17 Online-Meeting-Tools für mehr Produktivität 2026

Meetings – ein notwendiges Übel im Jahr 2026. Noch notwendiger sind nur richtig gute Meeting-Tools. Man könnte sagen, Meetings sind inzwischen eher ein Problem als eine Lösung: Unternehmen verbringen rund 15 % ihrer Zeit in Meetings, und Führungskräfte sitzen oft 50 % ihrer Zeit oder mehr mit ihren Teammitgliedern zusammen. Genau hier kommen Online-Meeting-Tools ins Spiel.

Das ist erschreckend, denn viele Business-Experten sehen Zeit als ihre knappste Ressource. Wer die tatsächlich im Sitzungsraum oder in Telefonkonferenzen verbrachten Stunden zusammenrechnet, ist oft überrascht.

Das Problem mit Meetings

Dabei ist nicht die Zeit in Meetings an sich schlecht. Erschreckend ist vielmehr, wie unproduktiv schlecht geführte Meetings sein können. Wenn Sie dagegen wissen, wie Sie Meetings leiten, die allen wirklich Spaß machen, spricht das für Ihre Führungsqualitäten. Online-Meeting-Tools machen das noch einfacher.

Schätzungen zufolge sind 37 % der Zeit in Meetings unproduktiv und bringen weder dem Unternehmen noch seinen Abläufen etwas. Bei virtuellen Meetings kommt hinzu: Eine zuverlässige und sichere Videokonferenz-Software zu finden, wirkt oft entmutigend. Keine Sorge!

Wir haben einige der besten Meeting-Tools für Teamleitungen und Projektmanager zusammengestellt, die die Produktivität der Meetings in ihrem Unternehmen verbessern möchten.

Warum brauchen Sie Online-Meeting-Tools?

Online-Meeting-Tools sind für Privatpersonen und Unternehmen unverzichtbar geworden. Sie machen Zusammenarbeit und Kommunikation aus der Ferne einfach. Viele dieser Tools bieten zum Beispiel die Möglichkeit, während des Meetings ausführliche Notizen zu machen. So halten die Teilnehmenden wichtige Informationen, Aufgaben und Entscheidungen in Echtzeit fest.

Notizen lassen sich sofort mit anderen Teilnehmenden teilen und synchronisieren. So sind alle auf demselben Stand, und nichts geht verloren. Außerdem bieten diese Tools oft Funktionen wie Tags, Suche und Integrationen mit anderen Produktivitäts-Tools. Damit behalten Sie in virtuellen Meetings leicht den Überblick und arbeiten produktiv.

Die besten Online-Meeting-Tools für produktive Meetings

Ob vor Ort oder rein digital: Mit diesen starken Meeting-Tools holt jede Gruppe mehr aus ihrer Meeting-Zeit heraus.

1. Hive Notes

Als All-in-One-Projektmanagement-Software bietet Hive alles, was Führungskräfte für erfolgreiche und produktive Meetings brauchen. In Hive planen Nutzende Meetings über die integrierte E-Mail-Anbindung, sammeln mit Formularen Themen von ihrem Team, laden Agenda-Dokumente hoch und treffen sich sogar per Video.

Hive eignet sich insgesamt hervorragend für Meetings. Die Funktion Notizen verändert das virtuelle Meeting-Erlebnis aber grundlegend. Hive Notes hält Ihr ganzes Team auf einer Linie und lädt alle ein, sich vor, während und nach dem Meeting einzubringen. So funktioniert es in Hive.

Vor dem Meeting erstellen Sie mit Hive Notes eine Agenda und teilen sie mit allen Teilnehmenden. Während des Meetings kann jeder in Echtzeit mitschreiben, jeden Diskussionspunkt in eine Hive-Aktion umwandeln und einzelnen Personen zuweisen.

Nach dem Meeting hängen Sie die Notiz an eine E-Mail in Hive an und senden sie an die Teilnehmenden oder an alle, die nicht dabei sein konnten.

Sie können die Notiz in Hive auch jederzeit wieder öffnen, um den Fortschritt offener Aktionen zu verfolgen. Einfacher geht es nicht.

Und wenn Sie Hive noch nicht nutzen? Seit dem Start der Hive Notes App für Zoom, steht die Stärke von Hive Notes allen Zoom-Nutzenden direkt im Meeting-Fenster zur Verfügung. Mit der Hive Notes App erstellen Sie eine Meeting-Agenda, teilen sie mit den Teilnehmenden, arbeiten in Echtzeit zusammen und weisen nächste Schritte zu, ohne einen weiteren Tab zu öffnen.

Das Beste daran: Die Hive Notes App für Zoom ist komplett kostenlos, egal ob Sie Hive nutzen oder nicht. Laden Sie die App einfach im Zoom Marketplace herunter und nutzen Sie sie in Ihrem nächsten virtuellen Meeting. Noch ein Pluspunkt: Hive hat Buzz, einen KI-Assistenten für E-Mails und Meetings, der Meeting-Follow-ups erstellen kann, E-Mail-Antworten entwirft und aus Meetings in Sekunden nächste Schritte ableitet.

Die meisten Projektmanagement-Tools bieten nicht die integrierte Kombination aus Zoom, Notizen und KI, die Hive hat. Testen Sie Buzz noch heute. Wussten Sie, dass Hive es auf die Capterra-Liste der 9 besten Projektmanagement-Plattformen der Welt geschafft hat? 

Starten Sie noch heute kostenlos und sehen Sie, warum Hive bei der Beliebtheit unter seinen Kunden 100 von 100 Punkten erzielt hat – den höchsten Wert aller Tools auf dem Markt. Tausende Teams haben sich für Hive entschieden, um ihre Meetings und ihren Workflow auf die nächste Stufe zu heben.

2. Loom

Das beste Tool für asynchrone Meetings

Loom ist eine App für Videonachrichten. Teams nehmen damit einfach Videos auf und teilen sie mit anderen, sodass Meetings asynchron stattfinden können. Asynchrone Meetings werden immer beliebter, besonders bei Remote-Arbeit, weil Teammitglieder dann zu ihrer eigenen Zeit kommunizieren.

So gibt es keine Terminkonflikte mehr, keine Stunden in unnötigen Meetings und keine technischen Probleme mit Zoom oder Skype.

Mit der Bildschirmaufnahme zeigen Mitarbeitende eine App und erklären dabei, um Feedback zu einem Projekt zu geben oder jemandem ein Angebot zu erläutern. Das eignet sich ideal für komplexe Ideen oder Situationen, in denen Bilder genauso wichtig sind wie das gesprochene Wort.

Loom ist als Desktop-App, Google-Chrome-Erweiterung und iOS-App verfügbar.

3. nTask

Das beste Tool für Aufgabenmanagement

Zu den vielen nützlichen Funktionen von nTask gehören Tools für das Meeting-Management. Sie helfen allen, von Lehrkräften über Studierende, die Hochschulgruppen leiten, bis zu Projektmanagern in Unternehmen.

Mit nTask laden Meeting-Organisatoren Teilnehmende von einer einzigen Plattform aus ein und teilen Agenda und Meeting-Plan mit allen. Mit der integrierten Protokollfunktion hält die Meeting-Leitung Entscheidungen und wichtige Erkenntnisse jedes Meetings fest.

nTask macht Follow-ups und regelmäßige Abstimmungen zum Kinderspiel. Das Produktivitäts-Tool erfasst die in einem Treffen getroffenen Entscheidungen, sodass alle Teilnehmenden die Ergebnisse leicht nachlesen können. Das beugt Kommunikationsproblemen vor und macht die nächsten Schritte klar. Deshalb gehört nTask zu unseren besten Meeting-Tools.

4. Calday

Am besten für Freelancer und kleine Unternehmen

Kommt Ihnen die Terminplanung für Meetings auch komplizierter vor, als sie sein müsste? Calday ändert das. Die Einrichtung ist denkbar einfach, die Bedienung entspannt, und Sie fragen sich bald, warum Sie je etwas anderes genutzt haben. Der integrierte Kalender zeigt Ihnen alles an einem Ort. Und er arbeitet problemlos mit Google-, Outlook- und Apple-Kalendern zusammen, sodass Sie alles ohne Aufwand an einer Stelle bündeln.

Das Beste: Sie können kostenlos starten. Richtig gelesen – Ihre Meetings organisieren Sie im Handumdrehen für null Euro. Wenn Sie mehr Funktionen brauchen, bietet Calday dafür günstige Optionen. Wer es reibungslos und einfach mag, ist bei Calday genau richtig. 

5. 10to8

Das beste Tool für die Terminplanung

10to8 ist ein führendes Tool, mit dem Unternehmen Termine und Meetings auf einer Cloud-Plattform planen und buchen. Es eignet sich für alle Unternehmen, die regelmäßig Termine vergeben müssen. Ob Heilpraktiker, Englischlehrerin oder Hundefriseur: Mit diesem Tool buchen Sie Termine und Meetings, ohne sich um Überschneidungen oder vergessene Kunden zu sorgen.

Die Software nimmt Ihnen die Arbeit bei Terminplanung und Kundenkommunikation ab. Sobald Sie Ihre Verfügbarkeit und Buchungszeiträume festgelegt haben, wählen Kunden einfach die Zeit, die ihnen passt, ganz ohne Ihr Zutun. Zusätzlich verschickt 10to8 Benachrichtigungen und Erinnerungen. Das senkt die Zahl verpasster Meetings und verlorener Zeit.

Sie können Ihre Buchungsseite, die Benachrichtigungen und die Kundenkommunikation anpassen. So bleiben Sie professionell und bringen Ihre Marke in jeden Schritt ein. Deshalb gehört 10to8 zu unseren besten Meeting-Tools.

6. Slido

Das beste Tool für interaktive Kommunikation

Viele Meeting-Teilnehmende scheuen sich, ihre Meinung zu sagen, weil sie negative Folgen im Unternehmen oder das Urteil von Kollegen fürchten. Slido ist ein innovatives Meeting-Tool, das für produktive Meetings sorgt, indem es ein angenehmeres Umfeld für offene Kommunikation schafft.

Mit Slido stellen Teilnehmende während einer Veranstaltung Fragen oder teilen ihre Einschätzung, vom Computer oder Smartphone aus. Die Meeting-Leitung kann außerdem Umfragen einsetzen, um Publikum und Team einzubinden. Das Beste: Nutzende entscheiden selbst, ob ihre Beiträge anonym bleiben. Das ermöglicht eine offenere und produktivere Diskussion.

Dank der Video-Integration lassen sich Videos direkt in Slido ansehen. So können alle – egal wo sie sind – folgen und bleiben aktiv in der Diskussion.

7. Zoom

Das beste Tool für Videomeetings

Unter den Online-Meeting-Tools ist Zoom der Platzhirsch. Mit Zoom richten Sie einen dauerhaften digitalen Meeting-Raum ein, laden kostenlos bis zu 100 Teilnehmende ein und nutzen Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Whiteboard und Telefoneinwahl (oder die mobilen Zoom-Apps für iPhone und Android). Damit ist Zoom eines unserer besten (und unverzichtbarsten) Meeting-Tools.

Zoom bietet kostenlos Sprache und Video in HD. Mit privaten Nachrichten und Breakout-Räumen arbeiten Teammitglieder zwischendurch auch einzeln zusammen.

Die kostenlosen Funktionen von Zoom sind ein guter Einstieg und reichen für kleinere Teams vielleicht aus. Andere Pakete beginnen bei 14,99 $ pro Monat und Host. Zoom lässt sich außerdem leicht mit Hive verbinden: Geben Sie einfach „/zoom“ in einen Hive-Chat ein, und ein Videomeeting startet automatisch in der App.

8. Grain

Am besten, um wertvolle Momente in Zoom-Meetings festzuhalten und zu teilen

Grain ist ein leistungsstarkes Tool, um die wichtigsten Momente aus Zoom-Meetings aufzuzeichnen, zu transkribieren, zu kommentieren und als Highlight-Clips in Echtzeit zu teilen. Sie müssen sich nicht mehr auf Meeting-Notizen verlassen, um festzuhalten, was besprochen wurde. Stattdessen schneiden Sie die wichtigen Momente jedes Zoom-Calls in Echtzeit mit.

So lassen sich 60-minütige Meetings auf 3-minütige Video-Zusammenfassungen verdichten und in Tools wie Slack, Notion, ClickUp und anderen teilen.

Damit bringen Sie Ihr Team nicht nur auf den neuesten Stand, sondern sparen auch Zeit und verbessern die Abstimmung. Sie können Grain kostenlos nutzen und je nach Bedarf auf einen Pro-Plan wechseln.

Die besten Online-Meeting-Tools für Terminplanung & Follow-ups

9. Hubspot Meetings

HubSpot hat sich als eine der führenden CRM-Plattformen etabliert, mit Funktionen für Marketing, Vertrieb und Service. Das CRM im Kern der HubSpot-Produkte ist kostenlos und speichert bis zu 1 Million Kontakte. Zu den Tools, die direkt mit dem CRM verbunden sind, gehört auch die kostenlose Software zur Meeting-Planung. 

Mit HubSpot Meetings erstellen Sie einen persönlichen Buchungslink. Darüber sehen andere Ihre Verfügbarkeit und buchen Meetings mit Ihnen. Sie legen fest, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten Sie für Meetings verfügbar sind. So kann niemand außerhalb Ihrer Arbeitszeit einen Termin bei Ihnen buchen. 

Mit der Anmeldung bei HubSpot Meetings erhalten Sie automatisch Zugang zum kostenlosen HubSpot-CRM. Dort verwalten Sie Ihre Kontakte, speichern Meeting-Notizen und legen Aufgaben und Erinnerungen an – alles im kostenlosen Plan enthalten.

Wenn jemand über Ihren persönlichen Buchungslink ein Meeting vereinbart, werden die Kontaktdaten automatisch in Ihren Google- oder Outlook-Kalender eingetragen und in die HubSpot-CRM-Datenbank übertragen. Deshalb steht das Tool auf unserer Liste der besten Online-Meeting-Tools.

10. TeamViewer

Das beste Tool für Meetings mit Fernzugriff auf den Desktop

Viele Branchen, besonders in der Tech-Welt, profitieren enorm von Bildschirmfreigabe auf hohem Niveau. Genau das bietet TeamViewer.

TeamViewer ist mehr als ein Tool zur Bildschirmfreigabe – es eröffnet den Zugriff auf Desktops aus der Ferne.

Mitarbeitende greifen damit während eines Meetings von unterwegs auf ihren Büro-Rechner zu, zeigen anderen technische Details und steuern eine Präsentation, während sie per Video und Audio erklären.

Außerdem richtet sich TeamViewer gezielt an alle, die das Programm für Meetings nutzen, und bietet Whiteboard und Text-Chat – eine gute Wahl, wenn Sie interaktive Meeting-Tools suchen.

11. Gong

Das beste Meeting-Tool für Vertriebsteams

Gong ist ein starkes Tool für Revenue Intelligence und für alle Video-Meetings von Vertriebsteams unverzichtbar. Im Kern erfasst und analysiert Gong jedes Wort der Gespräche Ihrer Vertriebsteams.

Mit der Technologie von Gong sehen Sie, welche Deals gesund sind, welche gefährdet und wo Sie zusätzliche Ressourcen einsetzen sollten. Sie erkennen auch, welche Vertriebsmitarbeitenden bewährte Methoden anwenden und welche Strategien Sie künftig übernehmen sollten.

12. Calendly

Das beste Tool zur Koordination von Meetings

Calendly hat sich als Meeting-Tool klar abgesetzt. Wer schon einmal versucht hat, ein Meeting mit mehreren Beteiligten mit vollen Kalendern zu planen, weiß, wie schwer es ist, alle zur selben Zeit am selben Ort zusammenzubringen.

Das Produktivitäts- und Planungstool nimmt Ihnen einen Teil dieses Stresses ab und übernimmt die Arbeit, sobald alle ihre Verfügbarkeit geteilt haben. Deshalb steht es auf unserer Liste der besten Online-Meeting-Tools. Es liest die Kalender der Teilnehmenden aus und bestimmt Datum und Uhrzeit, die am besten passen. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige Versionen, je nach Bedarf des Unternehmens, für bis zu 12 $ im Monat.

13. MeetFox

Am besten, um Meeting-Zeit zu Geld zu machen

MeetFox ist ein Online-Meeting-Tool, das über 10.000 Freelancer und Berater nutzen, um Meetings und Videokonferenzen zu buchen und Zahlungen anzunehmen. MeetFox bietet einen sicheren und zuverlässigen Weg, mit Kunden zu sprechen und Meeting-Zeit zu monetarisieren.

Die Zahlungsfunktionen sind eine der Besonderheiten von MeetFox und heben das Tool von üblichen Buchungs- und Planungsplattformen ab. Mit MeetFox werden Sie für Ihre Meeting-Leistungen sofort bezahlt.

Richten Sie dazu einfach ein Stripe-Konto ein und nehmen Sie für jedes Meeting Kreditkartenzahlungen an. Das ist ideal, wenn Sie Ihre Kunden nach Zeit abrechnen, denn Sie können pro Meeting oder pro Minute berechnen.

Sie können auch Ihre Stornierungsbedingungen anpassen und nicht wahrgenommene Termine berechnen. MeetFox verschickt zudem automatisch Rechnungen in Ihrem Namen, sodass Sie keine zusätzliche Zeit aufwenden müssen. 

14. Notiv

Am besten, um Meetings zu transkribieren 

Notiv ist ein bahnbrechendes Meeting-Tool, mit dem Sie Meetings aufzeichnen, transkribieren und die nächsten Schritte automatisieren. Mit Notiv stellen Sie sicher, dass Meetings produktiv werden, denn das Tool unterstützt schon die Vorbereitung: Sie synchronisieren Ihren Kalender und sorgen dafür, dass alle Teilnehmenden vor dem Start vorbereitet sind. Sie stimmen die Ziele des Meetings vorab ab, und Notiv hilft Ihnen, sie zu verfolgen.

Außerdem transkribiert das Tool das Meeting, zeichnet es auf und hebt wichtige Momente hervor, die Sie später nachschlagen können. Schließlich erstellt Notiv eine Meeting-Zusammenfassung, die Sie nach dem Meeting schnell mit Kunden teilen.

15. Slack

Am besten für vernetzte Meetings

Wir alle kennen und lieben Slack als vernetztes Tool für Nachrichten und Zusammenarbeit, das vielen von uns im Homeoffice und beim Wechsel in hybride Arbeitsmodelle geholfen hat. Slack bietet aber auch starke Funktionen für vernetzte Meetings: Mit wenigen Klicks wechseln Sie von der Direktnachricht ins Videomeeting.

Von dort aus geben Sie auch Ihren Bildschirm frei, alles innerhalb der Slack-Plattform.

Noch besser: Slack lässt sich mit den Web-Konferenz-Plattformen verbinden, die Sie bereits nutzen, etwa Zoom, Cisco, Teams und BlueJeans. Deshalb gehört Slack zu unseren besten Meeting-Tools.

16. Everytale

Der beste Marktplatz für virtuelle Events

Everytale ist eine leistungsstarke Plattform für virtuelle Meetings. Mit Everytale organisieren Unternehmen formelle interne Events und streamen offene Seminare für alle. Die vielseitige Plattform eignet sich auch für Lehrende: Sie erstellen Lerninhalte, die Nutzende live oder dank des vielfältigen öffentlichen Katalogs von Everytale auch nach dem Stream ansehen können.

Everytale möchte eine offene Community für Menschen mit speziellen Interessen aufbauen. In diesen Communities organisieren und verwalten Mitglieder Events in ihrem Kreis oder veranstalten größere Events, um mehr Menschen zu erreichen.

Mit Streaming in 4K können Nutzende Inhalte von überall auf der Welt genießen. Und Veranstalter können mit „Interaktionstools“ Umfragen während ihrer virtuellen Meetings oder sogar danach durchführen.

17. Hypercontext

Das beste Tool für gemeinsame Meeting-Agenden und Notizen

Meeting-Agenden sind die Basis für fokussierte, produktive Meetings. Noch besser: Die Agenda entsteht gemeinsam und liegt am selben Ort wie Ihre Ziele, Notizen und Ihr Feedback.

Hypercontext ist eine App für Meeting-Agenden, die Meetings, Ziele und Stimmung in einem Workflow bündelt. Das Tool erlaubt es, gemeinsame Agenden für Einzelgespräche sowie Team- und bereichsübergreifende Meetings zu erstellen, auf Hunderte passende Gesprächseinstiege zuzugreifen, Aufgaben zuzuweisen und alle dazu zu bringen, in jedem Meeting Feedback zu geben.

Mit der Chrome-Erweiterung verwalten Sie Ihre Agenda außerdem direkt aus Ihrem Google-Kalender und aus jedem Chrome-Tab. So fügen Sie leicht neue Punkte hinzu und behalten die nächsten Schritte im Blick. Hypercontext ist ein eigener Raum für Mitarbeitende und Führungskräfte, um Feedback auszutauschen, Entscheidungen zu dokumentieren und Ziele zu verfolgen – und steigert dabei das Engagement im gesamten Unternehmen.