Quer ser levada a sério no trabalho? Evite estes 6 erros de comunicação

Me dói ver mulheres inteligentes, qualificadas e capazes destruírem a própria credibilidade profissional ao se comunicarem de um jeito que não combina com sua experiência.

Dominar a comunicação escrita e verbal no ambiente de trabalho é indispensável.

Conhecer e evitar os principais erros de comunicação pode ser um dos passos mais simples para fazer uma grande diferença na carreira. Veja o que você precisa parar de fazer agora.

1. Depender de palavras de preenchimento.

Então, infelizmente, vamos só, tipo, falar com sinceridade sobre uma coisa que é, realmente, um problema sério para os profissionais.

Leia essa frase em voz alta e você vai ouvir as palavras de preenchimento, muletas verbais que diminuem qualquer coisa importante que você queira dizer, seja em uma reunião, em um e-mail ou em um palco. Palavras sem valor nenhum demoram mais para chegar ao ponto, distraem do que importa e fazem mais mal do que bem, sugerindo inexperiência e prejudicando a credibilidade.

Seu trabalho é transmitir suas ideias de forma sucinta e confiante, de um jeito que chame a atenção.

Guarde o “infelizmente” para desastres naturais ou para quando a informação que você está passando for, de fato, infeliz. Se algo é verdade, apenas diga que é verdade. Resista à vontade de começar a frase com “então” e vá direto ao ponto. Não há problema em fazer uma pausa no meio da frase para formar as próximas palavras. O silêncio pode parecer (e soar) assustador, mas se sentir à vontade com uma pausa ecoa mais alto do que seus “tipos”. Com a prática, você deixa as muletas para trás. Uma das minhas primeiras conquistas na carreira veio porque o gestor da vaga ficou impressionado por eu não ter dito “hum” nenhuma vez durante a nossa conversa.

2. Pedir desculpas demais

A única coisa que me deixa chateada é quando as mulheres dizem “desculpe” sem ter nada de que se desculpar. Me dá um aperto ver mulheres pedindo desculpas em reuniões por terem entrado atrasadas, ou quando um cliente reagiu mal a uma notícia, ou ao responder um e-mail sobre um contratempo em um projeto. São todas situações compreensíveis, mas não exatamente motivo para um pedido de desculpas.

Eu defendo a responsabilidade radical, então, se há um momento para pedir desculpas, ou para pedir desculpas em nome de um erro da empresa, claro, peça. Mas não peça se não for o caso. Pedir desculpas quando você não tem culpa pode fazer as mulheres parecerem inseguras, sem saber o que dizer ou preocupadas demais em agradar aos outros. O excesso de desculpas passa a impressão de que você é submissa e fraca, em vez de confiante e forte. Além disso, se você diz isso o tempo todo, como os outros vão saber quando você realmente fala sério? Se você se arrepende de ter feito algo e sente remorso, isso pede um pedido de desculpas. Chegou atrasada a uma reunião ou não entregou seu melhor trabalho? Também é um momento adequado para pedir desculpas.

Para todo o resto, há alguns truques que você pode começar a usar. Uma forma de parar de pedir desculpas quando você não é responsável é validar o que a outra pessoa está sentindo. E “Obrigada pela paciência. Minha semana foi corrida.” soa muito melhor do que “Desculpe por não ter respondido antes.”

3. Não estar preparada.

Quando falamos de erros de comunicação na carreira, não estar preparada é um dos maiores deslizes. Isto é a vida profissional, não a faculdade, então nem sempre dá para improvisar em todas as reuniões, principalmente quando você fala para um público. E sim, estou falando com vocês, que leem ao pé da letra os slides do PowerPoint. (Tsc, tsc.) Se você tem uma ideia para lançar uma nova campanha, pesquise, compartilhe suas descobertas e explique por que acha que é uma boa ideia.

Focar na preparação mostra ao seu público que você valoriza o tempo dele e se importa com o material que está compartilhando. Isso não significa horas de ensaio e decorar suas palavras, mas entre em qualquer situação sabendo o que quer dizer. Se ajudar, anote alguns tópicos gerais que você possa consultar para lembrar do que pretende abordar. E se você entrar em um assunto e esquecer o que ia falar, respire fundo e disfarce até recuperar o raciocínio. Faça isso com confiança e ninguém vai perceber.

4. Entonação.

O uso de certas entonações de voz se destaca de um jeito ruim. A pessoa mais confiante e com mais poder em uma reunião ou na sala não passa essa imagem se fala como se tudo o que diz fosse uma pergunta (o chamado “uptalk”).

Existem diferenças linguísticas na forma como cada uma de nós se comunica, e não estou aqui para normalizar os padrões de voz das mulheres nem para fugir da inclusão. Mas você deve se sentir à vontade para dizer o que precisa sem precisar pedir licença para falar. Falar de maneira pouco clara transmite insegurança e pode prejudicar sua credibilidade.

5. Falta de comunicação.

De acompanhar clientes a construir novos relacionamentos e negócios, ou a orientar clientes em apresentações, a comunicação é a chave. E o silêncio é fatal no gerenciamento da carreira. Se você está trabalhando em um projeto, envie e-mails detalhados e registre tudo por escrito para manter os membros da equipe atualizados e evitar aqueles acompanhamentos do tipo “o que está acontecendo com ___?”.

Muitas mulheres sentem que estão sendo “chatas” ou “incomodando” a gestão ao se manifestar, quando, na verdade, é quem faz barulho que recebe as oportunidades na carreira. O silêncio pode ser fatal: a falta de comunicação pode fazer ou desfazer relacionamentos, prejudicar seus resultados, deixar clientes insatisfeitos ou equipes confusas. Usar um aplicativo de mensagens permite manter contato com os clientes e atualizá-los sobre projetos importantes. Só garanta ter uma equipe de TI confiável à disposição para resolver rapidamente problemas com aplicativos e evitar interrupções desnecessárias.

6. Responder a todos.

Uma dica rápida de etiqueta digital: um erro de comunicação escrita que vejo o tempo todo é não saber quando usar “Responder a todos”. Você deve usar “Responder a todos” quando você e seus colegas estão em uma cadeia de e-mails e precisa compartilhar informações para manter o grupo maior a par das novidades.

Você não quer deixar as pessoas do projeto de fora quando uma informação é compartilhada. Ah, as vezes em que fiquei esperando um cliente dar seu feedback em uma cadeia de e-mails com minha equipe. Para mim, parecia que ele tinha deixado a bola cair, quando, na verdade, respondeu direto a um colega que passou a maior parte do dia em reuniões, e as coisas se perderam.

“Responder a todos” não funciona quando duas pessoas não conseguem resolver um assunto em uma ou duas respostas. Com muita frequência, um pequeno grupo de colegas responde a todos sem pensar e inicia uma conversa que pode virar mais de 50 e-mails dos quais o resto de nós não quer participar.

Se você está em uma conversa por e-mail e precisa alinhar uma estratégia de bastidores com alguém, o que vai exigir várias idas e vindas, “Responder” funciona melhor.

Comunique-se com confiança

Agora que você sabe por onde não andar, é hora de falar com firmeza e incorporar essas informações ao seu repertório. Comece a aprimorar sua fala economizando os pedidos de desculpas. Troque as palavras de preenchimento pelo que realmente importa e suavize a voz arrastada.

E falando em confiança, saiba que ficar nervosa é NORMAL e, na verdade, melhora a comunicação se você entende a psicologia por trás disso!

Se você nunca dirigiu um carro com câmbio manual, existe um ponto ideal ao soltar o freio e pisar no acelerador ao mesmo tempo que evita que o carro morra. Da mesma forma, quando o nível de estresse sobe ao sair da sua zona de conforto, isso se chama ansiedade ideal, e é o seu ponto ideal para dominar a comunicação.

Aquele friozinho na barriga não é ruim! É um sinal de que você se importa e de que está ali para deixar seu público à vontade. E, quanto mais você sente isso, mais pode usar esse estado de alerta a seu favor.

O que você não quer é falar rápido demais, deixar a empolgação tirar você do eixo ou ceder ao nervosismo.

Domine o conteúdo e o seu papel no ambiente de trabalho. Você está ali por um motivo. Fale com confiança e você vai conquistar a atenção e o respeito que merece.

Este artigo apareceu pela primeira vez na Fairygodboss, a maior comunidade de carreira para mulheres, dedicada a ajudá-las a alcançar seus objetivos profissionais.