6 formas eficazes de melhorar a comunicação com as partes interessadas

Como gerente de projetos, uma das suas tarefas mais essenciais é a comunicação com as partes interessadas. Esse trabalho envolve se comunicar com todas as pessoas que têm interesse direto no seu projeto. Essas partes interessadas podem incluir membros da equipe interna, parceiros e investidores externos e até clientes.

Se você quer garantir que as partes interessadas estejam bem informadas e engajadas no seu negócio, precisa encontrar formas eficazes de se comunicar com elas. Neste artigo, vamos falar sobre alguns dos melhores métodos de comunicação com as partes interessadas e por que é fundamental manter os canais de comunicação abertos em todas as áreas do seu negócio.

Defina quem são as suas partes interessadas

O primeiro passo para uma comunicação eficaz é identificar quem são as suas partes interessadas. Elas são grupos ou pessoas que têm interesse direto no seu projeto ou na sua empresa. Podem estar envolvidas diretamente no projeto ou ser afetadas pelos resultados dele. Os tipos de partes interessadas incluem:

• Membros da equipe interna

• Parceiros ou investidores externos

• Clientes

Depois de identificar com qual grupo você está trabalhando, é preciso avaliar as necessidades e os objetivos dele. De quais informações essas pessoas precisam? Quais são as metas e os objetivos delas? Ao entender o que as partes interessadas querem, você adapta a comunicação para atender às necessidades delas.

Construa um relacionamento com as partes interessadas

Depois de identificar e avaliar as partes interessadas, é hora de construir um relacionamento com elas. Isso significa criar confiança e proximidade para que se sintam à vontade para se comunicar com você. É importante lembrar que a comunicação com as partes interessadas é uma via de mão dupla. Você precisa ser aberto e honesto com elas e ouvir suas preocupações.

Ao construir um relacionamento sólido com as partes interessadas, você consegue se comunicar com elas de forma eficaz sobre o projeto em andamento. Elas também terão mais chances de confiar em você e dar um feedback sincero. As formas de construir esse relacionamento dependem do tipo de parte interessada e variam entre equipe interna, parceiros externos e clientes.

Os membros da equipe interna são o grupo mais acessível, já que você provavelmente já tem um relacionamento com eles. Eles já estão muito próximos do projeto, e você pode começar a compartilhar informações sendo aberto e honesto sobre o projeto e envolvendo-os no processo de decisão desde o primeiro dia. Os parceiros ou investidores externos são mais difíceis de alcançar, pois você talvez não tenha um relacionamento prévio. Para estabelecer essa relação, você precisará dar passos extras, ser o mais transparente possível sobre o projeto e enviar atualizações regulares sobre o andamento.

Os clientes são um grupo muito parecido com os parceiros ou investidores externos. Com eles, você precisa responder rápido às necessidades e preocupações. Também é bom mantê-los atualizados sobre o status do projeto e sobre qualquer mudança que possa afetá-los.

6 formas eficazes de se comunicar com as partes interessadas

Depois de identificar cada grupo de partes interessadas, o próximo passo é criar formas de se comunicar com eles. Embora cada grupo tenha necessidades próprias, a maneira de se comunicar com eles será parecida. Veja abaixo seis formas de se comunicar com as suas partes interessadas, não importa o quanto o projeto as envolva.

1. Crie um plano de comunicação:

Ele deve incluir quais informações você precisa comunicar, quando precisa transmiti-las e como vai compartilhá-las. Esse plano ajuda a manter todos na mesma página e garante que ninguém fique no escuro sobre o projeto. Para garantir que todos tenham as informações de contato certas, você pode usar um cartão de visita digital ou compartilhar um documento com os e-mails e telefones de todos os participantes do projeto.

2. Reuniões regulares com as partes interessadas:

As reuniões são uma ótima oportunidade para atualizar as partes interessadas sobre o andamento do projeto e receber o feedback e as ideias delas. Elas devem ser agendadas com regularidade, por exemplo, uma vez por mês ou a cada duas semanas.

3. Relatórios de status:

Os relatórios de status são outra ótima forma de manter as partes interessadas atualizadas sobre o projeto. Eles podem ser enviados por e-mail ou apresentados nas reuniões.

4. Site ou portal do projeto:

Um site ou portal do projeto é outra forma de compartilhar informações com as partes interessadas. Ele pode ser usado para publicar atualizações do projeto, compartilhar documentos e acompanhar o progresso.

5. Pesquisas com as partes interessadas:

As pesquisas podem ser usadas para obter feedback em tempo real das partes interessadas sobre um projeto.

6. Reserve espaço para perguntas e respostas:

Em cada reunião ou atualização com as partes interessadas, reserve um tempo para perguntas e respostas. Assim, elas podem tirar as dúvidas que tiverem, e você garante que entendam o projeto.

Mantenha-se no rumo com um programa de gerenciamento de projetos

Uma das melhores formas de manter os canais de comunicação abertos é usar um software de gestão de partes interessadas ou de gerenciamento de projetos. Esse tipo de software permite acompanhar toda a comunicação com as partes interessadas em um só lugar. Ele também oferece um local central para armazenar documentos e arquivos do projeto. Um bom software de gestão de partes interessadas é a Hive. Com a Hive, você cria tarefas e subtarefas, define prazos, atribui membros da equipe e adiciona comentários. Ela também tem um chat nativo que permite acompanhar em um só lugar toda a comunicação com as partes interessadas. A Hive se integra a milhares de outros programas, então sua equipe externa não precisa mudar nenhum dos processos internos, e as automações mantêm todos acompanhando no ritmo certo.

Benefícios da comunicação com as partes interessadas

Com o relacionamento estabelecido, você precisa continuar mantendo os canais de comunicação abertos. Isso significa se comunicar com regularidade, mesmo quando não há novidades. As partes interessadas precisam sentir que fazem parte do processo e que suas ideias são valorizadas. Manter esses canais abertos traz muitos benefícios, entre eles:

• Melhores resultados nos projetos

• Mais transparência

• Maior engajamento das partes interessadas

• Decisões melhores

• Resolução mais rápida de problemas

A comunicação com as partes interessadas é essencial para qualquer gerente de projetos que queira ver seu projeto dar certo. Seguindo as dicas deste artigo, você garante que as partes interessadas estejam sempre bem informadas e engajadas no seu negócio.