Respostas para as dúvidas mais comuns sobre a Hive

Não importa há quanto tempo você usa uma ferramenta, aplicativo, celular, jogo ou qualquer tecnologia: sempre surgem dúvidas. É impossível conhecer cada cantinho de um produto, a menos que você tenha sido o único criador dele, o que raramente acontece. Nos últimos quatro anos, enquanto construímos a Hive, revisamos constantemente versões anteriores, recursos, atalhos e integrações para que a Hive seja a melhor possível. Isso significa que o aplicativo muda o tempo todo a partir do seu feedback, o que é ótimo. Mas sabemos que isso pode trazer novas dúvidas. Ainda mais se você é iniciante e acabou de começar a usar a Hive com regularidade.

Mas não se preocupe, temos a solução. Reunimos em uma só página dez das dúvidas mais comuns sobre a Hive para esclarecer suas perguntas mais frequentes. Elas estão divididas em duas categorias, "Primeiros passos" e "Intermediário", para que você escolha de acordo com o seu nível de familiaridade.

Primeiros passos

1. Como crio uma conta na Hive?

Todas as contas da Hive são gratuitas e incluem um teste grátis de 14 dias da Hive (sem necessidade de cartão de crédito). Essa é a pergunta mais básica que recebemos regularmente na nossa central de suporte.

Há três maneiras rápidas de criar uma conta.

• Com o seu endereço de e-mail

• Com a sua conta do Slack

• Com a sua conta do Google

1. Acesse nossa página de cadastro.

2. Se for se cadastrar com o Slack ou o Google, clique no ícone e faça a autenticação.

3. Se for se cadastrar com o seu e-mail, informe o endereço e escolha uma senha.

4. Preencha os demais dados

5. Clique em Continuar

Configurando o seu espaço de trabalho

Agora você tem várias opções para configurar o seu espaço de trabalho. Na Hive, acreditamos que você deve trabalhar do seu jeito. Então personalize à vontade!

• Escolha o seu mensageiro

A Hive permite usar o nosso mensageiro nativo ou o mensageiro que você já utiliza.

• Dê um nome ao seu espaço de trabalho

• Crie o seu primeiro projeto

• Adicione ações ao seu projeto

• Adicione os seus colegas de equipe ao seu espaço de trabalho

• Sincronize os seus arquivos com a nossa integração nativa de arquivos

Parabéns! Agora que está tudo configurado, é hora de conhecer a Hive na prática.

Você pode ler este artigo para saber mais sobre a interface da Hive. Para saber mais sobre como contratar uma assinatura da Hive, leia este artigo.

2. Como insiro minhas primeiras tarefas na Hive?

Comece inserindo algumas tarefas na sua própria lista Minhas ações usando o botão azul +Nova ação no canto superior direito e selecionando você mesmo como responsável.  Insira pelo menos 3 tarefas de trabalhos futuros, escolha uma data de entrega e confira-as na aba Minhas ações na barra de navegação superior.

Ao criar essas ações, você reparou em todos os detalhes que é possível adicionar ao cartão de ação? Recomendamos começar de forma simples, mas veja alguns itens que você pode incluir em um cartão de ação:

• Data de entrega - A data em que você pretende concluir a ação.

• Projeto - Você pode criar projetos na Hive e atribuir ações a projetos específicos.

• Responsável - Atribua o cartão de ação a uma pessoa para que ela saiba pelo que é responsável.

• Subações - Você pode criar subações dentro de uma ação maior e atribuí-las a cada colega de equipe.

• Anexos - Use o botão azul com o sinal de + no canto inferior esquerdo do cartão para adicionar um arquivo a qualquer cartão.

• Etiquetas - Use o botão azul com o sinal de + no canto inferior esquerdo do cartão para atribuir etiquetas aos cartões.

3. Como levo minha equipe para a Hive?

Agora é hora de pensar em quem precisará de acesso à Hive para receber tarefas, comentar e colaborar, anexar arquivos, acompanhar o progresso, levar projetos para a próxima etapa e encerrá-los.

Adicione seus colegas.  Para os membros principais do espaço de trabalho que têm acesso a vários projetos, convide-os por e-mail e escolha quais projetos eles devem ver, usando o botão +pessoa ao lado do botão +Nova ação:

Organize todo mundo.  Se os seus colegas estão organizados em departamentos ou equipes, vale a pena adicionar essa estrutura de equipes à Hive para incluí-los em projetos com mais facilidade e @mencionar uma equipe em grupos de chat e comentários. Você encontra a seção Equipes no menu do seu perfil (seu avatar no canto superior direito), em Seu espaço de trabalho > Gerenciar usuários.

Inclua usuários externos.  Você colabora com freelancers ou trabalha de perto com clientes ou fornecedores? Adicione-os como usuário externo. Eles terão acesso a um único projeto e ao grupo de chat associado, se houver. Clique na aba Usuários externos, como mostra a captura de tela acima, para adicionar um usuário externo a um projeto.

4. Como crio projetos e etiquetas?

Acesse o Navegador de projetos, clique no botão +Novo projeto e digite um nome.  Abaixo, você verá alguns campos opcionais:

• Data de entrega -  indique à equipe quando o projeto deve ser concluído ou lançado

• Etiquetas - categorize o seu trabalho

• Descrição - uma área de texto livre e opcional com o escopo principal ou a descrição que todos os membros devem consultar

• Anexos - ficam guardados na área de detalhes do projeto.

• Projeto principal - você pode transformar este projeto em um subprojeto de um projeto principal.  Recomendamos criar projetos principais se você tem muitos projetos do mesmo cliente ou se a sua organização tem departamentos, com subprojetos dentro de cada um.

• Fases -  Se o seu trabalho é dividido em diferentes ciclos de vida, recomendamos adicioná-los como fases.

Nas próximas telas, você escolhe o layout e define as permissões de compartilhamento.

Com o projeto criado, comece a colaborar com a sua equipe:

• O seu fluxo de trabalho tem etapas que se repetem? Configure modelos de ação.

• Publique um comentário em um cartão de ação para manter a conversa no contexto da tarefa

• @mencione seus colegas para chamar a atenção deles rapidamente para uma pergunta ou comentário

• Confira o seu feed de notificações - (procure o ícone de sino no canto superior direito) - ele é a sua central de comando para tarefas e itens que precisam da sua atenção.  Você também pode escolher quando e como será notificado.

Intermediário

5. Como importo tarefas para a Hive?

Começar na Hive fica bem mais fácil quando você copia as tarefas da ferramenta anterior. Além disso, leva só um minuto.

Veja como:

Abra o menu principal, selecione "Importar tarefas" e escolha a ferramenta da qual quer importar:

Siga as instruções para baixar o arquivo .JSON da ferramenta escolhida para o seu computador

Clique no link "Clique aqui para anexar" e adicione o arquivo .JSON

Pronto! Em instantes, suas tarefas aparecerão como mágica na Hive.

6. Como integro o armazenamento de arquivos na Hive?

Você pode conectar o Box, o Dropbox e o Google Drive à Hive. Veja e compartilhe seus arquivos sem interromper o seu fluxo de trabalho!

E são apenas 3 passos.

1. Clique no ícone "Adicionar arquivo" ao lado do seu avatar

2. Selecione o drive na nuvem que a sua empresa usa

3. Uma nova janela será aberta pedindo seu nome de usuário e senha

4. Faça login e você terá acesso imediato a todos os seus arquivos

Agora você pode enviar itens do seu drive na nuvem para os membros da sua equipe na Hive.

Você pode anexar arquivos:

• A um cartão de ação

• Em um comentário em um cartão de ação

• À página Início do projeto

• Em uma mensagem de chat

Para anexar um arquivo em um cartão de ação, clique no ícone de clipe de papel na ação ou em um comentário.

Para anexar um arquivo na página Início do projeto, vá até a seção "Anexos" e clique em "+ Adicionar anexo".

Por fim, para enviar um arquivo em uma mensagem de chat, clique no símbolo + à esquerda da barra de chat ao escrever uma mensagem.

7. Como uso as visualizações flexíveis de projeto da Hive?

Minhas ações

A visualização "Minhas ações" é uma lista de todas as ações que você cria para si mesmo e que outras pessoas atribuem a você. Em Minhas ações, é fácil ver o que você precisa fazer e priorizar.

Você encontra a visualização Minhas ações no painel central do seu espaço de trabalho na Hive.

1. Adicione algumas ações à sua lista 

Clique na caixa que diz O que precisa ser feito? Digite o que você quer fazer e pressione Enter. Pronto: uma ação aparece na sua lista.

2. Detalhe as suas ações 

Clique em uma das ações e uma janela será aberta com todos os detalhes dela. Você pode adicionar muitos detalhes para dar mais contexto à ação, como vimos no item 2 acima. Depois de incluir os detalhes necessários para concluir a ação, clique em fechar para sair da janela.

3. Organize as suas ações

Em seguida, você pode organizar suas ações e ver como é simples.

Há quatro categorias para organizar as suas ações:

• Agora é a lista de todas as ações que você quer concluir hoje.  É onde as novas ações atribuídas a você por outra pessoa chegam primeiro.

• Futuro é a lista de todas as ações que estão adiadas no momento. Para cada ação adiada, você define a data em que quer vê-la voltar para a lista Agora.

• Concluídas é a lista de ações que você concluiu recentemente.

• Atribuídas por mim é a lista de ações que você atribuiu a outras pessoas.

Essas categorias mantêm sua lista organizada automaticamente e ajudam você a focar no que é importante. Mesmo assim, é fácil organizar do seu jeito:

• Se uma ação precisa ser feita agora mesmo, você pode marcá-la como urgente. Ela mostrará um ponto de exclamação vermelho no cartão de ação, o que facilita ver que é importante.

• Se uma das suas ações é pessoal, você pode marcá-la como privada. Assim, ninguém da sua equipe além de você consegue vê-la. Todas as ações privadas exibem um ícone de olho no cartão para você identificá-las com facilidade.

• Use a barra de busca para encontrar suas ações. Basta digitar uma palavra e todas as ações que a contêm aparecem em uma lista.

Kanban

Um quadro Kanban é uma poderosa ferramenta de visualização do fluxo de trabalho. As tarefas são representadas por cartões organizados em listas. Cada lista representa uma etapa de um processo de trabalho.

Basta arrastar e soltar os cartões entre as colunas de status conforme avançam no processo. (Pense em notas adesivas.)

É perfeito para quem pensa de forma visual. Você pode criar quadros Kanban na Hive usando a Visualização de status.

Criando um quadro Kanban

1. Acesse o "Navegador de projetos" e clique em "+Novo projeto"

2. Informe os detalhes do projeto e convide os membros da equipe

3. Selecione a Visualização de status como layout do projeto

4. Pressione "Criar" e o seu novo projeto deve abrir diretamente em Kanban

Editando o seu quadro Kanban

A Visualização de status da Hive vem com três status padrão: Não iniciado, Em andamento e Concluído. Mas você pode alterar qualquer status e adicionar quantos quiser. Assim, sua equipe personaliza o quadro conforme suas necessidades -- as possibilidades são infinitas.

Gantt

Com os gráficos de Gantt, a Hive permite planejar e executar o seu projeto na mesma ferramenta. Vamos ver como.

• Acesse o navegador de projetos e selecione +Novo projeto

• Dê um título e adicione descrição, data de entrega e anexos conforme necessário

• Selecione as configurações de compartilhamento (você pode saber mais aqui)

• Escolha 'Visualização Gantt' como layout do projeto e selecione criar

• O seu novo projeto Gantt deve abrir. Clique em +Adicionar uma ação, digite o nome e pressione Enter. Depois, clique no gráfico de Gantt para definir a data de início e o prazo. Veja como pode ficar uma visualização Gantt completa:

Depois de criar uma visualização Gantt, há várias maneiras de personalizá-la para as suas necessidades.

Alterando a linha do tempo

A visualização Gantt mostra por padrão uma linha do tempo de vários meses, mas você pode mudar isso. Dá para aproximar e ver algumas semanas ou afastar e ver o projeto ao longo de um ano inteiro.

Atribuir tarefa

Atribua uma tarefa a um colega clicando no ícone de espaço reservado e selecionando um responsável no menu suspenso.

Exportação

Na visualização Gantt, você pode exportar para PDF, PNG, Microsoft Project e Excel, além de limitar o intervalo de datas e ocultar os responsáveis nas exportações de imagem.

8. Como uso os Hive Apps?

Cada equipe é única e tem as próprias ferramentas, fluxo de trabalho e metas. Por isso criamos os Hive Apps. É um único lugar onde as equipes gerenciam integrações e recursos para personalizar a Hive. Dúvidas sobre os aplicativos estão entre as perguntas mais comuns que recebemos sobre a Hive.

Acesse os Hive Apps

Para abrir os Hive Apps:

• Abra o menu principal e selecione "Hive Apps" perto do fim da lista

Usando os Hive Apps

Este é o painel dos Hive Apps.

Ele inclui duas categorias de aplicativos:

Meus aplicativos: Todas as integrações ou recursos que você pode acessar e usar individualmente.

• Inclui todas as integrações de armazenamento de arquivos, videoconferência e Zapier

Aplicativos do espaço de trabalho: Todas as integrações ou recursos que você pode ativar e desativar para todos no seu espaço de trabalho. Atenção: somente administradores podem ativar aplicativos do espaço de trabalho.

• Inclui acesso a recursos premium como formulários e controle de tempo.

Os aplicativos em cinza ainda não foram adicionados ao seu espaço de trabalho.

Os aplicativos com o logotipo colorido e com uma marca de verificação verde já foram adicionados.

Cada aplicativo tem um link para um artigo da central de ajuda que explica como ele funciona.

Para adicionar um aplicativo, basta clicar no botão deslizante. Dependendo de ser uma integração ou um recurso, talvez seja necessário informar credenciais de login.

9. Como funcionam os Hive Forms?

Na Hive, você pode criar formulários personalizados que qualquer pessoa pode preencher no navegador. Os formulários enviados criam automaticamente um cartão de ação na Hive com todos os detalhes do formulário.

Alguns ótimos usos para os formulários da Hive incluem:

• receber pedidos ou solicitações

• registrar bugs e outros problemas

• coletar informações estruturadas dos funcionários (por exemplo, dados de contato)

• e muito mais!

Como criar um formulário

• Ative "Formulários" em "Hive Apps", se ainda não estiver ativado

• Vá ao menu principal (abaixo da sua foto de perfil)

• Selecione "Formulários"

• Clique em "+Novo formulário"

• Adicione um título e uma descrição

• Arraste e solte os campos que quer adicionar ao formulário

Há 10 tipos de campos que você pode adicionar a um formulário da Hive:

Grupo de caixas de seleção 

Campo de data

Envio de arquivo (aceita qualquer tipo de arquivo)

Cabeçalho

Parágrafo

Grupo de botões de opção

Seleção

Campo de texto

Área de texto

Régua

A ferramenta de régua é ótima para separar visualmente os campos do formulário.

Texto múltiplo

...

Dependendo do campo escolhido, você pode torná-lo obrigatório, adicionar texto de ajuda, definir um limite máximo de caracteres e fazer outras personalizações.

• Adicione uma mensagem de confirmação

É a mensagem que a pessoa verá depois de enviar o formulário.

• Defina para onde o formulário será enviado 

Quando alguém envia um formulário, os dados podem ir para um de dois lugares:

E-mail  - você informa um e-mail e todas as informações do formulário chegam a essa caixa de entrada. Veja abaixo.

Ação da Hive - cria automaticamente uma ação na Hive, no projeto e atribuída à pessoa que você escolher. Ela terá esta aparência.

Cada formulário vem com um link que você pode compartilhar ou publicar em um site.

Para acessar o link, role até o topo do formulário e você verá uma caixa branca com um link. Clique no botão "copiar" para salvá-lo na área de transferência.