados e ajustem as estratégias quando necessário.

Otimizando o seu fluxo de trabalho de operações com a Hive

Mas, muitas vezes, a parte mais difícil de começar a usar uma ferramenta é a configuração inicial: como tudo vai funcionar em conjunto? De quais aplicativos eu preciso? Quais fluxos de trabalho devo incluir? Por isso estamos aqui para detalhar os 5 passos que você precisa seguir.

1. Adicione à Hive as tarefas em que você está trabalhando esta semana

As equipes de operações costumam assumir muitas funções, organizam o trabalho de várias formas e recebem uma enxurrada de tarefas dia após dia.

Para dar o primeiro passo na Hive, adicione apenas as principais tarefas em que você está focado ESTA SEMANA. Não complique. Se quiser, você também pode adicionar subtarefas para cada uma das tarefas principais. Por exemplo:

O melhor da Hive é que temos ações e subações ilimitadas, então você pode criar quantas ações precisar.

2. Conecte o seu e-mail e o seu calendário à Hive

Solicitações, conteúdos e comunicações chegam com mais frequência em reuniões ou por e-mail. Sincronize a sua caixa de entrada do Gmail ou do Outlook com a Hive por meio do Hive Mail. Para acessar o Hive Mail, vá em Hive Apps -> e ative o Hive Mail.

Com o Hive Mail ativado, ative também o Hive Calendar na mesma página inicial de aplicativos. E o melhor: você pode transformar qualquer e-mail recebido, externo ou interno, em um cartão de ação diretamente na Hive.

Haverá dois botões no topo de cada mensagem da sua caixa de entrada. Clique no ícone de check ou no de link para criar uma NOVA ação a partir deste e-mail ou adicionar o e-mail como anexo a uma ação EXISTENTE.

Se você está começando a usar a Hive, recomendo usar por enquanto apenas a função de NOVA ação.

3. Adicione uma meta à Hive

O aplicativo Goals (metas) da Hive é um ótimo recurso para equipes de operações que querem centralizar o acompanhamento de KPIs, informações financeiras ou qualquer outra métrica do seu negócio. Para acessar o Goals, clique em Hive Apps na barra lateral esquerda. Em seguida, pesquise "Goals" na biblioteca de aplicativos e ative-o.

Ao entrar no Goals, você poderá adicionar uma nova meta. Recomendamos começar com um nome, um responsável pela meta e uma medição. A medição garante que você tenha um valor a ser atingido.

Ao selecionar a medição da meta, você pode escolher entre algumas opções. Para a meta indicada acima (Atingir US$ 1 milhão em receita), o ideal é definir uma meta numérica, porque você está buscando um valor numérico.

Comece pequeno. Você sempre pode criar metas aninhadas adicionais no futuro, mas ajuda registrar algo no papel para começar e, a partir daí, configurar as suas tarefas e o seu espaço de trabalho.

4. Crie um painel

Como líder de operações, você provavelmente está sempre atrás de dados e de um lugar central para ver tudo o que é importante para você. Esse é um dos motivos pelos quais criamos os painéis: eles são um centro de informações e atualizações de todo o seu espaço de trabalho, além das informações que você quer enviar para a Hive a partir de integrações externas.

Para configurar um painel, acesse o Hive Apps e ative o aplicativo Dashboard. Você pode até fixá-lo na barra lateral esquerda!

Dentro dos painéis, o céu é o limite. Se eu fosse líder de operações, provavelmente criaria um painel para o ano fiscal, digamos FY25, e adicionaria os widgets relevantes com informações sobre o negócio e o trabalho dentro da Hive.

É realmente o melhor centro de informações, porque você pode adicionar metas, tarefas, anotações, arquivos, itens de texto e muito mais.

5. Ative o Hive Forms e fixe os formulários no painel esquerdo

As equipes adoram que o Hive Forms seja integrado à interface da Hive e permita uma transferência de informações sem atritos de uma parte externa ou interna para a Hive.

Basicamente, os formulários do Hive Forms são acessíveis por URL (ou seja, qualquer pessoa pode clicar neles ou preenchê-los) e podem ser usados para reunir novas informações de colaboração, feedback, arquivos e muito mais. Os formulários levam essas informações direto para um projeto ou uma tarefa da Hive, de acordo com a sua preferência e as suas configurações.

Quando alguém preenche o formulário, a resposta vai para a Hive e se torna uma "tarefa a fazer" para a sua equipe.

P.S.: Você também pode configurar os envios de formulário para criar novos projetos. Por exemplo, se um novo cliente preencher um formulário de integração, ele pode criar um PROJETO inteiro para você. Simples.

Mas espere! Tem mais?

E é isso. É tudo o que você precisa fazer para deixar o seu espaço de trabalho de operações pronto para uso. Há mais recursos para explorar na Hive? Com certeza. Alguns deles provavelmente até são relevantes para o seu fluxo de trabalho. Mas há muito tempo para isso depois.

Queremos focar em deixar você pronto para o sucesso e em trazer para a Hive as partes essenciais de um fluxo de trabalho de operações. Precisa de ajuda mais específica com a configuração? Envie um e-mail para help@hive.com e vamos colocar você em contato com a melhor pessoa da nossa equipe para ajudar.