Como priorizar tarefas com 3 métodos simples

Você já ficou sentado diante do computador, olhando para a tela, sem saber o que fazer primeiro? Você tem uma lista cheia de ações, atividades e tarefas para concluir, mas não faz ideia de qual delas começar. Na verdade, nem todas as tarefas têm o mesmo peso, e se você não sabe priorizar tarefas, pode estar trabalhando muito, mas não de forma inteligente. Aqui, você vai aprender a identificar quais tarefas são mais importantes que outras e como usar as ferramentas da Hive para garantir que elas sejam concluídas.

Estou trabalhando duro ou de forma inteligente?

Trabalhar duro pode parecer produtivo, mas às vezes você pode estar se arrastando pelo trabalho sem render quase nada. Trabalhar muito sem produzir muito é consequência do trabalho de fachada, definido como uma tarefa repetitiva, tediosa e sem importância que parece trabalhosa. Alguns dizem que a diferença entre o trabalho de fachada e o trabalho "de verdade" é a paixão, e que, se você tem paixão por tarefas mais mundanas, não vai sentir que está se esforçando à toa.

Mas a realidade é que empurrar uma pedra morro acima, sem fim e sozinho, faz você ranger os dentes mais do que o coloca em ritmo de alta performance.

Embora você possa pensar que as pessoas mais felizes são as que têm as melhores habilidades de gestão de tempo, existem razões psicológicas para as pessoas preferirem trabalhar duro a trabalhar de forma inteligente. Estudos mostram que as pessoas são mais felizes quando acreditam estar ocupadas, mesmo que sejam forçadas a isso, ou que criem suas próprias metas só para ficarem ocupadas. Mesmo sabendo priorizar tarefas, elas podem não querer fazê-lo para manter a ilusão de produtividade, que as deixa mais felizes no curto prazo.

Como sei o que é importante?

Não há problema em admitir que você gosta de ficar ocupado, e é ainda mais admirável admitir quando você não sabe o que é trabalho de fachada e o que é trabalho inteligente.

1. Organize por esforço

Para aprender a priorizar tarefas, primeiro você precisa saber quais tarefas tem de fazer. A Hive ajuda a organizá-las com listas de tarefas pessoais com ações privadas feitas só para você e suas necessidades. Anote tudo o que precisa fazer ­– das atividades mais chatas e automáticas até a busca de soluções para bugs no software da sua empresa. Depois, revise suas tarefas e use estas perguntas para decidir se elas estão no topo da lista de prioridades:

• Haverá consequências se eu não concluir isto logo?

• Outras pessoas dependem de mim para concluir isto? É tão importante para meus colegas quanto é para mim?

• O prazo é flexível?

• Outra pessoa consegue fazer esta tarefa mais rápido do que eu?

• O que aconteceria se eu eliminasse esta tarefa da minha lista?

Em seguida, você pode adicionar prioridades aos cartões de ação associados à sua lista de tarefas. Você pode até personalizar sua lista de prioridades com nomes e cores, para ter mais opções do que apenas tarefas de prioridade baixa, média ou alta.

Você também pode descobrir que algumas tarefas podem sair da lista se as consequências forem pequenas, ou que um colega pode concluí-las mais rápido e com mais qualidade. Não tenha medo de priorizar delegando, pois assim você se concentra mais nas tarefas que realmente importam.

2. Automatize o trabalho de fachada

Depois, olhe para a lista de tarefas que acabou de criar e anote mentalmente os itens que estão nela há mais de duas semanas – coisas que você começou a fazer, mas não consegue terminar. Se está difícil priorizar tarefas assim, pergunte-se:

• Por que isto está levando tanto tempo?

• É uma tarefa que eu não quero fazer? Eu não gosto dela ou ela não faz parte das minhas habilidades?

• Esta tarefa vai me levar mais tempo do que levaria a outra pessoa?

• Já conversei com alguém sobre o que sinto em relação a esta tarefa?

Se uma tarefa está parada na sua lista há algum tempo, é provável que você a esteja evitando sem perceber, priorizando outras tarefas menos críticas ou fazendo várias coisas ao mesmo tempo enquanto a executa.

Fazer várias coisas ao mesmo tempo pode ser um grande obstáculo quando você pensa em como priorizar tarefas, pois você pode começar algo e ficar entediado ou distraído demais para continuar. Pesquisas apontam que a troca de contexto causa quedas contínuas de produtividade; se você é interrompido enquanto tenta concluir uma tarefa, leva em média 23 minutos para terminar a tarefa que causou a interrupção, mesmo que seja algo simples como marcar uma reunião no Zoom, enviar um e-mail para outra equipe para saber como estão, ou Se você percebe que as tarefas de alta prioridade são constantemente interrompidas por tarefas administrativas, a Hive tem uma solução. As tarefas automatizadas são ações acionadas por determinadas condições, o que significa que você pode mudar o responsável por uma ação, mover uma ação para outro status ou mover cartões de ação para outro projeto sem esforço. Assim, todas as pequenas coisas da sua lista de tarefas são eliminadas, abrindo espaço para as tarefas mais importantes.

3. Gerenciamento de tarefas e de tempo

Por fim, se você ainda está com dificuldade depois de listar, priorizar e automatizar, talvez seja hora de analisar como você tem gastado seu tempo para encontrar as lacunas no seu fluxo de trabalho. Para quem é mais visual, a plataforma integrada da Hive tem espaço tanto para seus gráficos de Gantt quanto para seus quadros Kanban, que mostram quanto tempo você tem dedicado a projetos específicos. Se o seu problema está mais nas horas gastas em um projeto do que nos dias, a Hive também tem uma ferramenta de controle de tempo que permite ver as diferenças entre o tempo estimado para um projeto e o tempo que ele realmente levou. Você pode adicionar categorias de tempo a esse tempo registrado, vinculá-las a cartões de ação e incluir uma descrição do que fez para ver se está priorizando as tarefas da maneira certa. A Hive adicionou recentemente um recurso em que seus colegas podem cobrar você registrando o tempo em nome de outros usuários. Embora isso funcione bem com pessoas de fora da sua organização, também é eficaz em uma sessão de trabalho em equipe, caso você se sinta travado e precise de um olhar novo para examinar o que poderia estar fazendo de diferente.

A Hive é a primeira plataforma de produtividade do mundo construída de forma democrática. Saiba como podemos ajudar você, aqui.