8 dicas para fazer crescer e gerenciar uma equipe grande

Para um líder, chegar a ter uma equipe grande – e liderá-la bem – é como deixar de ser um peixe grande em um lago pequeno para virar um peixe pequeno em um lago grande. As abordagens que funcionavam com uma equipe pequena já não bastam.

"Fazer uma equipe crescer vai alterar a forma como ela interage hoje. Equipes menores se conhecem e colaboram bem. Escalar uma equipe muda essa dinâmica. Haverá mais necessidade de estrutura, de responsabilidades claras e de entregas individuais", afirma Jana Tulloch, especialista em RH e consultora principal da Tulloch Consulting.

As práticas de contratação também são uma peça fundamental. "Fazer uma equipe grande crescer não acontece da noite para o dia, e é importante entender que o foco em crescer não deve comprometer os padrões de qualidade. Contratar ainda é um processo muito detalhado e demorado, tanto para as empresas quanto para os candidatos, e os líderes fariam bem em entender que uma equipe grande se constrói com atenção a cada contratação", acrescenta Gino Ferrand, CEO e fundador da TECLA.

Segundo ele, qualquer erro cometido no processo de contratação vai aparecer quando você tiver que gerenciar a equipe, e por isso cada contratação importa. "Para ter sucesso na gestão de uma equipe grande, especialmente no modelo de trabalho altamente distribuído de hoje, você precisa ter as ferramentas certas e manter sempre abertos os canais de comunicação certos entre os membros da equipe", diz.

Veja oito dicas para fazer uma equipe grande crescer e gerenciá-la, com base em ideias de especialistas em RH e gestão que sabem o que é preciso para escalar.

1. Entenda e otimize pontos fortes e fracos

Mesmo em uma equipe pequena, você precisa entender os pontos fortes, os pontos fracos e o estilo de trabalho de cada pessoa. Isso continua importando em uma equipe grande, com a complexidade adicional de otimizar o quadro geral.

"Você precisa entender isso sobre cada pessoa e entender o que acontece quando qualquer combinação de pessoas, com suas motivações e impulsos específicos, se reúne. Em outras palavras, os líderes precisam entender os tipos de equipe. Não se trata só de gerenciar as pessoas da equipe, mas também de gerenciar a equipe como um organismo único", diz Barry Shulman, sócio principal da Shulman Associates.

2. Melhore seu jogo de recrutamento

O mercado de trabalho é competitivo, e você não conseguirá fazer uma equipe grande crescer e gerenciá-la com sucesso sem melhorar seu recrutamento. As descrições de vagas são mais importantes do que nunca, diz Ferrand: "Os candidatos estão lendo as descrições com muito mais atenção do que antes, e, se você não se esforça o suficiente para destacar a sua no meio da multidão de vagas abertas de hoje, vai ter dificuldade para fazer a equipe crescer rápido."

Também não dá para depender apenas de candidaturas espontâneas. "A busca ativa e a abordagem direta são a principal forma de as empresas fazerem equipes grandes crescerem. Se você só espera candidatos chegarem e não tem uma marca empregadora consolidada, vai ter dificuldade", diz Ferrand. Invista em estratégias de abordagem para o recrutamento e, ao mesmo tempo, em divulgar sua marca como empregadora.

3. Foque a retenção

A retenção também é fundamental. Depois de trazer os membros certos para a equipe, o que exige tempo, dinheiro e esforço, você vai querer mantê-los e combater a rotatividade.

"Focar a retenção é essencial hoje se você quer sempre ter um saldo positivo nas contratações e manter uma equipe grande na empresa por muito tempo. Garanta que os funcionários recebam todo o feedback de que precisam dos gestores e tenham um jeito de criar vínculos com os outros membros da equipe, mesmo no trabalho remoto", acrescenta Ferrand.

4. Adapte as funções e responsabilidades dos líderes

É importante reconhecer que as funções e responsabilidades dos líderes precisam evoluir com o tamanho da equipe.

"Quanto maior a equipe, mais impessoais as coisas podem ficar. Os líderes cuidam de manter tudo alinhado e avançando. Isso fica mais difícil quando há mais pessoas que precisam de apoio, direção e feedback", diz Tulloch. "Os líderes precisam reconhecer que a forma de gerenciar vai mudar bastante à medida que a equipe cresce. O jeito atual de trabalhar com a equipe pequena vai se desgastar simplesmente pela necessidade de incluir e se comunicar com um grupo muito maior."

Segundo ela, é preciso preparar os líderes para delegar mais e dedicar mais tempo a manter os membros da equipe alinhados e engajados. E um departamento de RH dedicado deixa de ser um luxo a partir desse ponto. "À medida que a equipe cresce, aumenta também a carga administrativa e de RH. Garanta que você tenha uma equipe forte de RH e de pessoas, para que essa carga não recaia sobre outros gestores cujo tempo é mais bem aproveitado em outras tarefas", diz Ferrand.

5. Envolva a equipe no processo de contratação

"Sempre que possível, é ótimo que os membros atuais da equipe participem do processo de contratação. Isso ajuda a criar relacionamentos logo no início", recomenda Tulloch. Converse com a equipe atual sobre quais vagas estão abertas e por que precisam ser preenchidas, e dê contexto sobre as suas metas de crescimento, acrescenta ela. Isso ajudará a equipe a reconhecer a necessidade de reforço e a apoiar o processo de contratação.

Você também vai querer dar aos membros da equipe recursos para saberem que tipo de candidato procurar durante a contratação. "Eles devem ter sistemas para identificar o que faz alguém ter sucesso na empresa e na equipe deles", diz Doogie Levine, consultor principal da IAS Business Coaching and Consulting.

6. Crie procedimentos operacionais padrão

Segundo Levine, que presta serviços de COO fracionado a organizações por meio de sua consultoria, você precisará de procedimentos operacionais padrão para recrutamento, contratação, integração, treinamento inicial e as responsabilidades principais de cada cargo.

"Você quer chegar a um bom nível. Deve ter um mapa da jornada do cliente, um mapa da jornada do funcionário, mapas de processos do produto ou serviço e um manual da empresa que diga como você quer que as pessoas se comportem. Se você tem isso, consegue montar uma equipe grande e altamente eficiente", diz.

7. Crie ciclos de comunicação e feedback

Como diz Tulloch, "comunicação, comunicação, comunicação". É um dos pilares mais importantes para construir uma equipe grande sem cair no caos.

"Mantenha todos informados sobre as metas da organização e dos departamentos e corrija rapidamente atividades ou comportamentos desalinhados. Revisar a estrutura da equipe é fundamental para manter uma gestão eficaz – focar a proporção certa entre pessoas e gestores é parte importante de manter as operações funcionando bem", diz ela.

"Check-ins regulares devem virar hábito: como está a equipe? Que desafios ela enfrenta? Como os gestores podem apoiá-la melhor? Promover a comunicação aberta e trocar feedback com regularidade é um hábito que todo gestor deve ter e, em uma equipe grande, isso é ainda mais crítico."

8. Use dados

Por fim, Shulman destaca a importância de usar dados para embasar suas decisões. "Dados e análises mandam quando você monta uma equipe. Sem dados, você está apenas chutando. Estamos em 2022 e existem várias ferramentas de avaliação do ambiente de trabalho no mercado que fornecem dados precisos para gestores de contratação e equipes de gestão", diz. "Os dados são fáceis de obter, rápidos, baratos, reveladores e embasam todas as decisões de formação de equipe. Não é curioso como as empresas têm uma estratégia de negócios e uma estratégia financeira, mas não uma estratégia de formação de equipe e de talentos?"

Hora de ser esperto na coleta de informações que vão alimentar a sua estratégia para fazer a equipe crescer.