Fazer uma coisa de cada vez rende mais do que fazer várias ao mesmo tempo?

Todo mundo conhece alguém assim: aquela pessoa que consegue cuidar de seis tarefas ao mesmo tempo e entregar todas sem falhas. Os multitarefas. Há muito tempo se acredita que eles estão fazendo algo certo. Que já descobriram o segredo. Mas e se disséssemos que, na verdade, quem faz uma coisa de cada vez é que está à frente, como se diz, da curva? Fazer uma tarefa por vez é exatamente o que o nome diz: trabalhar em uma, e somente uma, tarefa de cada vez, dedicando 100% da sua energia a ela. Isso vale para tarefas dentro e fora do trabalho, e se resume a uma hipótese simples: fazer uma coisa de cada vez deixa você mais produtivo. Pode parecer contraintuitivo, já que nos disseram por muito tempo que quem faz várias coisas ao mesmo tempo é mais avançado, mais inteligente e mais eficiente.  A multitarefa é, na verdade, um mito, e nos últimos dez anos pesquisas sugerem que focar em uma tarefa por vez é o segredo para fazer mais. Como isso funciona exatamente? Vamos ver alguns dos benefícios de se concentrar em uma tarefa por vez.

Focar em uma tarefa melhora o desempenho

Quando você se concentra em uma única tarefa, limita a troca de contexto e o tempo perdido pulando de uma tarefa para outra. Foi comprovado que a multitarefa faz as coisas levarem 40% mais tempo para ficar prontas. Portanto, focar em uma tarefa por vez melhora a eficiência geral, pois você consegue fazer mais em menos tempo.  Fazer uma coisa de cada vez também reduz o estresse e o esgotamento que você sentiria ao espremer um monte de tarefas pequenas em uma só sentada. Nos últimos 20 anos, o esgotamento tecnológico ficou cada vez mais difícil de controlar, já que se espera que a gente monitore vários dispositivos, aplicativos e contas de e-mail 24 horas por dia, 7 dias por semana. Concentrar-se em uma tarefa é uma ótima maneira de evitar cair na armadilha estressante de estar sempre conectado. Veja um e-mail de cada vez. Responda a uma mensagem do Slack de cada vez, sem responder a um SMS no meio dela. Tudo fica mais fácil.

Libera um espaço valioso no cérebro

Você sabia que nosso cérebro tenta processar 11 milhões de bits de informação por segundo, mas na prática só consegue processar 40? Isso significa que a maior parte do que você observa nem chega a ser processada. Ou seja, quem faz multitarefa não está de fato fazendo várias coisas ao mesmo tempo, está só tentando. Foi comprovado que quem faz várias tarefas está, na verdade, alternando entre elas a um ritmo que reduz a eficiência e a produtividade gerais. Então, por que não limitar as entradas e focar em uma tarefa por vez? Ao fazer uma coisa de cada vez, você diminui a quantidade enorme de estímulos que o cérebro tenta processar e canaliza todo o seu foco em um só ponto. Isso aumenta a chance de entender ou concluir essa tarefa.

Tarefas únicas são mais fáceis de acompanhar

Quantas vezes você tentou fazer várias coisas ao mesmo tempo e acabou esquecendo uma delas por completo? Imagine que você está abrindo um negócio novo. Escrever o conteúdo da página inicial do site e, ao mesmo tempo, criar um design de logotipo parece mais produtivo, mas você provavelmente vai gastar mais tempo só lembrando onde parou em cada tarefa a cada vez que alterna entre elas. Quando fazemos várias coisas ao mesmo tempo, fica muito mais difícil acompanhar o progresso de cada uma, pois o cérebro precisa trocar e conciliar o tempo todo o que foi feito na tarefa A com o que foi feito na tarefa B. Estamos complicando demais a nossa vida. Quando você faz uma tarefa por vez, o cérebro tem uma tarefa, e só uma, para acompanhar e responder, o que aumenta a sua capacidade de levá-la até o fim com sucesso. Isso não significa que você não possa dividir uma tarefa em subtarefas. Na verdade, nós recomendamos. Usar a Hive para dividir tarefas em etapas menores e mais simples tem muito impacto e ajuda você a se manter organizado.

A multitarefa pode ter efeitos negativos de longo prazo no cérebro

Pense no seu cérebro como um computador superpotente. Quando você está com 123 abas abertas, três programas da Adobe rodando e tentando assistir a uma série na Netflix, o computador fica lento. O mesmo acontece no nosso cérebro. Pesquisas comprovaram, por meio de ressonâncias magnéticas do cérebro de pessoas multitarefa, que realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo reduz a densidade do córtex cingulado anterior. Isso não é nada bom, já que essa parte do cérebro é importante para o controle de impulsos e para a empatia. Para frear esse processo, tente se concentrar em uma aba de cada vez. A longo prazo, seu cérebro vai agradecer.

Como fazer uma tarefa de cada vez?

Agora que entendemos as vantagens incríveis de focar em uma tarefa, vamos ver algumas formas de começar. Uma das mais populares é trabalhar em pequenos intervalos, idealmente de cerca de 18 minutos, que é a nossa capacidade natural de atenção como seres humanos. Se reservarmos 20 minutos por tarefa, conseguimos concentrar nossa atenção limitada em uma coisa específica. Isso reduz o tempo que o cérebro tem para ficar pulando de assunto. Outra ótima maneira é eliminar todas as distrações do seu espaço de trabalho. Sim, isso inclui celulares, Apple Watches, iPads, tudo. Feche todas as janelas extras do computador e sente-se só com a aba ou a tela de que você precisa para trabalhar. Isso também ajuda a manter o cérebro sob controle e focado. Usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas ou de projetos é outra forma fácil de manter o foco em uma coisa por vez. Com a Hive, você acompanha cada tarefa dentro de projetos maiores, com prazo e responsáveis. Quando estiver pronto para concluir uma tarefa, basta abrir sua lista de tarefas e encontrar a ação em que quer se concentrar. Ao terminar, marque a tarefa como concluída e passe para a próxima. Não dá para ser muito mais fácil do que isso. Por fim, procure ficar presente nas reuniões. Como a maioria de nós trabalha remotamente, pode ser difícil manter a atenção na reunião do Zoom do começo ao fim. Mas vale a pena. Ao canalizar sua atenção para a reunião em andamento, você evita que o trabalho escape pelas brechas, evita falhas de comunicação e faz com que os comentários e as apresentações dos colegas pareçam importantes. Outro benefício de fazer uma coisa de cada vez é que as pessoas com quem você fala ou interage se sentem valorizadas e importantes, o que ajuda muito tanto no trabalho quanto na vida pessoal.

No geral, está claro que fazer uma tarefa por vez traz benefícios enormes, difíceis de ignorar, e pode ser o caminho do futuro. Dito isso, durante a crise da COVID-19, alguns de nós podem não ter condições de trabalhar em apenas uma tarefa por vez. Talvez estejamos cuidando dos filhos, ajudando com a escola ou lidando com um monte de outros imprevistos. Mas fique tranquilo: mesmo reduzir a multitarefa para 2 ou 3 tarefas por vez pode aumentar a produtividade em 30%. Afinal, quem precisa de 123 abas abertas?