Como a McKinney Health usa a Hive para gerenciar fluxos de trabalho e aprovações complexos

A McKinney Health é uma agência especializada que oferece uma ampla gama de serviços de marketing para marcas de saúde e bem-estar. Lançada em 2022, a agência é um departamento do grupo McKinney, que tem cinco escritórios nos EUA. A McKinney Health reúne um time de craques que já atuaram no setor de saúde e cresceu até ter o porte de uma agência de médio porte por mérito próprio. A McKinney Health oferece uma ampla gama de serviços de marketing, de e-mail marketing a folhetos impressos, anúncios online, conteúdo em vídeo, design de sites e muito mais. Sua carteira de clientes é formada principalmente por empresas do setor de saúde e bem-estar. 

A McKinney Health começou a usar a Hive em junho de 2023 e hoje tem mais de 46 pessoas na empresa usando a Hive. A agência também pode adicionar clientes e parceiros de desenvolvimento como usuários externos na Hive, para facilitar e ampliar a colaboração e simplificar o processo de revisão e aprovação. 

Conversamos com a equipe da McKinney Health para saber como a empresa usa a Hive para gerenciar fluxos de trabalho complexos e simplificar seus processos de revisão e aprovação.

A vida antes da Hive

Antes de começar a usar a Hive, a equipe da McKinney Health usava outra ferramenta de gerenciamento de projetos como ferramenta de revisão e aprovação. No entanto, conforme a lista de clientes da agência crescia e a carga de trabalho aumentava, a equipe passou a buscar uma solução dedicada de gerenciamento de projetos, com uma gama mais ampla de funcionalidades. 

“Quando começamos a crescer e a contratar pessoas com experiência em plataformas maiores de gerenciamento de projetos, logo percebemos que a ferramenta não seria suficiente para gerenciar nossos fluxos de trabalho”, explica David Gielchinsky, Diretor de Operações de Saúde da McKinney Health. 

Collette Dorbandt, Diretora de Editorial, já tinha trabalhado com a Hive em uma agência anterior e destacou seus benefícios para David e a equipe. Inicialmente, a agência testou algumas outras ferramentas junto com a Hive, mas a Hive se destacou pela funcionalidade e pela flexibilidade. 

“A Hive foi a que fez mais sentido para nós”, diz David. “Ela tem todas as funcionalidades e integrações de que precisamos e tem sido um grande sucesso.” David acrescenta que a empresa já economizou 810 horas e realizou 48.600 rodadas de aprovação nos primeiros 10 meses desde a adoção da Hive.

Como a McKinney Health organiza os projetos na Hive

A McKinney Health cria uma ampla variedade de materiais para os clientes, de folhetos impressos a ativos digitais complexos, como vídeos, sites e recursos visuais interativos (IVAs) para apresentações em tablets.

Com o Project Navigator da Hive, a agência cria um projeto principal na Hive para cada cliente. Dentro de cada um desses projetos de clientes há projetos secundários para cada entrega específica. 

As ações são então “direcionadas” às partes interessadas relevantes, por exemplo, para revisão, checagem de fatos ou validação jurídica. Mais recentemente, a equipe também passou a usar subações como lista de verificação para gerenciar o controle de qualidade (QC), garantir que os requisitos sejam atendidos e manter a equipe responsável., etc. e projetos secundários de entregas específicas: vídeos, IVAs, sites com subações.

“Usar a Hive para cuidar do nosso QC garante que vamos riscar todos os pequenos detalhes de cada projeto. Adoramos esse recurso”, diz Kat Zic, Supervisora de Projetos.

Usando a Hive para simplificar um processo robusto de revisão e aprovação

A revisão e a aprovação são essenciais para toda agência, mas no gerenciamento de projetos de saúde pode haver mais complexidade. As entregas precisam passar por várias pessoas antes de serem publicadas, o que significa que pode haver várias rodadas de revisão e aprovação antes de um material ser liberado. 

“O número de rodadas de aprovação depende da complexidade da entrega”, diz Gerald Flannory, Diretor de Design de Experiência. “Há uma grande diferença entre uma peça impressa e um site de 40 páginas. Além de ter mais conteúdo, os materiais maiores, como IVAs e sites, passam por testes extensos de experiência do usuário (UX).”  

Kat acrescenta: “Um projeto típico pode levar de quatro meses a um ano. Podemos ter de 20 a 30 rodadas de idas e vindas até a peça ficar limpa e aprovada por todos. Temos muitos marcos nos projetos – compartilhar com clientes, fazer revisões, revisões médicas e jurídicas –, então o processo é extenso.”

Cada rodada de revisão pode ter centenas de comentários e anotações na janela de revisão, por isso eficiência e precisão são essenciais. A possibilidade de adicionar usuários externos na Hive permite que a agência inclua fornecedores externos nos fluxos de revisão e aprovação, para que clientes e suas equipes marquem os materiais com comentários dentro do ambiente da Hive.

Conclusão: os principais benefícios que a McKinney Health encontra na Hive

A Hive permitiu que a agência simplificasse e organizasse projetos complexos e conduzisse rodadas de colaboração, feedback e aprovação de forma eficiente e precisa. Com a Hive como solução de gerenciamento de projetos, a equipe da McKinney Health conseguiu ampliar a atividade e lidar com uma lista de clientes em rápida expansão com máxima eficiência.

A agência também valoriza a possibilidade de usar os Hive Apps e integrações, como sprints, automações e integrações com o Slack. A McKinney Health também gosta do suporte que recebe da Hive para aproveitar ao máximo as funcionalidades da ferramenta.

“A Hive tem sido um verdadeiro caso de sucesso para nós, e estamos muito animados com o que já conquistamos e com o que podemos fazer no futuro. Nossos dados mostram o quanto a equipe aderiu à Hive e o quanto de sucesso tivemos”, conclui David. “Pretendemos explorar mais funcionalidades da Hive, avançando para painéis, integrações com o Slack e outras integrações de apps. Vemos muito valor nisso.”