Como encontrar o calendário de gerenciamento de projetos ideal para a sua equipe em 2023

Em um dos meus primeiros empregos profissionais, o dono da empresa se dizia programador. Ele criava todo tipo de site e adorava se envolver com a parte técnica. Ele criou um calendário de gerenciamento de projetos para a gente usar, e era um controle simples e direto ao ponto. Era útil para acompanhar projetos? Com certeza. Era fácil de usar e eficiente? De jeito nenhum. Era desajeitado, cheio de bugs e o oposto de amigável.

Mesmo assim, era um software pioneiro numa época em que quase só existia o Excel como calendário de gerenciamento de projetos. Felizmente, hoje as empresas não precisam criar seus próprios calendários personalizados. Existem plataformas excelentes, como a Hive, para ajudar as equipes a serem mais produtivas e organizadas.

Tipos de calendário para gerenciamento de projetos

Existem muitas ferramentas de calendário que querem ajudar as empresas a trabalhar de forma eficiente e eficaz, mas nem todos os calendários são iguais. Alguns focam em um aspecto específico do gerenciamento de projetos, como o planejamento de recursos ou o gerenciamento de tarefas. Já as plataformas robustas de gerenciamento de projetos, como a Hive, oferecem uma solução completa que ajuda sua empresa a acompanhar projetos de várias maneiras.

Então, se você sabe que precisa de um calendário de gerenciamento de projetos, mas não tem certeza de qual tipo de acompanhamento combina com o seu negócio e o seu estilo, conheça as opções abaixo.

1. Calendário padrão

2. Calendário de planejamento de recursos

3. Calendário de gerenciamento de tarefas

4. Calendário de projetos completo

1. Calendário padrão

Muitas gerações mais velhas começaram com o método original de acompanhamento: um calendário padrão que registra projetos de alto nível e dias de trabalho. Essas ferramentas de calendário padrão, como o Google Agenda ou o calendário do Outlook, normalmente mostram reuniões, eventos de toda a empresa, feriados e uma visão geral de projetos e membros da equipe.

Embora esse tipo de calendário genérico talvez não seja suficiente sozinho, ele deve ser a base de todos os outros acompanhamentos. Como acompanhar projetos e cronogramas se você não sabe em quais dias a equipe estará no escritório? Comece com uma dessas ferramentas de calendário padrão e vá construindo a partir dela.

2. Calendários de planejamento de recursos

Os calendários de planejamento de recursos ajudam você a acompanhar e otimizar o uso do tempo da sua equipe. Esse tipo de calendário é útil se você precisa saber o que precisa ser feito, quem vai fazer e quando essa pessoa terá disponibilidade para trabalhar nisso. O planejamento de recursos ajuda sua empresa a ver a velocidade com que as pessoas trabalham e avançam nos projetos, e permite distribuir as atribuições de acordo com o tempo e a disponibilidade.

Um calendário de planejamento de recursos acompanha as pessoas e os ativos que trabalham em um projeto. Ele mostra as datas, os horários e os recursos disponíveis para trabalhar em determinado projeto. Um "recurso" pode ser uma pessoa ou até um equipamento. No calendário, você vê se alguém está disponível para trabalhar em uma tarefa, ou seja, se os recursos estão disponíveis.

Os calendários de planejamento de recursos são perfeitos para empresas que querem acompanhar e otimizar o uso do tempo da equipe. (Dica: a plataforma de gerenciamento de projetos da Hive oferece alocação de recursos, entre muitas outras funcionalidades incríveis).

3. Calendários de gerenciamento de tarefas

Os calendários de gerenciamento de tarefas foram criados para acompanhar o progresso de tarefas específicas dentro de um projeto. Esse tipo de calendário é útil se você precisa saber o que precisa ser feito, os detalhes de cada tarefa e quem é responsável por concluí-la. O trabalho com tarefas em um calendário pode ficar extremamente detalhado, dividindo o projeto em tarefas específicas com prazos.

Um calendário de gerenciamento de tarefas mostra as tarefas atribuídas, os prazos e as pessoas responsáveis por concluí-las. Esse tipo de calendário é útil se você precisa acompanhar o progresso de tarefas específicas dentro de um projeto.

Um calendário de gerenciamento de tarefas pode agrupar todas as tarefas necessárias para concluir um projeto, para que as empresas avaliem quanto tempo os projetos levam, quem está trabalhando em quê e definam marcos e metas futuros.

4. O calendário completo de gerenciamento de projetos: Hive

E se você pudesse reunir todas as funções de gerenciamento de projetos em um único calendário? É aí que entra um calendário completo de gerenciamento de projetos, como a Hive. O calendário completo da Hive ajuda as empresas a ver o que precisa ser feito, quem está disponível para fazer e quando precisa ser concluído, tudo em um só lugar.

Esse tipo de calendário de gerenciamento de projetos é útil para empresas que querem acompanhar recursos e tarefas dentro de um projeto. O layout da visão Calendário da Hive permite aproximar se você quiser focar em uma semana específica ou afastar para ver os próximos meses de relance. A função de arrastar e soltar permite mover tarefas para outros dias direto no calendário, enquanto as etiquetas da Hive permitem dar cores específicas às tarefas para uma organização visual ainda melhor.

Além disso, a Hive se integra a outras ferramentas de agenda populares, como o Google Agenda e o Outlook, para que você também acesse suas reuniões e eventos da empresa no mesmo painel. E, se alguém da sua equipe prefere ver as tarefas em outra visão, como Kanban, Gantt ou Tabela, a Hive também tem. É um calendário de gerenciamento de projetos com total flexibilidade, que dá a você e à sua equipe o poder de resolver todas as próximas tarefas.

Como escolher o calendário de gerenciamento de projetos certo

Agora que você já conhece os calendários de gerenciamento de projetos, é hora de escolher qual é o melhor para o seu negócio. A resposta nem sempre é preto no branco. A melhor solução para a sua empresa pode ser combinar dois ou mais tipos de calendário. Considere os fatores a seguir na hora de decidir:

• Tamanho da empresa: se você é uma pequena empresa com uma equipe de menos de 15 pessoas, um calendário padrão de gerenciamento de projetos pode ser tudo de que precisa. Se tem uma equipe grande ou vários projetos em andamento ao mesmo tempo, talvez precise de um calendário de recursos ou de gerenciamento de tarefas (ou ambos).

• A complexidade dos projetos: se os seus projetos são relativamente simples, com começo e fim claros, um calendário padrão de gerenciamento de projetos ajuda você a manter o ritmo. Se os projetos são mais complexos, com várias tarefas e marcos, um calendário de gerenciamento de tarefas ajuda a dividir o projeto em partes gerenciáveis.

• Disponibilidade da equipe: se a sua equipe está sempre em movimento ou trabalha em projetos diferentes em momentos diferentes, um calendário de alocação de recursos ajuda a acompanhar quem está disponível para trabalhar em quê e quando.

• Preferências da equipe: eu sempre adoro quando as empresas dão à equipe a liberdade de escolher o método de acompanhamento que funciona para ela. Algumas empresas descobrem que uma mistura de alocação de recursos e gerenciamento de tarefas funciona melhor para a equipe, e os funcionários gostam da transparência e da possibilidade de planejar de várias formas.

• Orçamento: existe uma variedade de soluções de calendário de gerenciamento de projetos no mercado, do gratuito ao nível enterprise. Escolha uma solução que caiba no seu orçamento e ofereça os recursos de que você precisa.

Quando se trata de calendários de gerenciamento de projetos, não existe solução única para todos. É essencial encontrar o tipo de calendário certo para as necessidades do seu negócio, da facilidade de uso e da flexibilidade ao orçamento e até ao consenso da sua equipe. Encontre uma plataforma que funcione para o seu negócio e veja se funciona de verdade!

Se você ainda não sabe qual tipo experimentar, recomendamos fazer um teste gratuito da Hive para conhecer os benefícios na prática. Com a Hive, você pode criar fluxos de trabalho personalizados, adicionar um número ilimitado de usuários e obter insights em tempo real sobre o desempenho da sua equipe.