Mit Automatisierung klüger statt härter arbeiten

Automatisierung bedeutet per Definition, mit Technologie Zeit zu sparen und dabei möglichst wenig menschliches Eingreifen zu brauchen. In Ihrem Alltag ist vieles automatisiert, ohne dass Sie darüber nachdenken, etwa Waschmaschinen, Thermostate und automatische Rechnungszahlung. Automatisierung reduziert unnötige Arbeit, verfeinert Prozesse und macht Abläufe insgesamt schlanker. Außerdem gibt sie Ihnen meist ordentlich Zeit zurück: Wenn Sie komplizierte Prozesse und Aufgaben automatisieren, sparen Sie Ihrem „zukünftigen Ich“ mehrere Stunden. Wer würde Wäsche nicht lieber automatisch waschen als von Hand? In einer Zeit, in der Technologie und Tools für Remote-Arbeit schneller wachsen denn je, bietet Hive mehrere Möglichkeiten, Aufgaben und Aktionen direkt in der App zu automatisieren. Um die Automatisierungsfunktionen von Hive zu nutzen, öffnen Sie einfach das Dropdown-Menü auf der rechten Seite und wählen „Automatisierung“. Dort gelangen Sie in die Automatisierungszentrale, in der Sie Automatisierungs-Workflows verwalten, aktivieren oder entfernen können. Anschließend weisen Sie den Workflow einem Projekt zu und fügen Buttons hinzu. Die Buttons erscheinen unten auf jeder Karte der Projekte, für die dieser Workflow gilt. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Arbeit in Hive mit wenigen Klicks automatisieren und vereinfachen.

Aufgaben zur Delegation der Teamleitung zuweisen

Wenn in einem Projekt die meisten Aufgaben erst der Teamleitung zugewiesen werden, bevor sie an einzelne Teammitglieder gehen, sparen Sie mit einem Button „Aufgabe zuweisen“ Zeit. Ein Beispiel: Ich arbeite bei einem Immobilienunternehmen, das Objekte inseriert und vertritt, und ich bin die Teamleitung. Dann würde mir jede neue Karte zuerst zugewiesen, bevor ich sie an eine andere Maklerin oder einen anderen Makler weitergebe. Wie das auf der Karte oben aussieht, sehen Sie dort. Nach dem Klick weist der Button die Karte automatisch der von Ihnen gewählten Person zu.

Labels zu Karten hinzufügen

Labels sind eine gute Möglichkeit, Aufgaben über mehrere Projekte hinweg mit wenigen Klicks zu verfolgen. Ein Button, der beim Klick automatisch ein Label zu einer Karte hinzufügt, eignet sich für Teams, die teamweite Aufgaben über Labels ansehen. Im selben Immobilienbeispiel könnte das Team mit der Label-Ansicht alle Karten mit dem Label „Miami“ oder „New York“ übersichtlich gruppiert anzeigen. Wenn Sie dann bestimmte Teammitglieder für bestimmte Objekte an bestimmten Standorten einsetzen möchten, können Sie jedem Button eine zusätzliche Operation hinzufügen. Dann erledigt ein Button zwei Dinge, zum Beispiel: Er fügt eine zuständige Person (Michaela) hinzu UND ein Label (New York). 

Kartenstatus aktualisieren

Mit einem Status-Button aktualisieren Sie den Status einer Karte ganz einfach. Sie können den Button so einstellen, dass er die Karte mit einem Klick auf „Nicht begonnen“, „Bereit“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“ setzt (es gibt weitere Statusoptionen, wenn Sie in Ihrem Workspace eigene Status angelegt haben). Für mehr Automatisierung können Sie eine Bedingung hinzufügen. Das bedeutet: Der Button wird nur angezeigt, wenn die Bedingung erfüllt ist. Ein Beispiel für unser Immobilienteam: Der Button erscheint nur, wenn das Label „Miami“ gesetzt ist. Er wird dann nur bei Karten mit genau diesem Label angezeigt.  

Projekt ändern

Ein Button „Projekt ändern“ auf Ihrer Automatisierungs-Startseite verschiebt eine Aktionskarte schnell und einfach von einem Projekt in ein anderes. Angenommen, Ihr Immobilienteam nutzt ein Projekt vor allem für interne Abläufe und Marketing-To-dos, „A Project“, legt Aktionen aber oft versehentlich in anderen Projekten an. Mit diesem Button verschieben Sie Aktionskarten mit einem Klick automatisch in Ihr meistgenutztes Projekt.

Unteraktionen hinzufügen

Wenn Sie zu jeder Karte bestimmte Standardaktionen hinzufügen, ist dieser Button der einfache Weg dafür. Ein Beispiel: Für jedes Immobilienangebot brauchen Sie Unterlagen für den Tag der offenen Tür. Mit einem Button für Unteraktionen fügen Sie diese mit einem Klick zu jeder Karte hinzu.

Aktionsvorlage anwenden

Eine Aktionsvorlage schnell auf eine Karte anzuwenden, ist eine starke Funktion in Hive. Mit Aktionsvorlagen bauen Sie eine komplette Karte immer wieder auf, ohne jede Unteraktion manuell einzugeben. Das ist schon für sich genommen Automatisierung! Mit diesem Button wenden Sie jede Aktionsvorlage mit einem einfachen Klick auf die Karte an. Er ist gewissermaßen die erweiterte Version der Automatisierung für Unteraktionen. Sie können jeden Button einzeln nutzen, aber auch Buttons kombinieren und stapeln, um ganze Workflows zu automatisieren. Zum Beispiel können Sie „Kartenstatus aktualisieren“, „Aufgabe zuweisen“ und „Aktionsvorlage anwenden“ im selben Button kombinieren. Mit einem Klick wird dann der Kartenstatus aktualisiert, die Karte zugewiesen und die Vorlage angewendet. Noch einen Schritt weiter gehen Sie mit Bedingungen. Das sind einschränkende Regeln, die Sie in Ihre Buttons einbauen können. Eine Bedingung kann zum Beispiel festlegen, dass ein Button nur angezeigt wird, wenn der Status eines Projekts „Nicht begonnen“ lautet. So wird die Aktionskarte übersichtlicher, wenn die Buttons nicht gebraucht werden. Gibt es weitere Dinge, die Sie in Hive gern automatisieren würden, oder nutzen Sie Automatisierung bereits erfolgreich? Teilen Sie es uns gern in den Kommentaren unten mit.