6 maneiras simples de aproveitar ao máximo a Hive, segundo você

Milhares de equipes usam a Hive todos os dias, mas uma coisa é certa: não existem dois ambientes de trabalho iguais na Hive. Na verdade, a flexibilidade e os recursos personalizáveis da plataforma são um dos motivos pelos quais tanta gente escolhe a Hive. É uma ferramenta que permite que você e seus colegas colaborem e se comuniquem do jeito que melhor combina com o seu estilo de trabalho, e esse é só mais um motivo pelo qual pedimos sempre o seu feedback e transformamos suas ideias em novos recursos toda semana.  E embora sejamos nós que entregamos esses recursos, sabemos que vocês, nossos usuários, são os especialistas. Vocês passam horas todos os dias trabalhando na Hive, e adoramos ouvir todas as suas dicas e truques para aproveitar ao máximo a plataforma. Por isso, reunimos aqui alguns dos melhores truques da Hive usados pelos nossos clientes para ter dias de trabalho mais produtivos do que nunca. Um desafio para você: quantos deles você consegue colocar em prática hoje? 

1. Crie tarefas de lembrete para acompanhar e-mails

“Se não tenho tempo de responder a um e-mail na hora, posso criar uma tarefa, agendá-la para um acompanhamento futuro e arquivar o e-mail. O conteúdo do e-mail fica na tarefa, mas o e-mail sai da minha caixa de entrada. Menos bagunça na caixa de entrada, menos e-mails enterrados e esquecidos. Além disso, os e-mails podem ser vinculados às tarefas, então perco menos tempo procurando aquele e-mail que explica o que preciso fazer.” - Rita Rhodes, fundadora da Adroit Compliance LLC

Como usar a Hive para acompanhar e-mails:

1. Verifique se você vinculou sua caixa de entrada do Gmail ou do Outlook à Hive ativando o aplicativo Hive Mail.

2. Transforme qualquer e-mail em um cartão de ação clicando no círculo com a marca de verificação dentro da janela do e-mail. Assim, o conteúdo do e-mail fica encadeado dentro do próprio cartão.

3. Defina um prazo para o dia em que você quer agir sobre o e-mail OU defina um lembrete para receber uma notificação pop-up na Hive e um e-mail lembrando você de tratar o conteúdo do cartão de ação.

2. Organize seu espaço de trabalho arquivando projetos inativos

“Podemos manter todos os projetos dos nossos clientes em um só lugar e arquivar o que não está em uso, sem nos livrar deles por completo. Isso nos dá um arquivo do que já fizemos, sem entupir a lista de clientes com quem trabalhamos hoje. É inestimável.” - Alicia Holbrook, EMILY Revolutionary Marketing Group P.S. Saiba mais sobre como a EMILY usa a Hive para ampliar o alcance de pequenas empresas no perfil completo aqui.

Como arquivar projetos:

1. Dentro do projeto, clique no botão "Mais" (três pontinhos) e escolha "Arquivar projeto". Observe que somente os administradores do espaço de trabalho ou o responsável pelo projeto podem arquivar projetos.

2. Acesse seus projetos arquivados no módulo Navegador de projetos. Quando chegar a hora de voltar a trabalhar no projeto, basta desarquivá-lo para trazê-lo de volta à guia principal de Projetos ativos.

3. Seja criativo ao compartilhar os formulários da Hive

“Fizemos cartões de visita com a frase “Como podemos ajudar você hoje” e, no verso, um código QR com uma pequena descrição. Quando alguém de outro departamento pega o cartão e escaneia o código, abre-se um formulário na Hive em que a pessoa pode fazer uma solicitação de projeto. No formulário, ela pode escolher se quer se reunir com a equipe ou se prefere preencher tudo sozinha. As informações do formulário são então automatizadas em um projeto na Hive. Cada projeto mostra de qual unidade veio a solicitação, em qual departamento ela está, o nome do projeto, o dia em que precisa ficar pronto e a pessoa ou o líder que a solicitou.” - Matthew House, Advent Health

O básico para usar os formulários:

• Primeiro, verifique se o Hive Forms está ativado no seu espaço de trabalho. Para isso, acesse a página "Aplicativos" no painel de navegação à esquerda e ative "Formulários".

• Crie um novo formulário, adicione um título e uma descrição e arraste e solte os campos que quiser incluir. Há 12 campos diferentes e 3 campos dinâmicos que você pode adicionar.

• Dependendo do campo escolhido, você pode torná-lo obrigatório, adicionar um texto de ajuda, definir um limite máximo de caracteres e fazer outras personalizações.

• Cada formulário tem seu próprio URL. Compartilhe esse URL com qualquer pessoa, mesmo quem não usa a Hive, para que acesse o formulário pelo navegador. Se quiser ser criativo, use esse URL para criar um código QR (que pode ser gerado com facilidade usando geradores de código QR) e distribua da forma que funcionar melhor para você... um agradecimento à Advent Health por essa ótima ideia!

• Os dados dos formulários preenchidos podem ser enviados para 1) um endereço de e-mail à sua escolha ou 2) cartões de ação individuais da Hive, atribuídos automaticamente a um colega escolhido.

4. Personalize seu espaço de trabalho da Hive para o seu ambiente

“Pense em como você trabalha. A Hive é tão personalizável que você aproveita mais quando a molda ao seu ambiente, em vez de usá-la só como ela vem de fábrica, embora também dê para fazer isso e ter uma experiência totalmente agradável!” - Christa Ptatschek, Manulife

Como criar o melhor espaço de trabalho da Hive para as suas necessidades:

1. Personalize seus projetos: qualquer projeto da Hive pode ser visualizado em 6 layouts diferentes, conforme a forma como você quer organizar as tarefas. As opções incluem Kanban, Gantt, visualização de calendário, visualização por equipe, visualização por etiqueta ou visualização em tabela.

2. Personalize seus aplicativos: a Hive tem uma coleção robusta de aplicativos, mas sabemos que nem todas as equipes precisam das funcionalidades mais complexas, como alocação de recursos ou revisão e aprovação. Por isso, elas são opcionais, com acesso fácil no painel de navegação à esquerda para a sua equipe ativar e desativar conforme a necessidade.

3. Personalize suas integrações: a Hive se integra a mais de 1000 outras ferramentas de trabalho de uso comum. Para acessar as integrações mais populares, como Slack, Google Drive e Zoom, acesse "Aplicativos" no painel de navegação à esquerda e role até o final.

5. Compartilhe relatórios públicos com as partes interessadas importantes

“Adoro poder tornar certos relatórios públicos para termos relatórios voltados ao público externo para a diretoria executiva e o conselho de administração, garantindo que sejamos transparentes” - Alexandra Martin, Health Solutions

Formas de compartilhar informações com quem não usa a Hive:

1.  Uma forma de compartilhar o progresso com as partes interessadas externas é exportar um arquivo CSV e enviá-lo por e-mail ou por uma plataforma de compartilhamento de arquivos. A exportação em CSV é compatível com os relatórios de Visualização de portfólio, Alocação de recursos e Planilhas de horas.

2. Você também pode compartilhar projetos na visualização Gantt por meio de um link público. Assim, qualquer pessoa (esteja ou não no seu espaço de trabalho da Hive) pode ver o projeto em Gantt no navegador, com permissões somente de leitura.

6. Marque colegas para dar visibilidade imediata

"O recurso de marcação da Hive aumentou muito a eficiência da nossa organização. Receber esses alertas na seção de Notificações é essencial para ter as informações de que precisamos para cumprir nossos prazos." – Will Duderstadt, M/I Homes

O que saber sobre marcações:

• Quando você marca (@ Nome) um colega nos comentários de um cartão de ação, a pessoa recebe imediatamente um alerta na seção "Menções" das notificações.

• Marcar um colega o adiciona como "seguidor" do cartão de ação. Isso significa que ele também receberá notificações sobre alterações futuras no cartão.

• Os usuários também recebem uma notificação quando são mencionados com @ em comentários das Anotações.

Esperamos que essas dicas tenham inspirado você a usar a Hive de um jeito novo! Mas sabemos que isso é só o começo. Muitos de vocês criaram soluções e formas de trabalhar únicas na Hive, e adoraríamos conhecê-las! Compartilhe seus truques nos comentários abaixo. Vamos atualizar este artigo periodicamente e adoraríamos incluir suas ideias geniais na próxima vez!