6 desperdícios de tempo que você talvez nem perceba que comete

Se você está com dificuldade para gerenciar o seu tempo e não consegue entender por quê, talvez esteja caindo em alguns desperdícios de tempo sem nem perceber. Aqui, a consultora de carreira e autora Laurie Ruettimann, ex-líder de recursos humanos em empresas como Monsanto e Pfizer, conta à Hive como parar de perder tempo e retomar o controle da sua agenda.

1. Fazer coisas demais (ou de menos)

Ruettimann diz que os desperdícios de tempo típicos no escritório são a fofoca e as redes sociais. Mas alguns desperdícios menos conhecidos são, na verdade, coisas que parecem ajudar o seu desenvolvimento profissional.

"Nesse cenário, há dois tipos de trabalhadores", diz Ruettimann. "Os que usam o tempo extra para assumir mais trabalho ou buscar oportunidades de desenvolvimento e os que aproveitam o tempo livre para fazer compras online e ver vídeos de cachorros no TikTok."

Ruettimann observa que fazer qualquer uma das duas coisas em excesso pode prejudicar o trabalho. Seja perdendo tempo com algo que parece produtivo ou improdutivo, você precisa analisar por que está fazendo aquilo e como isso beneficia os projetos que realiza com a sua equipe. Caso contrário, você só estará fazendo trabalho para parecer ocupado, o que pode ser tão ruim quanto não fazer nada.

Se você não consegue priorizar e acaba trabalhando demais ou de menos, as prioridades dos cartões de ação da Hive ajudam você a manter o foco. Os diferentes níveis de prioridade não são definidos só por você; são um esforço de equipe, então você pode contar com um sistema definido para se manter organizado mesmo quando se sentir desorganizado.

2. Ser lento demais

Outro desperdício de tempo, diz Ruettimann, é ir devagar demais. Seja gastando tempo demais em uma tarefa específica ou se arrastando pela sua lista de tarefas atrás da próxima coisa a fazer, você queima tempo se não for atento ao pular de uma janela para outra ou ao entrar no Slack a cada poucos minutos.

"Listas de tarefas são indispensáveis para quem se distrai", diz Ruettimann. A Hive oferece ferramentas como uma visualização personalizada das suas ações, para que você saiba exatamente o que está na sua agenda do dia.

Ruettimann também recomenda procurar os seus supervisores se você estiver com dificuldade para não perder tempo.

"Você também pode pedir que o seu gestor ajude a manter você no rumo", acrescenta ela, "com reuniões semanais de acompanhamento e conversas individuais." O Hive Notes permite fazer anotações em conjunto com o seu gestor durante uma reunião de acompanhamento e criar tarefas para você concluir depois que a reunião terminar.

3. Ter medo de errar

Ruettimann explica que ficar ansioso demais com possíveis mal-entendidos ou deslizes pode fazer você perder tempo sem querer.

"As pessoas também perdem tempo por medo de tomar decisões", diz Ruettimann. "A ironia é que essas pessoas acabam demitidas ou preteridas em promoções mais adiante porque nunca assumem riscos."

Acredite ou não, a Hive tem ferramentas que ajudam a reduzir o medo de errar. Com as ferramentas simples de revisão e aprovação, você pode ficar tranquilo sabendo que o seu trabalho será revisado por todos os colegas de quem você precisa de opinião e que a sua ação só será concluída quando estiver do jeito certo.

4. Depender demais dos outros

Embora o trabalho em equipe seja essencial em qualquer emprego, Ruettimann diz que depender demais dos outros em tarefas que você mesmo pode fazer leva a perder tempo. Você não deveria ter dúvidas sobre o seu desempenho; mesmo que seja novo na equipe, conferir tudo com um colega pode estar consumindo uma boa parte do seu dia de trabalho. Você foi contratado porque é especialista na sua área, diz Ruettimann, e não deveria sentir que precisa de validação o tempo todo para acreditar nas suas capacidades.

"Ao tentar ser um "jogador de equipe", os profissionais complicam demais as coisas e atrasam a equipe", explica Ruettimann. "Você foi contratado para fazer o seu trabalho. Apoie-se na sua experiência. Arrisque."

Mesmo que sinta que precisa de alguma orientação, você pode ter certeza de que a Hive está do seu lado quando quiser abrir as asas e voar sozinho. Mesmo que você se esqueça de enviar o link da reunião no Zoom, pode usar as integrações da Hive para iniciar uma reunião improvisada no Zoom e convidar todos do chat em grupo da sua equipe de uma só vez.

5. Achar que você tem tempo demais

Outra forma de desperdiçar tempo é presumir que você tem mais tempo do que realmente tem. Ruettimann diz que, mesmo que a maior parte do seu trabalho possa ser feita em menos tempo do que você passa no escritório, isso não significa que você possa relaxar no resto da semana de trabalho.

Ruettimann conta que o pai dela costumava dizer para desperdiçar o máximo de tempo possível no trabalho, e isso lhe ensinou uma lição valiosa sobre manter uma ética de trabalho sólida.

"Foi uma decisão consciente dele, e resumia o que ele sentia sobre o trabalho: é coisa de otário. Se ele podia perder tempo e ainda ser pago por isso, perdia."

É importante nunca comprometer a sua ética de trabalho jogando fora o tempo que você acha que tem. Se quiser dar uma pausa, faça pausas razoáveis e intencionais que permitam recarregar as energias. A Hive permite personalizar um status de usuário, avisando aos colegas que você está em uma reunião, tomando um café ou até dando uma volta rápida, para que você sinta que está sendo responsável pelo seu tempo.

6. Esperar por outra pessoa que perde tempo

Ruettimann diz que, se você fica esperando alguém que sabe que perde tempo, pode acabar perdendo tempo também.

"Se um colega de equipe é desfocado ou perde tempo, seja um "líder entre pares" e dê o exemplo dos valores que são importantes para você", diz ela. "Registre quando você não conseguir fazer o seu trabalho por causa do seu colega. E esteja pronto para dizer não quando esse colega desorganizado, que perde tempo, pedir que você faça um esforço extra para cobrir os erros dele.

Ruettimann enfatiza que limites são imprescindíveis ao lidar com alguém que perde tempo. Se você está em um projeto com alguém que pode ser assim, a Hive tem ferramentas de controle de tempo em que você pode adicionar uma estimativa de tempo para a duração de uma ação. Assim, se as tarefas não estiverem sendo concluídas no prazo, você consegue ver onde estão as lacunas e ter uma conversa sincera com o seu colega sobre como seguir em frente.

A Hive é a primeira plataforma de produtividade do mundo construída de forma democrática. Saiba como podemos ajudar você, aqui.