4 desafios comuns no gerenciamento de projetos e como resolvê-los

Quantas vezes você começou um projeto, ou tentou começar, e se sentiu travado antes mesmo de sair do lugar? Todos nós já passamos por isso e enfrentamos esses desafios de gerenciamento de projetos, mas, com as inovações recentes da tecnologia, podemos usar várias ferramentas para garantir que os projetos saiam do papel.

O gerenciamento de projetos costuma envolver vários desafios que podem atrapalhar o início, a execução e a conclusão bem-sucedidos dos projetos. Entre eles estão a falta de clareza do projeto para toda a equipe, a comunicação fragmentada, a alocação limitada de recursos, o aumento descontrolado do escopo e a gestão ineficaz do tempo.

A boa notícia é que as ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a resolver esses desafios, oferecendo um lugar central em que os colegas veem e compartilham informações, o que é o ponto de partida mais importante. Sem um lugar centralizado para se comunicar e guardar informações, nada produtivo será feito.

Com dicas e ferramentas, os gerentes de projetos conseguem superar esses desafios comuns e garantir que a execução e a entrega corram bem. Ainda tem curiosidade sobre os desafios que as ferramentas de gerenciamento de projetos resolvem? Continue lendo para saber mais.

4 desafios comuns no gerenciamento de projetos

Estes são quatro dos desafios de gerenciamento de projetos mais comuns que vemos em equipes que querem começar a usar a Hive.

Problema: falta de clareza sobre as etapas do projeto

Quando um projeto começa, pode haver um objetivo central em mente, mas nenhum caminho claro para chegar lá. Isso pode causar problemas no projeto e colocar sua produtividade em risco desde o início. E ninguém quer começar um projeto discutindo com colegas ou com o gerente sobre o melhor caminho a seguir.

Solução: planejador de projetos com IA do HiveMind

A boa notícia é que a IA ficou tão inteligente que pode planejar projetos para nós. Adicionamos à Hive um novo nível de funcionalidade de IA que monta projetos e próximos passos diretamente a partir dos cartões de ação, eliminando um dos desafios mais difíceis do gerenciamento de projetos.

No canto superior direito do cartão de ação, você vai ver uma lâmpada roxa. Ao clicar nela, nossa ferramenta de IA "Sugere próximos passos" e monta o plano do projeto para você. A partir daí, a Hive gera todas as etapas essenciais para o seu projeto sair do chão.

E o melhor? Você não precisa copiar nem colar nada: adicionamos tudo como ações para você, e você pode atribuir cada parte do projeto ao colega certo.

Problema: recursos limitados ou confusão sobre disponibilidade

Conforme os projetos avançam, tarefas ou subprojetos podem ser adicionados ao longo do caminho e se acumulam rápido. Às vezes, um projeto que você previa levar 4 semanas leva 4 meses, e é preciso mudar de rumo para dar conta disso. Esse é um dos desafios mais difíceis do gerenciamento de projetos.

Em vez de deixar o prazo assustador do projeto pairar sobre você, usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos com funcionalidade de capacidade e alocação de recursos pode facilitar muito a sua vida.

Solução: controle de tempo e alocação de recursos

O controle de tempo e a alocação de recursos são componentes comuns das ferramentas de gerenciamento de projetos, e a Hive tem excelentes funcionalidades de controle de tempo, planilhas de horas e alocação de recursos, que podem ser personalizadas de acordo com as necessidades da sua equipe. Na Hive, você pode registrar o seu tempo direto no cartão de ação em que está trabalhando. Basta editar o tempo "Total" ou usar nosso gravador de tempo, que faz o trabalho para você.

Para um trabalho de alocação e distribuição de recursos mais complexo, o melhor é usar nosso aplicativo de alocação de recursos.

Há duas abordagens principais para exibir as atribuições de recursos no painel de alocação de recursos, e elas podem ser usadas em conjunto:

1. Atribuições no nível da ação

2. Atribuições no nível do projeto

1. Atribuições no nível da ação

Para usar a alocação de recursos no nível da ação, as ações precisam ter algumas informações-chave preenchidas:

• Responsável (ou seja, quem é responsável por esta ação)

• Estimativa (ou seja, o tempo estimado que esperamos que esta ação leve)

• Data de vencimento (e data de início, se a ação durar vários dias)

Com base nessas informações, a ação será posicionada no painel de alocação de recursos, que calcula o total de tempo estimado para cada período. Você pode clicar na ação no painel para abri-la e ver mais detalhes ou fazer atualizações.

2. Responsáveis no nível do projeto

Para mostrar no painel de alocação de recursos quando uma pessoa vai trabalhar em um projeto, vá até o nome dela no painel e clique e arraste para criar uma nova alocação no nível do projeto. Clique em Confirmar atribuição quando estiver pronto para avisar a pessoa sobre a nova atribuição!

Com as opções de filtro, você pode filtrar o painel de alocação de recursos para exibir apenas projetos, pessoas, equipes, funções, fases, etiquetas e outras tags de usuário personalizadas específicos.

As possibilidades são infinitas com a funcionalidade de alocação de recursos no gerenciamento de projetos, que pode mudar por completo a forma como sua equipe trabalha em conjunto.

Problema: falta de comunicação centralizada

Quando há e-mails chegando, Slacks apitando, arquivos do Dropbox sendo enviados e conversas no Teams rolando, tudo pode ser ESTRESSANTE. Esse é um dos desafios de gerenciamento de projetos mais estressantes que já vimos em equipes e organizações. Recomendamos reunir a comunicação sobre projetos e ações em uma única fonte central da verdade. Sem isso, os projetos podem atrasar semanas ou meses por causa de pequenas falhas de comunicação ou erros.

Solução: chat e página inicial da ferramenta de gerenciamento de projetos

Para centralizar a comunicação com sucesso, você precisa de uma ferramenta com chat, armazenamento e compartilhamento de arquivos e gerenciamento de projetos. A Hive é uma ótima opção, que pode ser usada junto com canais que você já tem, como o Slack, e também integrada a outras ferramentas, como o Gmail e o Dropbox.

Melhor ainda, nossa página de Atividade do espaço de trabalho mostra o quadro COMPLETO de tudo em que sua equipe ou organização está trabalhando todos os dias, para você não precisar encher as pessoas de perguntas o dia inteiro.

Problema: "fontes da verdade" demais

Assim como no "problema" anterior, este vem de métodos de comunicação dispersos combinados com a falta de um acompanhamento de progresso simplificado, o que pode atrapalhar a conclusão e o crescimento do projeto. Se você tem materiais no e-mail que precisam ser avaliados, mas só usa o Slack para comentar, fica difícil para quem chega ao seu espaço de trabalho, à sua equipe etc. ter o quadro completo do que está acontecendo.

Solução: aplicativos e integrações na Hive

Felizmente, ferramentas modernas de gerenciamento de projetos, como a Hive, têm funcionalidades adicionais, como os Hive Apps e as integrações, para reunir (e guardar!) todas essas informações em um só lugar. Nosso aplicativo mais usado é o de revisão e aprovação, que oferece aos usuários um portal para dar feedback e opiniões sobre materiais.

Bônus: ele deixa um registro para qualquer outro colega que precise de informações sobre materiais, aprovações e em que pé as coisas estão, eliminando um dos desafios mais complexos do gerenciamento de projetos (a entrada de novos colegas e a tarefa de deixá-los a par de tudo). Integrações como as do Google Mail e do Slack também ajudam a manter essa fonte única da verdade, e as sincronizações bidirecionais entre essas ferramentas são especialmente úteis.

Experimente a Hive gratuitamente

A boa notícia? Você não precisa pagar nada para começar a usar ótimas ferramentas de gerenciamento de projetos, como a Hive. Nossos planos Free e Starter são ideais para iniciantes enquanto você decide se a Hive é a escolha certa. Todos os nossos planos também têm 14 dias de teste gratuito. Uhul!

Você tem outros desafios de gerenciamento de projetos em que precisa de ajuda? Conte para nós e criaremos um fluxo de trabalho personalizado na Hive para ajudar, por mais complexo que seja o seu desafio. Não existem desafios "comuns demais" no gerenciamento de projetos: tudo afeta cada equipe de um jeito, e adoraríamos ajudar.