Esta empresa de software para seguros largou as planilhas e economiza 1 dia de trabalho por semana

Resumindo: como a Hive ajuda uma empresa de software para seguros

• A Hive aumenta a eficiência em cerca de 30% e faz essa equipe economizar 1 dia de trabalho por semana.

• A Hive os ajuda a gerenciar todos os projetos, internos e externos, com menos ferramentas e menos atrito.

A Hive é a primeira parada dessa equipe todas as manhãs. Algumas pessoas até ficariam perdidas sem ela.

Inovação em tecnologia para seguros

Por trás de toda empresa de software há um conjunto de outras ferramentas e plataformas que ajudam a movimentar o negócio no dia a dia. Hoje vamos ver como uma cliente da Hive, uma das principais fornecedoras de software do setor de seguros, usa a Hive para gerenciar seus processos com mais eficiência e, no fim das contas, ajudar seus clientes a fazer o mesmo.

Essa cliente da Hive desenvolve soluções de tecnologia que ajudam seguradoras e outros agentes a melhorar suas operações e trabalhar com mais eficiência. Mas a empresa é mais do que uma empresa de tecnologia. Ela também é uma prestadora de serviços especializada, que trabalha de perto com seus clientes para criar soluções exclusivas e garantir que eles tirem o máximo proveito dos produtos que já usam.

Há quase duas décadas a empresa ajuda clientes a melhorar suas operações. Hoje, com centenas de funcionários, chegou a hora de buscar uma nova solução.

Será que havia algo que pudessem melhorar internamente para entregar resultados ainda melhores aos clientes?

A necessidade da Hive: largar as planilhas

Na empresa, há pessoas trabalhando em três tipos de projeto: projetos de desenvolvimento de software, projetos estratégicos importantes e projetos voltados aos clientes. Antes da Hive, a equipe usava uma combinação de Microsoft Project e Excel para criar e gerenciar esses projetos.

O problema? Criar gráficos de Gantt no Excel dava trabalho e era desajeitado. Como o Excel não permite que vários usuários editem um documento em tempo real, cada integrante do projeto precisava enviar aos colegas um novo documento revisado sempre que fazia alterações. A equipe sabia que precisava de uma forma mais eficiente de cuidar dessas tarefas do dia a dia e de acompanhar os projetos do início ao fim.

Além disso, a empresa queria uma plataforma que permitisse monitorar todos os projetos do ponto de vista da gestão. Antes, ela enviava atualizações mensais às equipes de desenvolvimento e aos líderes, com uma visão de todos os projetos em andamento e seus status em gráfico de Gantt. Eles queriam voltar a oferecer essa visão, ajudando os líderes a analisar o negócio e a tomar decisões mais bem informadas.

Por que a empresa escolheu a Hive

Depois de muita pesquisa, a equipe montou uma lista de ferramentas de gerenciamento de projetos para avaliar. Como parceira da Microsoft, ela gostava de usar o Microsoft Teams para se comunicar, mas sabia que o Microsoft Project não era a melhor ferramenta para suas necessidades de gerenciamento de projetos. Depois de avaliar a Asana e o LiquidPlanner, e de fazer uma demonstração do Monday, eles acabaram encontrando a Hive.

Trabalhando com um representante de vendas da Hive, a equipe fez várias demonstrações e pôde testar a Hive internamente antes de se comprometer. Desde o começo, a equipe teve uma ótima experiência com o representante de vendas da Hive. Eles sabiam que podiam contar com ele para ajuda e suporte e sentiram que realmente podiam construir um relacionamento com a equipe da Hive.

Então, quais foram os principais recursos que levaram a equipe à Hive?

1. Compartilhamento externo: Eles precisavam de uma plataforma para compartilhar projetos com clientes. Com a Hive, as equipes podem compartilhar projetos com clientes externos ou manter os projetos internos privados dentro da empresa. Hoje, eles usam a Hive em todos os projetos voltados aos clientes com duração superior a 5 dias. 2. Compatibilidade com as ferramentas que já usam: As integrações da Hive tornaram a transição especialmente fácil. Sair do Microsoft Project para a Hive foi tranquilo, pois as equipes puderam importar as informações dos projetos direto do Microsoft Project para a Hive. Os desenvolvedores de software usam o Jira, então a integração da Hive com o Jira foi essencial para que eles se comunicassem com as outras equipes e sincronizassem os fluxos de trabalho entre as duas ferramentas. Essas integrações permitiram que todos começassem a usar a Hive com o mínimo de atrito. 3. Fácil de usar e visualmente agradável: O visual e a sensação de uso eram muito importantes para a empresa. As equipes queriam uma plataforma fácil de usar, bonita e intuitiva, e foi nisso que a Hive realmente se destacou em relação às outras ferramentas.

Como a Hive ajuda a equipe a economizar 1 dia por semana

Hoje, a empresa tem muitas pessoas de diferentes equipes trabalhando na Hive. Entre os usuários estão desenvolvedores de software, gerentes de projeto e outros executivos e líderes internos. Estes são alguns dos benefícios mais importantes da Hive para a equipe:

1. Projetos mais rápidos e com menos atrito: A Hive reúne todas as informações do projeto em um só lugar, acessível a qualquer pessoa da equipe, 24 horas por dia, 7 dias por semana. A edição e a colaboração em tempo real economizaram muito tempo e reduziram drasticamente as horas de espera até alguém terminar de editar uma planilha do Excel ou até chegar a versão mais recente de um arquivo. Com a Hive, tudo é atualizado na hora, para um gerenciamento de projetos fluido e eficiente.

A Hive permitiu que essa equipe fosse mais eficiente, economizando cerca de um dia toda semana, e tudo o que ela precisa acessar fica em um só lugar.

2. Projetos mais detalhados: Com a Hive, a equipe consegue adicionar anotações e detalhes aos projetos, o que aumenta a visibilidade e mantém todos atualizados. As equipes costumam comentar em cartões de ação específicos, o que reduz a necessidade de enviar informações por outra ferramenta. A empresa também usa as “páginas iniciais de projeto” da Hive como um centro para cada projeto. Nessas páginas de visão geral, as pessoas podem publicar atualizações de status, anexar arquivos e anexar as anotações específicas do projeto feitas na Hive. 3. Visão de alto nível: A visão de portfólio é extremamente útil para líderes e executivos da empresa. Ela mostra o status de todos os projetos em um único painel. Como essa visão é personalizável, as equipes podem adicionar campos personalizados para acompanhar métricas específicas. A equipe usa esses relatórios toda semana e todo mês para mostrar aos líderes como os projetos estão avançando, como as equipes estão se saindo e se os projetos estão dentro do orçamento.

O futuro

Quando perguntamos a um funcionário da empresa como ele se sentiria se não pudesse mais usar a Hive, a resposta dele disse tudo: “Eu ficaria perdido sem ela.”

A Hive melhorou muito o fluxo de trabalho de várias equipes da empresa. Já faz quase dois anos que eles adotaram a Hive, e estamos ansiosos para ver o que vão conquistar daqui para frente.

A Hive é a primeira plataforma de produtividade construída de forma democrática do mundo. Saiba como podemos ajudar você, aqui.