Você poderia ser seu próprio assistente virtual?

Pensar em um assistente tradicional pode lembrar a série Mad Men, mas você pode guardar a saia lápis e o laquê no armário – o novo mundo dos assistentes chegou, e ele é muito menos formal do que você imagina.

Os assistentes vêm de várias formas, de assistentes executivos no escritório a assistentes pessoais em casa e assistentes virtuais, que fazem as duas coisas e mais. Mas, se você está na média ou na baixa gerência, ter alguém à sua disposição para todas as suas necessidades de organização parece um sonho distante. A Entrepreneur observa que os principais motivos pelos quais as empresas contratam assistentes virtuais são otimizar o fluxo de trabalho, marcar reuniões e garantir que os documentos necessários estejam disponíveis, organizados e fáceis de usar. Mas, em vez de ter uma pessoa simpática no escritório que recebe você toda manhã com café e o resumo do dia, é muito mais comum fazer o próprio café, preparar seu próprio resumo do dia e otimizar, marcar e organizar sua vida sozinho. Está começando a parecer que você já é seu próprio assistente virtual.

Quando você precisa de um assistente virtual?

Embora ser seu próprio assistente virtual possa poupar algum dinheiro e tempo, existem situações-chave em que você pode precisar de uma ajuda. Os assistentes virtuais costumam funcionar como freelancers, pois muitos têm habilidades em áreas como design gráfico ou redação publicitária, e também cuidam das redes sociais de quem tem uma imagem pública a zelar. Eles também mantêm sua vida doméstica organizada para que você possa se concentrar no trabalho: enquanto você conduz reuniões, eles garantem que suas contas sejam pagas, que as compras do mercado cheguem e que o serviço de limpeza da sua casa chegue na hora. No fim das contas, só você pode responder se precisa ou não de um assistente virtual, e não há vergonha nenhuma em pedir uma ajuda com a logística ou em contratar uma agência de assistentes virtuais, mesmo que você seja solteiro e more sozinho. Mas, se você quer melhorar suas habilidades de gestão da vida, também existe a opção de ser seu próprio assistente virtual. Do jeito que está, você talvez consiga administrar sua carga de trabalho, mas, quando o assunto são as tarefas administrativas, você está sobrevivendo em vez de prosperar. Então, vista aquela saia lápis e pegue o laquê – é hora de ser seu próprio assistente e fazer isso direito.

Como se tornar seu próprio assistente virtual

O principal objetivo de um assistente de qualquer tipo é facilitar a sua vida. E, se ele for desleixado ou pouco cuidadoso no gerenciamento de tarefas, você vai acabar trabalhando em dobro para consertar os erros dele. Por isso, tudo o que você vai fazer como seu próprio assistente pessoal é criar mecanismos sem estresse que deixem sua agenda do jeito que a Marie Kondo gostaria – sem caos e cheia apenas das coisas da sua descrição de cargo que despertam alegria.

Automatize seu dia de trabalho

Uma das maiores responsabilidades de um assistente executivo é dizer o que você está fazendo enquanto faz, e onde deveria estar fazendo. Ele ajuda nas tarefas rotineiras, como responder a pedidos de agendamento de reuniões, enviar lembretes de acompanhamento ou avisar os colegas sobre contratempos no andamento de um projeto, tudo para que você possa se concentrar em inovar e criar. E a boa notícia é que, com a chegada da tecnologia moderna, você mesmo pode fazer tudo isso.

Todos nós gostamos de agendar e-mails para serem enviados mais tarde ou de enviar links do Calendly para clientes e colegas usarem quando for conveniente, o que com certeza torna sua agenda diária um pouco mais administrável. Mas existem outras ferramentas para questões de organização mais internas, que surgem com frequência.

Por exemplo, o Hive Automation pode acelerar seu fluxo de trabalho ao adicionar cartões de ação aos projetos que permitem notificações automáticas para os membros da equipe. Por exemplo, se você quer avisar os membros da equipe de que vai colocar um projeto em pausa caso certas circunstâncias ocorram, basta escrever essa condição no seu cartão de ação, e toda a comunicação acontecerá automaticamente.

Mantenha o escritório organizado

A próxima coisa em que um assistente virtual ou executivo pode ajudar é manter o escritório organizado. Antigamente, isso significava atualizar bancos de dados, preencher livros-caixa ou acompanhar tudo o que acontecia à mão. Mas hoje, com as muitas ferramentas tecnológicas disponíveis, parece que tudo o que você precisa para se manter organizado está ao alcance dos seus dedos... não é?

Às vezes, a tecnologia pode ser tão avassaladora quanto útil. Pode parecer um trabalho só lembrar qual aplicativo tem qual informação. Por isso, as ferramentas de integração não são apenas úteis, são necessárias quando você quer ser seu próprio assistente virtual. Ao garantir que todas as informações necessárias para fazer seu trabalho estejam no lugar mais acessível possível, você gasta menos tempo procurando o que precisa fazer e mais tempo realmente fazendo.

Anotações, anotações e mais anotações

Se você já participou de uma reunião de diretoria, sabe que um secretário fica encarregado de fazer anotações ou de enviar e-mails de acompanhamento a todos com os itens de ação, manualmente ou com um software para reuniões de diretoria. O mesmo vale para assistentes executivos ou virtuais, pois, mesmo que quem faz as anotações não esteja na sala, ele ainda pode estar no Zoom. Quanto melhores forem suas anotações, mais fácil será voltar a elas e ver no que você precisa trabalhar. Mas, se você participa da reunião e tenta registrar as anotações, boa parte da sua atenção será gasta em fazer várias coisas ao mesmo tempo, em vez de se dedicar ao momento presente. O principal problema de um assistente virtual fazer as anotações é que, embora o objetivo seja ser um relator imparcial, muitas vezes a pessoa pode escrever coisas que considera importantes, mas outros não, ou vice-versa. Faça das anotações uma atividade em grupo com o Hive Notes, para que todos saibam o que você vai tirar da reunião e quais itens da pauta precisam ser retomados. Assim, você não age apenas como assistente virtual de si mesmo, mas também ajuda toda a sua equipe tanto quanto ela ajuda você.

A Hive é a primeira plataforma de produtividade do mundo criada de forma democrática. Saiba como podemos ajudar você, aqui.