Beste Kapazitätsplanungs-Software für Workload-Management (2026)

Früher oder später hat jedes Team ein Kapazitätsproblem. Eine Designerin ist drei Wochen lang komplett ausgebucht, während eine andere noch Luft hat. Ein neues Kundenprojekt wird freigegeben, bevor jemand geprüft hat, wer es übernehmen könnte. Deadlines rutschen, und die Menschen mit der meisten Arbeit brennen als Erste aus.

Kapazitätsplanungs-Software hilft Ihnen, das Problem zu erkennen, bevor es entsteht. Sie zeigt, wie viel Zeit jede Person tatsächlich hat, was bereits zugesagt ist und wo neue Arbeit hineinpasst. Dieser Leitfaden erklärt, worauf Sie achten sollten, welche Tools für die Kapazitätsplanung 2026 am besten für Teams geeignet sind und wie Sie das passende für die Arbeitsweise Ihres Teams finden.

Was ist Kapazitätsplanungs-Software?

Kapazitätsplanungs-Software zeigt, wie viel Arbeit Ihr Team übernehmen kann – basierend auf den verfügbaren Stunden, den bestehenden Zuweisungen und der Abwesenheit jeder Person. Die meisten Tools ermöglichen es, Personen Projekten oder Aufgaben nach Stunden oder Prozent ihrer Zeit zuzuweisen, und zeigen dann in einer Timeline oder Heatmap, wer über- oder unterausgelastet ist.

Sie überschneidet sich mit zwei verwandten Kategorien:

• Workload-Management konzentriert sich darauf, die Arbeit, die Menschen aktuell haben, auszugleichen. Lesen Sie unseren Leitfaden zum Workload-Management für die Tagesebene.

• Ressourcenmanagement ist die breitere Praxis, Personen, Fähigkeiten und Budgets projektübergreifend zu planen. Sehen Sie sich unsere Liste mit Tools für das Ressourcenmanagement an.

Die Kapazitätsplanung liegt zwischen beidem. Sie beantwortet die vorausschauende Frage: Können wir das übernehmen, und wer erledigt es?

Die beste Kapazitätsplanungs-Software im Überblick

• Hive: am besten für Teams, die Kapazitätsplanung am selben Ort wie ihre Projekte wollen

• Float: am besten für visuelle Ressourcenplanung

• Runn: am besten für Prognosen und Szenarioplanung

• Resource Guru: am besten für einfache Buchungen und das Vermeiden von Doppelbuchungen

• Productive: am besten für Agenturen, die Kapazität und Profitabilität gemeinsam verfolgen

• Kantata: am besten für große Professional-Services-Organisationen

• Smartsheet Resource Management: am besten für Teams, die bereits Smartsheet nutzen

• Wrike: am besten für Enterprise-Teams, die Workload-Ansichten und Freigaben brauchen

• monday.com: am besten für anpassbare Workload-Dashboards

• Asana: am besten für Teams, die ihre Arbeit bereits in Asana planen

Worauf Sie bei Kapazitätsplanungs-Software achten sollten

• Echte Verfügbarkeit. Die Kapazität sollte die Arbeitszeiten, Feiertage und Abwesenheiten jeder Person widerspiegeln, nicht eine angenommene 40-Stunden-Woche.

• Zuweisung nach Stunden oder Prozent. Sie sollten sagen können „Sam arbeitet 10 Stunden pro Woche an diesem Projekt“ oder „50 % von Priyas Zeit“ – und nicht nur einer Aufgabe einen Namen zuordnen.

• Platzhalter für künftige Arbeit. Mit Platzhalterrollen (etwa „Designer, offen“) planen Sie Projekte, bevor sie besetzt sind, und sehen, bei welchen Rollen Sie knapp sind.

• Eine klare Ansicht für Über- und Unterauslastung. Eine Timeline oder Heatmap sollte sofort zeigen, wer nächste Woche überbucht ist und wer noch Platz hat.

• Geplante versus tatsächliche Zeit. Die Zeiterfassung zeigt, ob Ihre Schätzungen tragen – und macht den nächsten Plan genauer.

• Verbindung zur eigentlichen Arbeit. Liegt die Kapazität in einem anderen Tool als Aufgaben und Projekte, driften beide auseinander. Suchen Sie Tools, die Zuweisungen mit der tatsächlichen Arbeit verbinden oder eng in Ihr Projektmanagement-Tool integriert sind.

• Reporting. Berichte zur Auslastung, zur Zuweisung nach Projekt und zu geplanter versus tatsächlicher Zeit helfen Ihnen, für Neueinstellungen zu argumentieren oder Nein zu sagen.

Die 10 besten Tools für die Kapazitätsplanung in Teams

1. Hive

Hive ist ein KI-Workspace, der Projektmanagement mit Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Reporting verbindet, sodass die Kapazitäts- & Workload-Planung dort stattfindet, wo die Arbeit ohnehin geplant wird.

Funktionen für die Kapazitätsplanung:

• Arbeitszeiten für jede Person festlegen und Feiertags- und Abwesenheitskalender hinzufügen, damit die Verfügbarkeit stimmt

• Personen Projekten zuweisen und Arbeit nach Fähigkeiten und Kapazität verteilen

• Platzhalter nutzen, um Rollen zu planen, bevor ein Projekt besetzt ist

• Zeit manuell oder automatisch pro Aufgabe erfassen sowie Stundenzettel einreichen und freigeben

• Geplante und tatsächliche Zeit mit Berichten zur Ressourcenplanung und Zeiterfassung vergleichen

• Buzz, den KI-Assistenten von Hive, nach Zusammenfassungen zu Projektstatus und Team-Workload fragen

Am besten für: Marketing-, Kreativ- und Dienstleistungsteams, die Projekte, Aufgaben und Kapazität an einem Ort haben wollen statt in einem separaten Planungstool. Hive hat einen kostenlosen Tarif. Hive-Ressourcenplanung ansehen.

2. Float

Float ist ein spezielles Tool für die Ressourcenplanung, bekannt für seine Drag-and-drop-Timeline. Sie sehen Zeitplan, Kapazität und Abwesenheiten jeder Person auf einen Blick, planen Arbeit in Stunden und prognostizieren die Kapazität über Projekte hinweg.

Am besten für: Agenturen und Studios, die Personen über viele Kundenprojekte hinweg einplanen.
Zu beachten: Float konzentriert sich auf die Planung, daher kombinieren die meisten Teams es mit einem separaten Projektmanagement-Tool.

3. Runn

Runn ist ein Tool für Ressourcenplanung und Prognosen. Sie können vorläufige Projekte hinzufügen, um zu sehen, wie sich mögliche Aufträge auf die Kapazität auswirken würden, bevor sie bestätigt sind – hilfreich für Einstellungs- und Pipeline-Entscheidungen.

Am besten für: Teams, die Kapazität Monate im Voraus prognostizieren müssen.
Zu beachten: Es ist für Planung und Prognosen gebaut, nicht für das Aufgabenmanagement.

4. Resource Guru

Resource Guru hält die Planung einfach. Sie buchen Personen, Besprechungsräume oder Ausstattung, und das Konfliktmanagement meldet Doppelbuchungen, bevor sie entstehen. Das Abwesenheitsmanagement ist integriert.

Am besten für: Teams, die unkomplizierte Buchungen ohne viel Einrichtung wollen.
Zu beachten: Prognosen und Reporting sind schlanker als bei umfangreicheren Tools.

5. Productive

Productive ist eine Agenturmanagement-Plattform, die Ressourcenplanung mit Budgets, Zeiterfassung und Profitabilitäts-Reporting verbindet, sodass Sie sehen, ob ein voll ausgelastetes Team auch ein profitables ist.

Am besten für: Agenturen, die Kapazität und Finanzen in einem Tool wollen.
Zu beachten: Es ist auf Agentur-Workflows ausgelegt, daher brauchen interne Teams die finanzielle Tiefe möglicherweise nicht.

6. Kantata

Kantata, entstanden aus Mavenlink und Kimble, ist eine Plattform für Professional Services Automation. Sie deckt Ressourcenplanung, skillbasierte Besetzung, Prognosen und Projektfinanzen für große Dienstleistungsorganisationen ab.

Am besten für: Beratungen und Professional-Services-Unternehmen mit vielen Personen, die einzuplanen sind.
Zu beachten: Es ist eine Enterprise-Plattform mit längerer Einrichtung als leichtere Tools.

7. Smartsheet Resource Management

Smartsheet Resource Management, früher 10,000ft, ergänzt Smartsheet um Ressourcenplanung, Auslastung und Prognosen. Es zeigt, wer verfügbar ist und wie viel Zeit pro Projekt gebucht ist.

Am besten für: Organisationen, die ihre Projekte bereits in Smartsheet abwickeln.

8. Wrike

Wrike ist eine Enterprise-Plattform für Work Management mit Workload-Diagrammen, die den zugewiesenen Aufwand jeder Person zeigen, sodass Führungskräfte Arbeit per Drag-and-drop zwischen Personen verschieben und neu ausbalancieren können. Workload- und Ressourcenfunktionen stecken in den höheren Tarifen.

Am besten für: große Teams, die Workload-Ansichten neben komplexen Projekten und Freigaben brauchen.

9. monday.com

monday.com bietet eine Workload-Ansicht und Dashboard-Widgets, die anhand von Aufgabenaufwand oder -anzahl zeigen, wie viel jeder Person zugewiesen ist. Dank hoher Anpassbarkeit können Sie Kapazitätsansichten bauen, die zu Ihrem Prozess passen.

Am besten für: Teams, die ihre eigenen Workload-Dashboards gestalten wollen.
Zu beachten: Workload-Funktionen stecken in höheren Tarifen, und die Kapazitätsplanung erfordert etwas Einrichtung.

10. Asana

Die Workload-Ansicht von Asana zeigt die zugewiesene Arbeit jeder Person im Zeitverlauf – basierend auf Aufgabenaufwand oder -anzahl – und lässt Sie Arbeit neu zuweisen, um sie auszugleichen. Sie ist in den höheren Tarifen von Asana enthalten.

Am besten für: Teams, die Projekte bereits in Asana verwalten und schnell sehen wollen, wer überlastet ist. Wenn Sie vergleichen, lesen Sie unseren Leitfaden zur besten Asana-Alternative für Marketer.

So wählen Sie das richtige Tool für die Kapazitätsplanung aus

Beginnen Sie mit der Arbeitsweise Ihres Teams, nicht mit der Funktionsliste:

• Interne Marketing- und Kreativteams brauchen meist eine Kapazitätsplanung, die mit Anfragen, Projekten und Freigaben verbunden ist. Eine All-in-one-Plattform wie Hive erspart es, einen separaten Zeitplan synchron zu halten.

• Agenturen brauchen Kapazität, Zeiterfassung und Profitabilität zusammen. Schauen Sie sich Hive, Productive oder Float in Kombination mit einem Projekttool an.

• Professional Services und PMOs, die Monate im Voraus planen, brauchen Prognosen und skillbasierte Besetzung. Schauen Sie sich Runn, Kantata oder Smartsheet Resource Management an.

Für welches Tool Sie sich auch entscheiden: Führen Sie eine zweiwöchige Testphase mit echten Projekten und echten Zeitplänen Ihrer Mitarbeitenden durch. Kapazitäts-Tools funktionieren nur mit korrekten Daten, also testen Sie, wie leicht sich diese aktuell halten lassen.

Teamkapazität in 5 Schritten planen

1. Verfügbare Stunden berechnen. Gehen Sie für jede Person von den Arbeitszeiten aus und ziehen Sie dann Feiertage, Abwesenheiten und wiederkehrende Verpflichtungen wie Meetings und Verwaltung ab.

2. Einen Puffer einplanen. Planen Sie nicht auf 100 %. Viele Teams verplanen etwa 70 bis 80 % der verfügbaren Stunden für Projektarbeit und lassen Raum für Reviews, Anfragen und Unvorhergesehenes.

3. Die Arbeit schätzen. Teilen Sie Projekte in Phasen oder Aufgaben auf und schätzen Sie die Stunden je Rolle. Nutzen Sie Daten aus der bisherigen Zeiterfassung, um Ihre Schätzungen zu verbessern.

4. Zuweisen und neu ausbalancieren. Weisen Sie Arbeit nach Stunden oder Prozent zu, suchen Sie dann nach Personen über der Kapazitätsgrenze und verschieben oder terminieren Sie Arbeit um, bevor daraus ein Problem wird.

5. Geplante und tatsächliche Zeit vergleichen. Prüfen Sie jeden Monat die erfasste Zeit gegen den Plan. Liegen die Schätzungen dauerhaft daneben, passen Sie sie für das nächste Projekt an.

Eine ausführlichere Anleitung finden Sie in unserem Leitfaden zur Ressourcen- und Kapazitätsplanung.

FAQ zu Kapazitätsplanungs-Software

Was ist der Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung?

Die Kapazitätsplanung betrachtet, wie viel Arbeit Ihr Team anhand der verfügbaren Zeit bewältigen kann. Die Ressourcenplanung ist umfassender: Sie entscheidet, welche Personen, Fähigkeiten und Budgets welchen Projekten zugeordnet werden. Die meisten Tools für die Kapazitätsplanung decken beides ab.

Wie berechnet man die Teamkapazität?

Addieren Sie die Arbeitsstunden jeder Person im Zeitraum, ziehen Sie Feiertage, Abwesenheiten und feste Verpflichtungen ab und multiplizieren Sie das Ergebnis mit dem Zeitanteil, den Sie für Projektarbeit vorsehen (zum Beispiel 75 %). Die Summe ist die verfügbare Kapazität Ihres Teams in diesem Zeitraum.

Kann Projektmanagement-Software die Kapazitätsplanung übernehmen?

Manche können das. Plattformen wie Hive enthalten Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Workload-Reporting, sodass Sie kein separates Tool brauchen. Andere zeigen nur die Aufgabenanzahl pro Person – und das ist nicht dasselbe, wie zu wissen, wie viele Stunden jemand frei hat.

Gibt es kostenlose Kapazitätsplanungs-Software?

Einige Tools, darunter Hive, haben kostenlose Tarife oder Testphasen, doch erweiterte Funktionen für Ressourcenplanung und Reporting sind meist kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten. Aktuelle Preise finden Sie auf der Website des jeweiligen Anbieters.

Planen Sie Kapazität dort, wo die Arbeit stattfindet

Der beste Kapazitätsplan ist der, den Ihr Team aktuell hält. Hive verbindet Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Reporting mit den Projekten und Aufgaben, in denen Ihr Team ohnehin arbeitet – so sehen Sie, wer Luft hat, bevor Sie dem nächsten Projekt zusagen. Jetzt kostenlos starten.

Sie suchen weitere Optionen? Sehen Sie sich unsere Liste mit Tools für das Workload-Management an.