Oprah começa todas as reuniões com estas 3 frases, e todo bom líder também deveria

Começar uma reunião pode ser constrangedor. Os colegas puxam conversa sobre assuntos totalmente irrelevantes, já que finalmente estão no mesmo lugar, e quase sempre há quem chegue atrasado ou esqueça de entrar na chamada muito depois da tolerância de cinco minutos. Alguém provavelmente não vai ler a pauta da reunião, outra pessoa vai se sentar ansiosa, com pressa para sair de novo, e mais alguém vai esquecer o bloco de notas. Mesmo depois que a reunião finalmente começa, nove em cada dez pessoas vão devanear durante ela, e 73% vão trabalhar em outras coisas.

Por isso Oprah Winfrey abre todas as reuniões com as mesmas três perguntas, para envolver todo mundo e definir intenções claras: "Qual é a nossa intenção para esta reunião? O que é importante? O que realmente importa?"

Brendon Burchard, autor de High Performance Habits: How Extraordinary People Become That Way, diz que Oprah começa todas as reuniões com essas perguntas porque quem tem alto desempenho busca clareza. Segundo Burchard, clareza não é algo que essas pessoas recebem, mas algo que procuram. Por isso, elas fazem a si mesmas, de forma constante, as quatro perguntas a seguir:

• Eu: Como você quer descrever o seu eu ideal?

• Habilidades: Quais habilidades você quer desenvolver e demonstrar?

• Social: Como você quer se comportar socialmente?

• Serviço: Que serviço você quer prestar?

Fazer essas perguntas a si mesmas ajuda essas pessoas a recuperar o foco. Da mesma forma, começar uma reunião com perguntas ajuda os participantes a recuperar o foco.

Só nos Estados Unidos, os americanos participam de 11 milhões de reuniões formais de negócios por dia. Isso significa que toda reunião precisa ser importante, e a pauta deve ser clara e simples. "Escolher a data de lançamento da campanha", por exemplo. Segundo Burchard, não deve haver "recapitular", "revisar" ou "discutir".

Seguir uma pauta detalhada e começar no horário pode reduzir a duração das reuniões em até 80%. Isso é importante, porque o tempo que os funcionários passam em reuniões aumenta cerca de 10% ao ano desde 2000, o que significa que a duração média de uma reunião fica entre 31 e 60 minutos. Embora 47% dos americanos considerem o excesso de reuniões a maior perda de tempo, as reuniões podem ser necessárias para avançar um projeto ou uma organização, desde que sejam construtivas e intencionais. Caso contrário, isso não afeta apenas as pessoas envolvidas: nós desperdiçamos US$ 37 bilhões por ano em tempo que poderia ser mais bem aproveitado.

Com as três perguntas de Oprah, a próxima reunião da sua empresa certamente vai levar a decisões tomadas com eficiência.

Este artigo foi publicado originalmente no FairyGodBoss.