9 Tipps für bessere virtuelle Meetings

Man kann sich kaum noch an eine Zeit erinnern, in der virtuelle Meetings nicht zum Arbeitsalltag gehörten. Als wir Ende 2020 über 300 Personen zu ihren bisherigen Erfahrungen mit Remote-Arbeit befragten, gaben 91 % an, bei der Arbeit Videokonferenz-Tools zu nutzen – deutlich mehr als bei jeder anderen Kategorie von Tools für Remote-Arbeit.  Obwohl Zoom-Meetings unsere Kalender beherrschen, suchen die meisten weiterhin nach Wegen, virtuelle Meetings besser zu leiten. Und da unzählige Artikel über Zoom-Müdigkeit kursieren, liegt der Fokus noch stärker darauf, Meetings produktiv zu gestalten und die Effizienz zu steigern. Nichts ist schlimmer, als Zeit in einem schlecht geleiteten Meeting zu verschwenden.  In diesem Artikel stellen wir Best Practices vor, mit denen Sie virtuelle Meetings effektiv leiten. Vielleicht brauchen Sie nicht jede davon. Als allgemeine Orientierung hilft Ihnen dieser Leitfaden aber, virtuelle Meetings zu führen, die allen wirklich Freude machen. Los geht’s – Sie sind schon auf dem Weg zu Ihren besten virtuellen Meetings.

1. Legen Sie das Ziel Ihres Meetings fest.

Ob Sie ein Meeting zu Ihrem eigenen Projekt oder zu einer anderen Initiative leiten: Wichtig ist, den Zweck des Meetings zu verstehen und ein Ziel zu setzen, das dazu passt. Betrachten Sie den Kontext des Meetings im Gesamtprojekt: Was muss geschehen, damit Sie den nächsten Schritt gehen können?  Ein Ziel, das vor dem Meeting feststeht, ist Ihr Leitstern für die gesamte Vorbereitung. Je nachdem, was Sie im Meeting erreichen wollen, können Sie besser entscheiden, wen Sie einladen, was besprochen werden soll, wie viel Zeit Sie brauchen und welche Informationen Sie mitnehmen müssen. 

2. Wählen Sie Ihre Tools für virtuelle Meetings.

Es gibt viele Meeting-Tools, mit denen virtuelle Meetings in jeder Phase reibungsloser laufen. Wir wissen nicht mehr, wie wir ohne Hive Notes für Meetings gearbeitet haben – es hat alles verändert. Je nachdem, wie Sie Ihr virtuelles Meeting führen wollen, brauchen Sie jedoch ein Online-Meeting-Tool mit bestimmten Funktionen und Integrationen. Welche Meeting-Tools brauchen Sie also? Terminplanungs-Tools helfen, Kalender abzustimmen und freie Zeiten zu finden. Videokonferenz-Tools sind die Plattformen, die das Meeting tatsächlich hosten und alle in einem Online-„Raum“ zusammenbringen. Nehmen Sie sich Zeit, diese Tools zu testen und kennenzulernen, bevor Sie sie einsetzen. Man weiß nie, wann eine Fehlerbehebung nötig wird.  Um besser zu verstehen, welche Tools Ihnen bei virtuellen Meetings helfen, stellen Sie sich diese Fragen:

• Auf welche Videokonferenz-Plattform haben alle Zugriff? Nur weil Sie Zoom, Teams oder andere beliebte Zoom-Alternativen für Videokonferenzen nutzen, gilt das nicht für alle anderen. Nehmen an Ihrem Meeting interne und externe Personen teil, prüfen Sie vorab, ob sie auf die von Ihnen genutzte Meeting-Plattform zugreifen können. Die meisten Tools bieten kostenlose Testphasen oder unterstützen externe Teilnehmende. Nachfragen schadet aber nie. 

• Brauche ich Hilfe bei der Terminplanung? Dann lohnt sich ein Blick auf eine App zur Meeting-Planung. Wenn Sie schon Google Calendar für Einladungen nutzen, hat es praktischerweise integrierte Planungsfunktionen, die zeigen, wann alle Gäste Zeit haben. Mit Calendly können andere Zeiten in Ihrem Kalender buchen.

• Möchte ich, dass alle im Meeting zusammenarbeiten? Je nach Format und Zweck des Meetings sollten Sie eine Plattform wählen, auf der alle zusammenarbeiten können. Hive Notes ist ein starkes Meeting-Tool für die Zusammenarbeit in Echtzeit, denn alle können die Notiz gleichzeitig bearbeiten und ergänzen. Steuern Sie Ideen bei und protokollieren Sie das Meeting mit Rich Text, Bildern und GIFs. 

• Muss ich Folien präsentieren, meinen Bildschirm teilen oder Informationen anzeigen?  Dann achten Sie darauf, dass Ihre Videokonferenz-Plattform Bildschirmfreigabe unterstützt oder sich in Ihre Präsentationssoftware integrieren lässt. Sie können auch Bilder, Grafiken oder Diagramme in eine gemeinsame Hive-Notiz einfügen und die Notiz dann im Zoom-Bildschirm teilen. So entsteht eine interaktive Präsentation, die alle einbindet.

• Wie weisen wir nächste Schritte zu? Verfolgen Sie nächste Schritte per E-Mail? Oder nutzen Sie vielleicht schon ein Tool für Aufgaben- oder Projektmanagement, um Aktionen zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen. Hive Notes eignet sich auch hervorragend, um in Meetings nächste Schritte zuzuweisen. Mit Hive Notes machen Sie aus jedem Gesprächspunkt eine Aufgabe und weisen nächste Schritte direkt in der Notiz zu. Wenn das nächste Meeting ansteht, öffnen Sie die Notiz einfach erneut und sehen, was schon erledigt ist und was nicht.

3. Erstellen Sie eine Meeting-Agenda und teilen Sie sie vorab.

In der Studie von Doodle zu 19 Millionen Meetings sagten 43 % der Befragten, schlecht organisierte Meetings ließen ihnen zu wenig Zeit für die übrige Arbeit. 38 % gaben an, dass mangelnde Organisation dazu führt, dass sie den Fokus auf Projekte verlieren.  Meeting-Agenden sind eines der besten Mittel, damit alle organisiert und auf dem gleichen Stand bleiben. Verzichten Sie nicht auf eine Agenda, nur weil Zoom-Meetings nicht persönlich stattfinden. Bei virtuellen Meetings ist sie sogar wichtiger. Wenn Sie darüber nachdenken: Dass alle auf dem gleichen Stand sind, ist bei verteilten Teams noch entscheidender. Dank neuer Meeting-Technik können Sie sich von verstaubten, statischen Agenden verabschieden. Mit Hive Notes für Zoom erstellen Sie leicht eine Agenda, verknüpfen sie mit einem bestehenden Meeting und teilen sie vorab mit allen Teilnehmenden. Während des Meetings können alle in Echtzeit Ideen in die Agenda eintragen, während Sie die Themen durchgehen und zu jedem Gesprächspunkt Maßnahmen festlegen. Außerdem können Sie Teilnehmenden Aktionen zuweisen und die Notizen mit allen teilen, die nicht dabei sein konnten. So gehen garantiert alle mit klaren nächsten Schritten aus dem Meeting, und nichts geht verloren. Das Beste: Diese Zoom-App bringt Hive Notes direkt in Ihr Meeting-Fenster, sodass Sie beim Mitschreiben nicht zwischen mehreren Tabs wechseln müssen. Es ist ein ganz neues Erlebnis für virtuelle Meetings, und es ist für immer komplett kostenlos. Laden Sie einfach die Hive-Notes-App im Zoom Marketplace herunter, um sie in Ihrem nächsten virtuellen Meeting zu nutzen.

4. Senden Sie eine Erinnerung.

Das kennt jeder. Eine Kalendereinladung geht im Posteingang unter, Sie vergessen, eine Einladung mit „Ja“ anzunehmen, oder andere Aufgaben lenken Sie ab. Je mehr sich Menschen an Remote-Arbeit gewöhnen und lernen, in einer komplett digitalen Welt organisiert zu bleiben, desto wichtiger sind Meeting-Erinnerungen.  Damit Ihre Teilnehmenden Ihr virtuelles Meeting nicht verpassen, senden Sie 30 Minuten oder eine Stunde vor Beginn eine Erinnerungs-E-Mail. Wenn Sie ohnehin dort kommunizieren, geht das auch informell über Slack oder eine andere Messaging-Plattform.  Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Meeting-Tool ein integriertes Erinnerungs- oder Benachrichtigungssystem hat. Wenn Sie zum Beispiel Hive Notes für Meetings, nutzen, erhalten alle Teilnehmenden 10 Minuten vor Beginn eine Benachrichtigung, die sie auffordert, Zoom zu öffnen oder Notizen zu machen. Eine Erinnerung, die es so einfach wie nie macht.

5. Schaffen Sie eine positive Atmosphäre.

Virtuelle Meetings müssen nicht unangenehm sein. Sie können sogar für mehr Chancengleichheit sorgen und allen die Möglichkeit geben, sich einzubringen. In einem Konferenzraum voller Menschen fühlt man sich leicht eingeschüchtert. Sitzen aber alle hinter einem Bildschirm, nimmt das etwas von der Anspannung und Nervosität, Ideen vor Menschen vorzustellen, die man noch nie getroffen hat. Als Leitung oder Organisator des Meetings geben Sie daher den Ton an und sorgen dafür, dass sich alle wohlfühlen. Eine Möglichkeit sind virtuelle Icebreaker. Sie durchbrechen das unangenehme Schweigen zu Beginn und sorgen fast immer für ein paar Lacher. Bei einem 1:1 oder einem Meeting mit dem eigenen Team, in dem sich alle kennen, ist das natürlich nicht nötig. Wollen Sie aber bessere Beziehungen aufbauen und die Teamkultur stärken, planen Sie eine virtuelle Teambuilding-Aktivität, um Ihre regulären Meetings aufzulockern. Eine Pause für den Teamzusammenhalt zahlt sich später in höherer Produktivität aus.

6. Schenken Sie Ihre volle Aufmerksamkeit.

Wie bei einem Präsenzmeeting sollten Sie während des Meetings weder essen noch aufs Handy schauen. Schalten Sie wenn möglich Ihre Kamera ein und ermutigen Sie andere, es Ihnen gleichzutun. Nichts ist schlimmer, als ein Meeting zu leiten, bei dem man die Reaktionen der anderen nicht sieht. Können Sie Ihre Kamera nicht einschalten, zeigen Sie Ihre Aufmerksamkeit mit Reaktionen und Emojis. Schalten Sie Ihr Mikrofon aus, damit Sie nicht stören oder die sprechende Person unterbrechen. Sind Sie bei der Meeting-Etikette unsicher, fragen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen, ob sie Kamera an oder Kamera aus bevorzugen. Sind Sie Gastgeber, planen Sie Zeit für Fragen und Interaktion ein. Haben Sie als Teilnehmende eine Frage, stellen Sie sie im Chat, statt die sprechende Person zu unterbrechen, es sei denn, der Gastgeber sagt etwas anderes.

7. Klären Sie die nächsten Schritte, bevor das Meeting endet.

Wir alle kennen die Follow-up-E-Mail nach dem Meeting, in der die Leitung zusammenfasst, was besprochen wurde, und die nächsten Schritte festhält. In der Theorie ist das großartig. Aber wie oft wird die Follow-up-E-Mail vergessen? Und was ist mit den Stunden (oder Tagen) zwischen dem Ende des Meetings und dem Versand? Diese Lücke lässt Raum für Missverständnisse und bremst die Produktivität.  Deshalb ist es wichtig, nächste Schritte zu klären und Zuständigkeiten festzulegen, bevor das Meeting tatsächlich endet. Mit Hive Notes für Meetings weisen Sie nächste Schritte direkt in der gemeinsamen Meeting-Notiz zu. Mit Hive Notes weisen Sie internen und externen Teilnehmenden Aktionen zu, legen Fälligkeitsdaten für Aufgaben fest und verfolgen den Fortschritt auch nach dem Meeting.   All das geht direkt in der Notiz, die Sie für Ihr Meeting nutzen, sodass alle (buchstäblich) auf dem gleichen Stand bleiben. Warten Sie also nicht bis zum Ende des Meetings, um Ihre Projekte anzugehen. Weisen Sie nächste Schritte laufend zu. So verlassen alle das virtuelle Meeting und wissen genau, was zu tun ist und bis wann. 

8. Fassen Sie nach dem Meeting nach.

Ihr Team hat das Meeting verlassen, und jetzt ist es Zeit für das Follow-up, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Haben Sie die nächsten Schritte vor dem Ende des Gesprächs besprochen, sollte Ihre Follow-up-E-Mail klar, kurz und auf den Punkt sein. Wählen Sie eine direkte Betreffzeile, am besten mit einer Handlungsaufforderung. Liefern Sie bei Bedarf etwas Kontext und nennen Sie konkrete Aufgaben und Zuständigkeiten. Gute E-Mail-Etikette hilft Ihnen deutlich, die Kommunikation mit einem Remote-Team zu verbessern und bringt Sie in Ihrer Karriere weiter.

9. Steigern Sie das Engagement mit interaktiven Elementen.

In virtuellen Meetings ist das Engagement der Teilnehmenden manchmal geringer, weil die physische Präsenz fehlt und es mehr Ablenkung gibt. Interaktive Elemente fördern die Beteiligung und sichern die Wirksamkeit des Meetings. Sie können zum Beispiel Umfragen, Q&A-Sessions, Breakout-Räume für Diskussionen in kleineren Gruppen oder virtuelle Whiteboards für Brainstormings einsetzen. Und das Beste: Die meisten dieser Tools finden Sie in Hive! Interaktive Elemente regen nicht nur zur Teilnahme an, sondern liefern auch wertvolle Einblicke von Ihren Teammitgliedern. Fördern Sie offene Diskussionen und holen Sie während des Meetings Feedback ein, damit jede Stimme gehört wird. Wenn Sie Ihr Team zum Mitmachen einladen, verbessern Sie die Ergebnisse Ihrer virtuellen Meetings und die Zufriedenheit im Team spürbar. Denken Sie daran: Ein erfolgreiches Meeting hängt nicht nur von Tools und Technik ab, sondern auch von einem kooperativen und inklusiven Umfeld für alle Teilnehmenden. Mit diesen Strategien steigern Sie Engagement und Produktivität in Ihren virtuellen Meetings. Wir hoffen, diese Tipps helfen Ihnen, Ihre bisher besten virtuellen Meetings zu leiten. Haben Sie weitere Best Practices, die wir ergänzen sollten? Teilen Sie Ihre Tipps für virtuelle Meetings in den Kommentaren unten. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht! Und schauen Sie in der Zwischenzeit Hive Notes für Meetings an – der Einstieg ist komplett kostenlos.