7 dicas para cumprir seus prazos

É hora da correria: mais uma vez você está virando a noite para entregar um prazo que acha que não vai conseguir cumprir. Mas não entre em pânico! Dá para quebrar esse ciclo. Se você sempre tem dificuldade para cumprir prazos, Christopher Cox, autor de The Deadline Effect, deu à Hive acesso exclusivo a algumas dicas e truques descritos no livro.

"Este livro fala de organizações eficientes [que] criaram sistemas para vencer a procrastinação sem mudar a psicologia humana básica", diz Cox. "O problema é que, assim que você define um prazo, o trabalho tende a ficar para o último momento antes de o tempo acabar. Esse fenômeno tem nome: efeito do prazo (deadline effect)."

1. Faça ensaios

Para reunir suas ideias sobre a gestão de prazos, Cox visitou várias empresas que lidavam com prazos diversos, de grandes vendas a grandes eventos. Primeiro, ele observa como os prazos intermediários evitam que as empresas cometam muitos erros de detalhe. Eles também são chamados de testes ou ensaios gerais, como quando você se prepara para uma peça de teatro.

Cox conta aos leitores como o chef Jean-Georges Vongerichten preparava a equipe para o serviço de refeições. Eles pegavam os novos contratados e faziam simulações do serviço para funcionários de escritório, servindo pratos impecáveis com rapidez, tudo sob a supervisão atenta de um responsável.

"Esses pontos de controle diários a caminho do prazo final eram grande parte do que Vongerichten queria dizer com sua 'fórmula'", diz Cox. "Você pode fazer mil vezes, mas só será realmente testado quando pegar a estrada, cair num buraco e levar uma porta de carro na cara."

Embora a vida no escritório talvez não permita ensaios, você pode enxergar algumas tarefas como menos essenciais e usá-las para aprender e se preparar para as mais importantes. Se você vê cada tarefa como algo para aprender, nunca vai sentir que está atrasado com os prazos quando entender como evolui o ciclo de certos projetos.

2. Conte com sua equipe

Cox também descreve uma história angustiante de quando trabalhou no varejo, em uma Best Buy, no Dia de Ação de Graças, um prazo para o qual seu grupo estava bem preparado. Normalmente, os funcionários eram orientados a oferecer mais produtos aos clientes, mas, nesse dia, usaram outra estratégia para atingir suas metas. No Dia de Ação de Graças, o objetivo era atender e liberar as pessoas o mais rápido possível.

Esses membros da equipe, solidários e movidos por uma missão, tinham um objetivo em comum: sobreviver ao turno e dar aos clientes o que eles queriam. Cox usou a experiência e a calma da equipe para concluir o trabalho.

Se você está sempre cumprindo prazos de última hora, conte com sua equipe para trazer estabilidade e incentivo.

3. Flexibilidade e continuidade

As mudanças de última hora também são parte essencial para garantir que os prazos sejam cumpridos. Cox compara isso à forma como um teatro se prepara com seus atores substitutos. Se você não avisa o substituto a tempo sobre a apresentação, ele não estará pronto para subir ao palco. E, se você tentar fazer mudanças demais no projeto pouco antes de um grande prazo, vai entregar algo pela metade.

"Havia um momento bem definido em que as revisões podiam acontecer", diz Cox. "E isso, no fim das contas, pode fazer toda a diferença entre o produto final ser um sucesso ou um fracasso."

Para cumprir bem os prazos, é preciso ter flexibilidade caso você precise chamar um "substituto" próprio. Mas também é preciso saber trabalhar com o que você tem quando é tarde demais para recomeçar do zero.

4. Faça isso por você

Em seguida, Cox observa como os prazos podem funcionar como incentivo. Sem um prazo, você pode não se sentir motivado a se esforçar em um projeto, já que a motivação vem só de você. Mas uma pesquisa do Common Cents Lab mostra que, com um prazo, você fica mais motivado a terminar o projeto, sejam as recompensas grandes ou pequenas. A psicologia por trás disso é que é difícil se convencer a fazer tarefas de custo imediato alto e benefício imediato baixo. Porém, se você lembrar que está trabalhando por um objetivo maior (um projeto maior ou mais tempo livre), pode dar a si mesmo o incentivo de que precisa para continuar.

5. Adiar o prazo piora a situação

Cox diz ainda que, quando você pensa em cumprir prazos, uma nuvem escura paira sobre a sua cabeça, queira você ou não: a procrastinação. Mas, mesmo que você esteja tentado a pedir ao chefe uma prorrogação, isso pode causar problemas maiores mais adiante.

"Não é só que as pessoas não gostam de fazer tarefas desagradáveis", diz Cox. "O problema é que somos inconsistentes no tempo e viciados no presente: tendemos a subestimar tanto os custos quanto as recompensas quanto mais distantes eles estão no futuro, um processo chamado de desconto hiperbólico."

Cox explica que o desconto hiperbólico significa subestimar drasticamente o quanto você vai se sentir bem quando o projeto terminar. De alguma forma, um prazo curto parece muito pior do que as consequências que você vai colher se não cumpri-lo. Mas essa não é a realidade; é só a sua percepção.

6. Defina um cronograma realista

Você pode imaginar que uma tarefa não vai demorar muito, mas cumprir prazos também depende de definir prazos realistas desde o início.

"A maioria de nós é otimista, o que pode nos tornar uma companhia melhor à mesa de jantar", diz Cox. "Mas isso significa que somos péssimos em prever o futuro. Subestimamos o tempo que um projeto vai exigir. Se o projeto tem orçamento, subestimamos o custo também."

Segundo uma pesquisa, mesmo quando a pessoa define um cronograma em que tudo corre da melhor forma possível, apenas 30% conseguem cumprir o prazo. Isso é conhecido como "falácia do planejamento".

"A falácia do planejamento é a tendência de se agarrar ao cronograma mais otimista para concluir um projeto e ignorar qualquer informação que possa fazer você rever essa previsão", diz Cox. Então não banque o herói dizendo que vai entregar algo rapidamente. Talvez você precise de tempo extra para garantir um resultado de qualidade.

7. Não repita a história

Por fim, Cox analisa um caso em que quem buscava cumprir prazos não caiu no desconto hiperbólico nem na falácia do planejamento. Em vez disso, aprendeu com os próprios erros.

"O problema das nossas previsões é que tratamos cada tarefa como se fosse um problema inédito", diz Cox. "Só conseguimos enxergar da esquerda para a direita: criamos uma história sobre como vamos concluir o trabalho, mas ignoramos as evidências de projetos semelhantes que nós ou outras pessoas já fizemos no passado."

Cox analisa um estudo em que os participantes foram levados a pensar nos prazos que já tinham definido para si mesmos antes de realizar uma tarefa. Como resultado, as previsões para cumprir o prazo ficaram muito mais realistas. Se você não aprende com seu histórico de prazos cumpridos, está condenado a continuar perdendo-os.