Tudo começa com a triagem de projetos

Muitas equipes já enfrentaram o famigerado ‘scope creep’, o crescimento descontrolado do escopo. Geralmente, ele começa com um pequeno pedido de alteração depois que a execução do projeto já começou. Isso não costuma abalar muito até que chegam mais pedidos, e o projeto acaba parando de vez por causa de retrabalho e falhas na comunicação. O culpado?  A falta de objetivos e expectativas do projeto claramente definidos desde o início. 

O scope creep é um subproduto comum de um processo de triagem ineficiente. Neste artigo, vamos ver mais a fundo o que compõe um processo de triagem sólido e como aplicar estas boas práticas simples pode aumentar a contribuição da sua equipe e, no fim das contas, o seu resultado financeiro. Também vamos destacar os recursos da Hive que ajudam você a simplificar e automatizar o seu processo de triagem. 

Componentes de um processo de triagem sólido

A forma mais fácil de reunir informações sobre um pedido que envolve os recursos da sua equipe é usar um formulário de triagem, que concentra todas as necessidades em um só lugar. Um formulário de triagem bem construído responde à pergunta: “O que a minha equipe precisa saber para planejar, executar e entregar dentro do prazo?”  Ao elaborar as perguntas do seu formulário de triagem, considere estas duas categorias: planejamento do projeto e categorização do projeto. 

Planejamento do projeto:

São as perguntas que mantêm problemas como o scope creep sob controle. Elas permitem que a sua equipe se alinhe sobre metas, prazos, escopo e objeções. Veja algumas perguntas para considerar:

• Este é um pedido de novo projeto ou de um projeto existente que precisa ser atualizado?

• Descreva o objetivo do seu projeto.

• Quais são as entregas do projeto?

• Qual é a data-alvo para a conclusão deste projeto?

• Este projeto inclui um orçamento?

• Quem são as principais partes interessadas neste projeto?

• Quem é a principal pessoa responsável pelas decisões?

• Quem é o principal contato deste projeto?

• Há materiais de referência de apoio?

Categorização do projeto:

Você pode evitar atrasos nos projetos categorizando-os no seu processo de triagem. Pergunte-se: quais são os principais grupos de projetos/trabalho da minha equipe? Pense nas ‘categorias de projeto’ como a forma de organizar os diferentes tipos de pedidos que a sua equipe recebe. Se você é uma equipe de serviços criativos, elas podem incluir materiais de marketing impressos, ativos digitais e atualizações de sites. Se você é uma equipe de marketing, seus grupos de projetos podem incluir anúncios digitais, redes sociais e comunicações. Identificar a categoria do projeto na triagem garante que o pedido seja encaminhado à pessoa ou à equipe certa. E que o fluxo de trabalho interno correto seja seguido. Quando o projeto é configurado corretamente (com os recursos certos habilitados e os processos certos ativados), sobra pouco espaço para atrasos e falhas de comunicação. 

Seu formulário de triagem deve oferecer o seguinte:

• Objetivos e escopo do projeto claramente definidos

• Expectativas claras para o projeto (entregas/ativos, prazo etc.)

• Categorização precisa do projeto ou critérios de seleção de projetos (em qual categoria o pedido se encaixa, ou seja, quais equipes você precisa acionar?)

Como fortalecer a sua triagem 

1. Inclua perguntas de definição de escopo. Não tenha receio de ir mais fundo! Quanto mais informações você tiver, maiores as chances de configurar o projeto com precisão e de iniciar os fluxos de trabalho internos adequados com as pessoas certas. Se você é uma equipe de marketing, além de pedir um ‘objetivo do projeto’, inclua campos como ‘público principal’, ‘mensagem’ e ‘chamada para ação’. Se você é uma equipe de serviços criativos, nos pedidos de materiais de marketing impressos, inclua campos como ‘tipo de papel’, ‘quantidade’ e ‘colorido ou preto e branco’. Essas informações adicionais darão um escopo muito mais claro para a sua equipe de desenvolvimento e evitarão idas e vindas desnecessárias com quem fez o pedido. 

2. Segmente os seus dados desde o início. Desenvolva critérios de seleção de projetos que incluam categorias e subcategorias. Essa estratégia de categorização permitirá encaminhar os projetos para a pessoa, equipe ou parte interessada certa. Se você é uma equipe de serviços criativos, além da categoria ‘materiais de marketing impressos’, adicione subcategorias como ‘folhetos’, ‘cartões-postais’ e ‘cartões de visita’.

3. Ajude quem faz o pedido a ajudar você. Nos campos de pergunta mais abertos, oriente quem faz o pedido para o tipo de resposta que você procura, incluindo descrições e exemplos do que você quer dizer. Por exemplo, no campo ‘objetivo do projeto’, adicione uma descrição como: ‘Descreva a finalidade e as metas deste projeto; especifique o resultado desejado.’ Dica de especialista: inclua exemplos de metas que foram executadas com sucesso no passado. 

Use o Hive Forms para simplificar a configuração de projetos

O Hive Forms é um recurso de criação de formulários disponível na Hive que permite criar formulários personalizados que qualquer pessoa (interna ou externa) pode preencher no navegador. Ele também oferece formatação condicional, o que facilita um processo de triagem mais enxuto. 

Para encontrar o Hive Forms, acesse a seção Hive Apps do seu espaço de trabalho e fixe "Forms" na barra lateral esquerda para acessá-lo com facilidade.

• Reúna vários formulários de triagem em um só. Faça dos pedidos da sua equipe um balcão único. Os dias de ter um formulário de pedido de fotos, um de pedido de mídia E um de pedido de serviços criativos no seu site ficaram para trás. Crie um único formulário de triagem para um processo mais enxuto de projetos e trabalho usando formatação condicional. Faça com que perguntas específicas apareçam de acordo com a categoria de projeto selecionada. Por exemplo, se alguém selecionar ‘fotografia’ no campo de categoria de projeto do seu formulário de triagem, as perguntas seguintes, relevantes para um pedido de fotografia, vão aparecer. 

• Conecte a triagem à configuração do projeto. Os formulários da Hive permitem definir opções de roteamento personalizadas para todos os envios. Em outras palavras, você pode automatizar a configuração do seu projeto. Há algumas opções para escolher:

  • “Cada vez que um formulário for enviado, ele será adicionado a um projeto selecionado e atribuído a um membro da equipe.”

    • Essa opção de roteamento é perfeita para equipes com um gerente de projetos designado. Ela cria uma pasta de triagem ou uma fila de projetos, permitindo que o gerente de projetos avalie os pedidos antes de acionar os recursos (veja a imagem abaixo).

  • “Cada vez que um formulário for enviado, um novo projeto será criado com os seguintes membros.”

  • “Cada vez que um formulário for enviado, um e-mail será enviado para as seguintes pessoas.” 

Um processo de triagem fraco pode prejudicar o seu gerenciamento de projetos e os fluxos de trabalho internos, causando atrasos no cronograma, falhas de comunicação e frustração das partes interessadas. Além do scope creep, uma triagem menos robusta pode levar a uma equipe desmotivada e à insatisfação de partes interessadas ou clientes, o que pode colocar a sua organização em risco. Use as boas práticas compartilhadas neste artigo para simplificar o seu processo de triagem e eliminar a confusão do gerenciamento de projetos, para que a sua equipe possa se concentrar no que faz de melhor! 

Faça uma auditoria de operações 

Precisa de ajuda para definir a categorização de projetos e os fluxos de trabalho internos da sua equipe? Faça uma auditoria operacional dos seus processos internos e fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos para identificar necessidades de desenvolvimento que orientem mudanças e melhorias. Receba fluxos de trabalho de projeto personalizados, da triagem à distribuição, desenvolvidos para as necessidades da sua organização e da sua equipe. Receba um formulário de triagem sob medida, com formatação condicional, para garantir a implementação de um fluxo de trabalho de projetos mais enxuto e a consolidação dos formulários existentes.

Nossa parceira da Hive, Joanne Augustin Giles, consultora de fluxos de trabalho, oferece este serviço ao nosso Hive Swarm! 

Agende uma conversa com a Joanne

Reserve na hora uma conversa com a nossa parceira especialista, em um horário que seja conveniente para você. Reserve aqui 

Quer experimentar a Hive hoje? Comece um teste gratuito de 14 dias para começar e otimizar totalmente os seus processos de fluxo de trabalho.

Escrito por: Joanne Augustin Giles | Profissional de marketing e consultora de fluxos de trabalho

Como fundadora e proprietária da All Things Content LLC, uma agência boutique de marketing e consultoria, ela desenvolveu e executou campanhas de marketing digital para marcas de todos os tamanhos em diversos setores e criou, de forma artesanal, fluxos de trabalho entre equipes para times de marketing. Por meio de sua estrutura de auditoria de operações e de fluxos de trabalho personalizados, influenciados pelo feedback das equipes de marketing e de seus parceiros, Joanne transformou equipes que trabalhavam isoladas em equipes que colaboram de forma estruturada.