Como o Envision Pharma Group usa a Hive para gerenciar fluxos de trabalho de marketing complexos

Perfil da empresa

• Tamanho da empresa: mais de 1.000 funcionários em vários escritórios pelo mundo

• Alcance: apoia equipes internas de diversas áreas e coordena o trabalho com parceiros e clientes externos

O desafio

O Envision Pharma Group gerencia um grande volume de entregas complexas em equipes globais, incluindo materiais científicos, ativos digitais, visualização de dados e experiências na web.

Antes da Hive, a equipe usava ferramentas como o Trello e o Ganttic, mas esses sistemas não tinham a flexibilidade e a visibilidade necessárias para sustentar operações de nível corporativo.

Entre os principais desafios estavam:

• Gerenciar vários tipos de fluxo de trabalho ao mesmo tempo — desde entregas de publicações em ritmo acelerado até iniciativas criativas e digitais bastante estruturadas, com prazos longos

• Coordenar o trabalho entre equipes internas distribuídas e colaboradores externos, cada um com um nível diferente de visibilidade e envolvimento

• Dar à liderança uma visão clara de marcos, prazos e alocação de recursos sem sobrecarregar cada colaborador com detalhes desnecessários

• Trabalhar com ferramentas fragmentadas, o que gerava ineficiência na comunicação, nos relatórios e no acompanhamento dos projetos

Depois de mais de três anos avaliando plataformas de gerenciamento de projetos, a equipe concluiu que a maioria das ferramentas era rígida demais para as suas necessidades operacionais. Em certo momento, chegou a considerar criar uma solução própria internamente

A solução: Hive

No início de 2022, o Envision Pharma Group adotou a Hive como plataforma centralizada para gerenciar os fluxos de trabalho da empresa, da solicitação e do planejamento até a execução e a entrega. A Hive substituiu vários sistemas desconectados por um único espaço de trabalho, onde as equipes podem coordenar o trabalho, acompanhar o progresso e colaborar em tempo real.

Por que a Hive?

A Hive ofereceu a flexibilidade, a visibilidade e os recursos de nível corporativo necessários para sustentar diferentes fluxos de trabalho operacionais, sem deixar de ser intuitiva para equipes multifuncionais.

A plataforma permitiu à organização reunir em um só sistema o gerenciamento de fluxos de trabalho, a colaboração com as partes interessadas e as aprovações.

Como a equipe usa a Hive

1. Solicitação e encaminhamento estruturados

O trabalho começa com solicitações padronizadas enviadas pelo Hive Forms, o que garante que cada projeto traga desde o início o contexto e os requisitos necessários.

2. Gerenciamento flexível de fluxos de trabalho

• Fluxos de trabalho de ritmo acelerado: a equipe de planejamento de publicações usa a visualização de status (Kanban) da Hive para dar conta de entregas em grande volume, como pôsteres e folhetos.

• Fluxos de trabalho de longo prazo: a equipe de entregas premium usa gráficos de Gantt e marcos para programar e acompanhar projetos como identidade visual, animação e visualização de dados.

  
  

  

  
  

  Essa flexibilidade permite que os gerentes equilibrem os recursos, de designers que trabalham em oito projetos por dia a desenvolvedores focados em uma entrega de quatro semanas.

3. Colaboração e registro

Todas as anotações, arquivos e atualizações de cada tarefa ficam direto nos cartões de ação da Hive, o que cria uma fonte única de verdade para cada entrega. Isso elimina reuniões longas de atualização e oferece um histórico de fácil acesso quando novos membros da equipe ou colaboradores externos entram em um projeto.

“Ter o histórico no cartão de ação é muito útil quando alguém novo entra para ajudar. Em vez de uma reunião de 40 minutos, podemos dizer: ‘Leia o cartão primeiro. Se algo não ficar claro, vamos conversar. Senão, mãos à obra.’”
— Simon Dempsey, líder global de operações, Criação e Digital

Resultados

Ao centralizar solicitações, fluxos de trabalho e colaboração na Hive, o Envision Pharma Group conseguiu:

• Unificar dois fluxos de trabalho distintos em uma única plataforma

• Reduzir o tempo de integração e de atualização de novos colaboradores

• Aumentar a eficiência no gerenciamento da comunicação interna e externa

• Dar aos gerentes flexibilidade para personalizar fluxos de trabalho e automações conforme as necessidades da equipe

Conclusão

A capacidade de adaptação da Hive permite que equipes corporativas de marketing e criação, como a do Envision Pharma Group, executem vários fluxos de trabalho em ritmos diferentes, colaborem com eficácia entre as partes interessadas e mantenham total visibilidade sem abrir mão da flexibilidade.