Como uma equipe de tecnologia robusta usa a Hive para gerenciar projetos complexos

Você pode estar trabalhando em um projeto complexo, talvez em uma equipe de engenharia ou em uma função de tecnologia robusta, mas isso não significa que o seu processo de gerenciamento também precise ser complexo. Felizmente, a Hive traz estrutura e organização até para os projetos mais complicados. A Hive tem tudo o que você precisa para gerenciar planos de projeto de grande porte com vários fluxos de trabalho, tudo em uma interface simples e acessível. Com este guia rápido, o cronograma do seu projeto estará na Hive em pouco tempo. Então, vamos começar!

Etapa 1: onde está o seu plano de projeto hoje?

Onde você acompanha o seu plano de projeto atualmente? Dependendo de você estar vindo de outra ferramenta ou de ser a sua primeira vez com um sistema formal, é hora de levar o trabalho que você já tem para a Hive. Siga as instruções abaixo conforme a opção que melhor se aplica ao seu caso.

a) Está em outra ferramenta e pretendo importar

A Hive consegue ingerir dados de projetos de outras ferramentas quando exportados em formatos comuns, como CSV ou JSON. A Hive também criou importadores para ferramentas como Basecamp, Trello, Asana e Smartsheet. Se você está trazendo o trabalho de outra ferramenta comum, siga o guia de importação aqui para reunir os dados do projeto e importá-los para a Hive com facilidade.

b) Vou começar do zero

Não há nada melhor do que uma página em branco! Vamos começar criando um novo projeto. Para isso, clique em Novo > Projeto e escolha incluir as seguintes informações:

• Título

• Data de entrega

• Layout de Gantt

• Fases: deixe para depois, vamos tratar disso a seguir

• Compartilhado com: recomendamos começar só com você por enquanto, mas o Modo Rascunho funciona bem se você quiser adicionar seus colegas sem notificá-los das atribuições até terminar o plano.

Dica: depois de criar o projeto na visualização Gantt, clique no ícone de engrenagem para exibir algumas colunas conhecidas, como Data de início, Data de entrega, Duração e Predecessora.

Etapa 2: mapeie os fluxos de trabalho

Agora é hora de pensar em como o seu projeto se divide naturalmente. Com base na estrutura do seu fluxo de trabalho, siga o melhor caminho abaixo.

a) Por etapa principal do ciclo de vida ou fase do trabalho 

Isso vale para projetos em que o trabalho é organizado por etapa do ciclo de vida e, depois, cada ação fica sob responsabilidade de equipes ou departamentos específicos. Nesse caso, recomendamos configurar Fases para o seu projeto na Hive. Cada Fase representará uma das principais etapas do ciclo de vida, e tudo no projeto será categorizado dentro delas. Adicione Fases ao projeto clicando em Mais > Editar projeto > e incluindo as Fases ali. Depois, você pode atribuir uma Fase a novas ações, agrupar por Fase ou arrastar ações existentes para as suas Fases.

b) Por fluxo de trabalho ou departamento

Nesse caso, cada equipe conduz a sua parte do projeto e não organizamos todos os fluxos de trabalho pela mesma etapa do ciclo de vida. Se os fluxos de trabalho do seu departamento somarem mais de 30 tarefas específicas, recomendamos usar etiquetas para organizar o projeto. Cada departamento pode usar a mesma etiqueta nas suas ações, e então você vê o cronograma agrupado por Etiqueta em vez de por Fase. Crie as etiquetas diretamente nos cartões de ação usando o ícone '+'. Aqui está tudo sobre etiquetas para você saber mais.

Etapa 3: configure o gráfico de Gantt para trabalhar a seu favor

Há muitas maneiras de configurar o gráfico de Gantt na Hive. Aqui estão algumas dicas para configurar o projeto de acordo com o que você quer alcançar. Se alguma delas facilitar a sua vida, siga as instruções!

Quero que o cronograma de Gantt ajuste as minhas datas automaticamente: se uma data mudar, as datas seguintes devem ser reagendadas pela Hive ???? Ative o Agendamento automático ou até o Agendamento automático estrito (veja o link para saber mais). Quero que a Hive mostre o meu cartão de ação como concluído automaticamente quando todas as subações forem concluídas ???? Ative esta configuração na tela Editar projeto: Quero que a Hive calcule a data de início e de término das minhas ações principais com base nas datas mais antigas e mais recentes das subações ???? Ative esta configuração na tela Editar projeto: Quero poder ver todos os marcos de todos os projetos de uma vez ???? Transforme esses cartões de ação em Marcos e depois crie o seu Relatório de marcos.

Etapa 4: adicione as ações ao projeto

Use as sugestões no gráfico de Gantt para inserir as ações uma a uma. Como alternativa, você pode copiar e colar de uma lista e a Hive vai gerar ações separadas. Sim, essa é uma dica de especialista.

Etapa 5: convide a equipe e atribua o trabalho

Agora que você criou o plano do projeto, é hora de trazer as pessoas responsáveis por executá-lo. Vá até a seção Convites para convidar todos que participam de parte do projeto (ou dele inteiro). Lembre-se: os membros da sua equipe interna, dentro da sua organização, serão membros comuns, enquanto partes externas que precisem de acesso a um único projeto, ou que estejam fora da sua organização, serão Usuários externos. Depois que todos forem atribuídos às respectivas ações, é hora de começar! ???? Daqui em diante, os membros da equipe podem consultar a própria página Minhas ações para ver as próximas atribuições de tarefas em todos os projetos.

Etapa 6: obtenha aprovação das entregas

Se as suas entregas precisam passar por um processo de revisão interno ou externo, use os recursos de revisão e aprovação da Hive para receber feedback e acompanhar as aprovações. Para começar, envie os arquivos para revisão na ferramenta de revisão e aprovação da Hive. A funcionalidade de revisão e aprovação da Hive permite que vários membros da equipe façam uma revisão ao mesmo tempo, deixem comentários e adicionem marcações em tempo real. Você também pode criar fluxos de aprovação que passam por vários usuários e equipes, além de aprovadores externos (quem não tem conta na Hive). Quando for a sua vez de revisar, você receberá uma notificação e o pedido de aprovação aparecerá na sua página Minhas ações, para acompanhar com facilidade todas as suas solicitações de aprovação.