O executivo de startup que bloqueia o tempo para ter o máximo de produtividade

Na série 7 Hours With, exploramos as rotinas de grandes profissionais de cada área para descobrir quando, por que, onde e como eles trabalham. Em cada diário, vemos o que eles fazem em sete momentos diferentes do dia. A Hive é a ferramenta de gerenciamento de projetos que impulsiona equipes ágeis em empresas como Starbucks, Google, Comcast, Anheuser-Busch, Toyota e EA Sports. Quer saber mais sobre como a Hive pode ajudar a sua equipe? Fale com a nossa equipe de vendas aqui, ou faça um teste gratuito aqui (sem cartão de crédito). Gaurav Vohra é Head of Growth e faz parte da equipe fundadora da Superhuman, a experiência de e-mail mais rápida já criada. A Superhuman ajuda você a zerar a caixa de entrada com o dobro da velocidade. Ela vem com IA, informações de redes sociais, lembretes de acompanhamento, mensagens agendadas e muito mais.

8h30

"Tecnicamente", eu acordo às 6h, quando o despertador da minha parceira toca, mas volto a dormir por mais algumas horas (eu realmente deveria corrigir isso). Na prática, acordo entre 8h e 9h e, depois de resolver todas as coisas necessárias da manhã, estou pronto por volta das 9h.

9h

Gosto de deixar o período entre 9h e 11h30 livre, ou seja, sem reuniões. O motivo é que esse é o meu momento mais criativo e mais produtivo. Acho que trabalho duas ou três vezes mais bem nesse bloco de tempo, e parece que consigo resolver qualquer desafio nessa parte do dia.  Para dar um pouco de contexto sobre o que eu faço, estou na Superhuman desde o início. Hoje, isso quer dizer cerca de 5 anos na empresa. A missão da nossa empresa é ajudar profissionais a terminar cada dia mais felizes, mais produtivos e mais perto de alcançar seu pleno potencial -- nos vemos como uma empresa de produtividade, mas também de bem-estar e comunicação.  Hoje, meu cargo é Head of Growth, que abrange três grandes áreas do negócio. A primeira é o marketing, que envolve tudo o que se relaciona com aquisição de clientes, conversão de usuários em clientes pagantes e aumento do interesse das pessoas pela Superhuman. A segunda área é o onboarding. A Superhuman tem um processo de onboarding bastante conhecido e que transformou o setor. Com cada novo cliente, passamos meia hora a sós com ele no começo da experiência. Descobrimos que isso tem um impacto muito grande no sucesso do cliente com o produto, na capacidade de ser produtivo, na conexão com a empresa e no sucesso duradouro. A terceira área que eu lidero é o crescimento em geral, que não se encaixa em marketing nem em onboarding. Ela envolve tudo o que diz respeito a estratégia, produto, design, engenharia e análise de dados, áreas bem separadas do marketing e do onboarding. Usei muitos chapéus ao longo dos últimos cinco anos, conforme as nossas necessidades mudaram. Mas o que acho mais interessante, e o que mais me apaixona, é a interseção entre o negócio, a nossa tecnologia e os clientes vivendo momentos de alegria.

11h30

Hoje tenho sete subordinados diretos. Nesse horário, geralmente tenho sempre uma reunião individual marcada. Nessas reuniões, passo meia hora com a pessoa (ou mais, se ela acabou de entrar na empresa). Gosto de agendá-las logo antes e logo depois do almoço. Isso é intencional: me permite estender a conversa, se for preciso. Podemos passar 5 ou 10 minutos, sem problema. 

12h

A empresa inteira costuma reservar o período das 12h às 13h para o almoço. Tento não trabalhar durante o almoço, a não ser que haja algo realmente urgente, o que às vezes acontece. Mas gosto muito de manter esse horário reservado. Na quarentena, ficou bem mais difícil não trabalhar durante o almoço. No escritório, todo mundo parava de trabalhar, íamos todos para a mesa do almoço, comíamos por 40 minutos e depois íamos tomar um café. O almoço era um momento coletivo. Agora é mais difícil, mas tento manter essa intenção. 

13h30

Das 13h30 até cerca das 15h é uma zona aberta. Posso preencher com uma série de reuniões de meia hora ou com trabalho individual. Também pode ser preenchido com a revisão de trabalhos de outras pessoas da equipe, que querem me mostrar antes de publicar. Como você já deve ter percebido, bloquear a minha agenda é o meu maior truque de produtividade. Se algo não está fixado na minha agenda, em geral sou menos eficaz em resolver aquele item. Quando faço o bloqueio de tempo, tenho listas de coisas que preciso fazer e que vão para a agenda, mas também tenho fluxos de entrada que preciso atender. O e-mail é um fluxo de entrada. O Slack é um fluxo de entrada — mas tento pedir às pessoas que não usem o Slack para atribuir tarefas grandes (na minha opinião, o Slack é mais uma ferramenta para avisos). As reuniões são outro fluxo de entrada.  Encontrar e bloquear horários individuais para todo esse trabalho que chega é como eu me mantenho produtivo. De forma mais geral, sempre me esforcei para ter consciência de como estou sendo produtivo. No começo da carreira, um mentor e amigo disse algo que abriu meus olhos. Ele percebeu que eu estava fazendo algo muito bobo -- reunindo dados manualmente em 40 planilhas. Era uma planilha por cliente, mas a estrutura dos dados era a mesma, e eu simplesmente copiava a mesma linha de uns 40 arquivos diferentes para um só. Ele me disse: "Existe um mantra em que você deveria pensar. Se você está fazendo algo repetitivo, deixe que o computador faça isso." E então me mostrou como usar VBScripts no Excel. Com um pouco de experimentação, consegui criar um pequeno VBScript que fazia em segundos o trabalho que eu fazia à mão. Desde então, sempre tenho em mente a pergunta: "O que estou fazendo aqui que é repetível, e como posso automatizar para liberar tempo?"

17h

Entre 15h e 17h, costumo ter algumas reuniões. Faço muitas entrevistas para vagas abertas na Superhuman, e elas muitas vezes caem nesse horário. Para agendá-las, usamos uma ferramenta chamada Interview Schedule. É um software parecido com o Calendly que é especializado em recrutamento. E deixo disponível o horário das 15h às 17h, o que significa que tenho 2 horas reservadas todos os dias para entrevistas por telefone. Esse horário funciona para mim porque sou menos produtivo sozinho nesse período, então é ideal para reuniões. Também faço minhas reuniões individuais com o nível abaixo dos meus subordinados diretos perto do fim desse bloco. Normalmente, saio para caminhar ao ar livre durante essas ligações. Depois, tenho uma escolha -- ou encerro o trabalho por aquela noite, ou continuo se estiver me sentindo produtivo.  Trabalho bastante de segunda a quinta, mas não na sexta. Se é sexta, encerro às 18h, reservo tempo para a minha parceira e jantamos juntos. A história por trás dessa rotina é interessante. Tenho uma teoria de que todos fomos treinados pelo nosso primeiro emprego -- o meu primeiro emprego foi como consultor. O mundo de um consultor é viajar até o escritório do cliente de segunda a quinta. Você pega um avião ou um trem logo cedo na segunda, volta na quinta à noite e fica muito focado no trabalho de segunda a quinta -- mas a sexta é quase um feriado. Essa rotina ainda está um pouco na minha cabeça!

22h

Às vezes, tenho esses picos de energia criativa em horários estranhos da noite -- geralmente entre 21h30 e 22h30. Em alguns dias, tenho um surto de produtividade nesse horário. Em outros, não. Durante a semana, bem no fim do dia, antes de dormir, passo meia hora relaxando com um livro, ou me distraindo com YouTube, Twitter ou Netflix. E então o meu dia está encerrado!