Como a Scale Media dobrou sua receita ano após ano com a Hive

A Scale Media é uma empresa orientada por tecnologia que cria marcas de venda direta ao consumidor nos setores de suplementos e beleza, entre elas Hair La Vie, Simple Beauty e Live Well. Estamos chegando rapidamente a 130 funcionários e temos cerca de 73 produtos em nossas marcas. Nos últimos três anos, dobramos a receita a cada ano, com o apoio dos poderosos recursos de gerenciamento de projetos da Hive.  Ficamos muito felizes em receber o Prêmio de Eficiência Operacional & Gerenciamento de Projetos 2020 da Hive pelo nosso trabalho na plataforma, que nos ajudou a lançar 20 produtos só em 2020, com mais 9 lançamentos previstos para este ano. 

Conseguimos esse planejamento meticuloso e essa excelência operacional graças à Hive. - Ziv Haklili, cofundador

Quando começamos a procurar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, queríamos uma tecnologia intuitiva, fácil de usar e nada intimidadora, já que nossa organização reunia pessoas com níveis variados de experiência em gerenciamento de projetos. Antes de conhecer a Hive, guardávamos as informações no Google Docs, o que dificultava a consolidação dos dados e deixava a equipe desorganizada. Também precisávamos de uma ferramenta com visualização Kanban, para conduzir nossos Kanbans semanais.  Quando encontramos a Hive, soubemos que tínhamos achado a solução para nossos problemas de organização e gerenciamento de projetos. A Hive era fácil de usar e de implantar em toda a organização, e oferecia visualizações de projeto flexíveis, incluindo a visualização Kanban de que precisávamos, a visualização Gantt, a visualização de calendário e muito mais. Na Hive, organizamos nossos projetos por marca, então cada marca tem um projeto principal, sob o qual ficam todos os outros projetos secundários. Um exemplo de como nosso sistema de projetos funciona é a marca LiveWell: temos uma pasta principal "LiveWell" e, abaixo dela, quatro projetos secundários, que incluem áreas como marketing e operações. As tarefas individuais dos projetos secundários são organizadas com etiquetas, como design, software ou e-mail, o que ajuda nossas equipes a filtrar centenas de ações.  Não usamos projetos apenas para clientes, mas também para o acompanhamento e a gestão interna do negócio, de projetos operacionais a projetos de crescimento de carreira e retenção de talentos. Depois de concluídos, os projetos são arquivados, marcando o fim do ciclo de vida. Assim, só as informações relevantes aparecem no nosso painel da Hive a cada momento. Do ponto de vista executivo, a Hive mudou por completo a forma como executamos o planejamento trimestral, pois a visualização Gantt sustenta o planejamento dos projetos principais e alimenta a excelência operacional. Com gráficos de Gantt gerais, a equipe executiva, sempre ocupada, consegue consolidar as informações em minutos. Os gráficos de Gantt também são usados por equipes de toda a Scale, principalmente a de design e desenvolvimento, para garantir que o cronograma e os materiais certos estejam prontos nas passagens internas de trabalho. As visualizações de resumo também são essenciais para líderes de equipe e executivos, pois ajudam a filtrar projetos por departamento e por pessoa. Usamos mais de 110 etiquetas diferentes para agrupar ações, o que torna a ordenação na visualização de resumo muito simples. Bônus: as etiquetas são coloridas por projeto, e cada cor corresponde a uma etiqueta específica. A liderança até tem uma visualização de resumo especial, que exporta para os fundadores, para que eles entendam as ações críticas e o andamento dos projetos em toda a empresa. O uso aprofundado das visualizações de resumo impulsiona o negócio da Scale e aumenta a eficiência em todas as áreas, pois essa visualização consolida as informações de um jeito que nenhuma outra ferramenta consegue. Além disso, como temos cinco marcas que compartilham os recursos da agência criativa interna, a Hive também ajuda nossa equipe a alocar recursos e planejar com eficiência. A agência criativa reúne equipes como design, desenvolvimento de software, vídeo, e-mail e análise de dados, e não conseguiríamos alocar recursos nem planejar de forma coesa sem a Hive. Nosso diretor criativo também usa com frequência a revisão e aprovação da Hive para analisar qualquer documento criativo que chegue à sua mesa. Na verdade, ele gosta tanto de fazer revisões na Hive que só revisa ou aprova um documento se ele tiver sido carregado corretamente na Hive. A Hive também tem um papel importante na gestão do nosso tempo: usamos o controle de tempo da Hive para avaliar o aumento descontrolado de escopo e garantir que cumpramos os prazos em todos os departamentos. Fazemos isso criando estimativas de tempo para cada tarefa e usando o controle de tempo para medir a duração delas e entender se nossa estimativa inicial estava correta. Isso ajuda a organização a saber quanto tempo as tarefas levam, para atribuir melhor os projetos no futuro. A Hive foi especialmente importante desde que passamos ao trabalho remoto, que mudou totalmente a forma como nossa equipe se comunica. Para a liderança, que precisa gerenciar dezenas de pessoas, a Hive foi uma verdadeira salvação na transição para o trabalho remoto.

Desde que passamos ao trabalho remoto, aumentamos a produtividade em todas as marcas com a Hive, algo que nunca imaginamos ser possível. - Nicole Khandhar, diretora de operações

No geral, o crescimento da Scale no último ano com a Hive foi impressionante, e recursos como Gantt, controle de tempo, projetos principais e secundários e etiquetas ajudaram a acelerar o trabalho em todas as equipes. Sem a Hive, nosso crescimento exponencial não teria sido possível.