Como um grande grupo editorial usa a Hive para divulgar e promover seus livros

Editora consolidada, esta cliente da Hive é líder no gênero de ficção científica e fantasia (SFF) há décadas e já ganhou todos os principais prêmios da área.

Colaboração e comunicação são essenciais para a editora, que realiza 98% do trabalho de marketing internamente, entre a equipe de marketing e a equipe de publicidade e promoção (ad promo). Juntas, as equipes de marketing e de ad promo criam uma grande variedade de materiais, de campanhas de anúncios digitais a materiais impressos, com o objetivo final de fazer os livros brilharem e se destacarem para os varejistas.

Os livros exigem longos prazos de planejamento. Durante todo esse processo, as equipes de marketing e de ad promo trabalham em contato especialmente próximo com o departamento de capas da editora, já que o design da capa tem um papel importante na aparência e no estilo dos materiais de marketing e promoção. Elas também trabalham de perto com os departamentos de divulgação e editorial no planejamento e na criação de novos materiais para um livro.

Conversamos com a Diretora de Publicidade e Promoção para saber como a editora usa a Hive para divulgar e promover seus livros com eficiência.

Antes da Hive: um sistema de gerenciamento de projetos remendado

Antes de usar a Hive, a editora acompanhava o trabalho de marketing com uma combinação de várias ferramentas de gerenciamento de projetos e plataformas de e-mail. Esse sistema dependia de ferramentas remendadas e não tinha a eficiência e a funcionalidade de que os profissionais de marketing precisavam. Junto com outra colega, a Diretora da equipe começou a explorar soluções de software de gerenciamento de projetos. 

“No início, duas de nós estávamos empolgadas para colocar uma nova solução de gerenciamento de projetos em prática”, explica ela. "Tivemos muita sorte de contar com bastante apoio da liderança do nosso departamento e da nossa divisão. Começamos a usar a Hive em outubro de 2019 e, apenas seis meses depois, na primavera de 2020, passamos a trabalhar de casa por causa da pandemia.” 

“A transição repentina para o trabalho remoto foi muito mais fácil para a nossa equipe com a Hive. Ela nos ajudou demais.” - Diretora de Publicidade e Promoção 

Atualmente, as equipes de marketing e de ad promo trabalham quase 100% remotamente, e algumas pessoas optam pelo trabalho híbrido. Vamos ver de perto como essas equipes usam a Hive para colaborar e organizar as operações do dia a dia.

Por dentro: usando os projetos da Hive para organizar autores e títulos

A equipe cria projetos principais para cada nome de autor, com subprojetos correspondentes para cada um dos títulos do autor. Esses projetos de título seguem uma estrutura de nomes específica, conforme o livro seja de capa dura ou brochura. Dentro de cada projeto de título há cartões de ação para cada atividade de marketing e promoção, agrupados por data de entrega ou por uma grande variedade de temas. 

Os cartões de ação podem variar em complexidade e escopo. Por exemplo, um cartão de ação pode conter uma atividade simples, como uma campanha de e-mail marketing, ou uma ação promocional bem maior, como um sorteio de produtos exclusivos ou de edições especiais do livro. Em um sorteio, o cartão de ação pode ter subações para acompanhar informações sobre os prêmios e os materiais de embalagem, ou até formulários do Hive Forms correspondentes para acompanhar as inscrições. Já um cartão de ação de e-blast teria apenas algumas subações para facilitar o envio do e-mail.

Essa estrutura de projetos na Hive facilita para as equipes de marketing e de ad promo rever as atividades anteriores que concluíram para cada autor e seus respectivos títulos. A equipe consegue ver com facilidade quais designers e profissionais de marketing trabalharam em um projeto específico, quem deixou comentários em elementos anteriores e quem deu opiniões no passado. Isso ajuda tanto os membros da equipe que trabalham na editora há anos quanto os novos contratados que acabaram de chegar.

“Temos um ótimo registro do nosso trabalho desde 2019, quando começamos a usar a Hive. Trabalhamos com os mesmos autores ao longo de muitos anos, então poder abrir esses arquivos e ver tudo é muito útil. E, como fazemos a maior parte do nosso trabalho na Hive, temos acesso a todos os detalhes dos nossos projetos anteriores.” - Diretora de Publicidade e Promoção

Usando o Hive Forms para criar modelos de solicitações e atribuir o trabalho

Os membros da equipe usam o Hive Forms para colocar o trabalho em andamento rapidamente. Cada envio de formulário cria um cartão de ação com todas as informações necessárias para executar a atividade ou criar a entrega, além de garantir que o trabalho seja encaminhado às pessoas certas.

Elas também criaram alguns formulários personalizados do Hive Forms que registram solicitações de acordo com a categoria específica do trabalho. Por exemplo, um formulário é usado para solicitações de mídia social paga, enquanto outro serve para materiais físicos. Elas também criaram um formulário “padrão”, que reúne qualquer trabalho geral que não se encaixe em uma categoria específica.

Nesses formulários, são coletadas informações sobre quem precisa ver a solicitação e quais especificações estão envolvidas. Essas respostas determinam, então, a quais colegas o cartão será atribuído e quantas subações serão listadas no cartão de ação.

Simplificando o feedback com revisão e aprovações

A empresa trabalha em um grande número de materiais de marketing e promoção para seus livros, então os profissionais de marketing são responsáveis por um alto volume de trabalho. E, como eles trabalham em contato próximo com outros departamentos  — incluindo os de divulgação, editorial e capas —, manter o fluxo de trabalho organizado e eficiente é fundamental. A funcionalidade de revisão e aprovações da Hive tem sido crucial para isso.

“Um dos grandes motivos pelos quais queríamos a Hive foi a função de revisão dentro dos cartões de ação da Hive”, explica a Diretora. Embora a equipe de marketing faça boa parte do planejamento fora da Hive, em colaboração com outros departamentos, todos os detalhes são depois registrados e acompanhados na Hive para que a equipe execute esses planos. 

A equipe tem um longo processo de aprovação, que sempre inclui colegas internos de marketing e muitas vezes inclui também usuários externos e até pessoas de fora da empresa. É na Hive que elas conseguem acompanhar todo esse processo e garantir que as pessoas certas aprovaram o trabalho.

Nas aprovações, o recurso de notificações da Hive ajuda todos a acompanhar o que precisa ser feito assim que surge. 

Conclusão

Usar a Hive permitiu que os profissionais de marketing da editora simplificassem o trabalho do dia a dia, centralizassem o processo de aprovação e fortalecessem a comunicação entre equipes remotas.

A Diretora conclui: “nossos profissionais de marketing estão todos muito à vontade com a Hive neste momento. Todo mundo está a bordo, desde quem usa a Hive desde o começo até quem acabou de começar a trabalhar na Tor. Temos um sistema muito bom, e eles se sentem à vontade para postar suas anotações e feedbacks na Hive e usar as notificações para ver o que surgiu e manter as coisas andando.”

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