Die beste Kundenportal-Software für mehr Kundenbindung im Jahr 2024

Wie oft werden Kunden allein wegen eines außergewöhnlichen Kundenservice treu?

Nicht besonders oft. Kunden begeistern Sie am besten, indem Sie ihnen die Mühe bei der Lösung eines Problems abnehmen. Erkennen Sie ihre Anliegen im Voraus und gestalten Sie die Erfahrung einfach, intuitiv und schnell. Genau hier kommen Kundenportale ins Spiel.

Die durchschnittliche Antwortzeit bei einer Kundenserviceanfrage beträgt laut dem Customer Service Benchmark Report 2023 von SuperOffice 12 Stunden und 10 Minuten. In diesem umfassenden Leitfaden zu Kundenportalen finden Sie (Spoiler-Alarm!) eine Kundenportal-Lösung mit einer weltweiten durchschnittlichen Antwortzeit von 9 Minuten!

Sie möchten die Kundenbindung stärken und effizienter arbeiten? Lesen Sie diesen umfassenden Leitfaden zu Kundenportalen und erhalten Sie Expertentipps für die Wahl der besten Kundenportal-Lösung. 

Die besten Kundenportale für guten Kundensupport im Jahr 2024

Kundenportale sind zentrale, cloudbasierte und sichere Umgebungen. Dort finden Kunden unkompliziert Antworten auf häufige Fragen, senden Anfragen, laden Dokumente hoch und arbeiten mit Teams zusammen. Mit Kundenportalen verbringen Sie weniger Arbeitszeit mit der Beantwortung von Kundenfragen und bieten trotzdem eine hervorragende Erfahrung.

Möchten Sie mehr erfahren? Sehen Sie sich diese führenden Kundenportal-Lösungen an – und entdecken Sie, wie Sie damit Ergebnisse für Ihre Kunden erzielen.

1. Hive

Hive ist eine hervorragende Kundenportal-Software dank seiner Flexibilität. Das Tool wurde in erster Linie als Projektmanagement-Lösung entwickelt und bietet Funktionen für Aufgabenmanagement, Teamkommunikation, Dateifreigabe und Workflow-Automatisierung. Finanzunternehmen, Marketingagenturen, Start-ups und Beratungsunternehmen nutzen Hive, um ihren Kunden ein begeisterndes Web- und Mobilerlebnis zu bieten. 

Hive ist dafür bekannt, demokratisch aufgebaut und auch für Nicht-Techniker leicht zugänglich zu sein. „In unseren Teams gibt es Menschen, die eher analytisch denken, und solche, die eher kreativ denken. Und es ist schwer, alle dazu zu bringen, in derselben Schublade zu denken. Als Operations Manager ist es meine Aufgabe, eine Lösung zu finden, die sich an das Denken, den Stil und den Prozess jedes Einzelnen anpasst. Und Hive hat das für uns geleistet. Am Ende war es also eine klare Entscheidung“, berichtet Javina Barbenitz, Operations Manager bei Digital Division.  

Digital Division (DD) ist eine Kreativagentur, die sich auf Digital-Marketing-Dienstleistungen spezialisiert hat. Die Agentur betreut mit Hive die Projekte für Hunderte von Kunden. DD hat für jeden Kunden und jede Agentur, mit der sie arbeitet, ein Hive-Projekt. Einige Kundenagenturen von DD arbeiten mit mehreren Marken. Deshalb wird eine Agentur als übergeordnetes Projekt angelegt, und für die Marken der Agentur kommen untergeordnete Projekte hinzu. DD nutzt außerdem weitere Hive-Funktionen wie den integrierten Chat und die integrierte E-Mail, Hive Forms, die Status-Ansicht, die Zeiterfassung für die Kundenabrechnung und Projektvorlagen. 

Die Plattform hat ein geschlossenes Community-Forum namens „The Swarm“. Dort tauschen Hive-Nutzer Tipps aus und lösen Probleme gemeinsam. Das Ökosystem ist auch zu einem fruchtbaren Raum für Networking und Partnerschaften zwischen Menschen aus sich ergänzenden Branchen geworden. 

Auch das Customer-Success-Team von Hive trägt zu einer beeindruckenden weltweiten durchschnittlichen Antwortzeit von 9 Minuten bei. Die Lösung bietet Support per Sofort-Chat statt eines reinen Ticketsystems mit 24 Stunden Bearbeitungszeit.  Hive hat einen KI-gestützten Assistenten namens HiveMind. Er kann Artikel verfassen, E-Mails beantworten, bei der Planung strategischer Initiativen helfen und sogar Projekte managen. HiveMind kann auch Fragen beantworten und Ihren Kunden helfen, schneller an die gewünschten Informationen zu kommen. 

Die Investition in den Kundenservice zahlt sich aus: SaaSworthy hat Hive als am schnellsten wachsende Software im Projektmanagement 2024 eingestuft.

Die besten Funktionen von Hive für ein Kundenportal: 

• Einfache Einrichtung und Navigation

• Anpassbare Dashboards

• Sechs verschiedene Ansichten (Status-, Kalender-, Label- und Team-Ansicht, Gantt-Diagramm, Kanban-Board)

• Hive Mind (KI-Assistent, der bei der Projektverwaltung hilft, E-Mails beantwortet und die Schritte für einen neuen Produktlaunch skizziert)

• Zeiterfassung

• Benutzerdefinierte Felder und Formulare

• Hive-Chat und integrierte E-Mail

• Integrationen mit Drittanbieter-Apps, darunter Dropbox, Google Drive und OneDrive

• Mobiler Zugriff

• Berechtigungen und Sicherheit

• Dateifreigabe

• Proofing und Freigaben

• Automatisierung und vieles mehr

Preise: Als günstigstes Kundenportal auf dem Markt hat Hive für jedes Team einen passenden Plan – vom dauerhaft kostenlosen Paket bis zur anpassbaren Enterprise-Lösung. Starten Sie noch heute mit einer kostenlosen 14-Tage-Testphase. Der Starter-Plan von Hive kostet $5 pro Monat und Nutzer, enthält den KI-Assistenten und erlaubt bis zu 10 Projekte. Mit Teams schalten Sie unbegrenzt viele Workspace-Mitglieder sowie benutzerdefinierte Felder, Labels und Status frei, für $12 pro Monat und Nutzer. Das Enterprise-Paket von Hive bietet noch mehr Flexibilität, Support und Sicherheit und lässt sich an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. 

So erstellen Sie ein Kundenportal in Hive

1. Erstellen Sie ein Projekt – das wird Ihr Kundenportal

• Klicken Sie auf den Projekt-Navigator.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „+New Project“.

• Geben Sie einen Projektnamen und die wichtigsten Details ein.

• Fügen Sie Teammitglieder hinzu.

• Wählen Sie Ihre Einstellungen für Bearbeitung & Projektsichtbarkeit:

• Wählen Sie ein Projektlayout (Sie können es später ändern)

• Klicken Sie auf „Erstellen“ und legen Sie in Ihrem neuen Projekt los!

1. Fügen Sie wichtige Dokumente und Materialien zum Kunden hinzu

• Laden Sie Dateien in das Projekt hoch – Sie können Aktionskarten für bestimmte Dokumente anlegen, die geprüft oder unterschrieben werden müssen. 

• Um eine Datei auf der Projektübersichtsseite anzuhängen, öffnen Sie den Bereich „Attachments“ und klicken auf „+ Add Attachment“. Um eine Datei in eine Chat-Nachricht hochzuladen, klicken Sie beim Schreiben auf das Symbol + links in der Chat-Leiste.

• Sie können Ihren Dateispeicher integrieren und mit Hive verbinden. Greifen Sie direkt in Hive auf Ihre Dateien und Dokumente in Box, Dropbox, Google Drive und OneDrive zu.

1. Halten Sie alles laufend aktuell 

• Sie können Projekte nach Kunden oder Abteilungen gruppieren, damit sie leichter zu finden sind. Die Schritte dazu finden Sie unter Projekte verschachteln und organisieren 

• Behalten Sie den Status offener Freigaben mit dem Freigabe-Reporting im Blick.

Sie sind nicht sicher, ob Hive die beste Kundenportal-Lösung für Ihr Unternehmen ist?

Demo auf Abruf: Fordern Sie eine Live-Demo von Hive für sich und Ihr Team an

Help Desk: Stellen Sie unseren Produktexperten Ihre Fragen

Hive University: Sehen Sie sich ausführliche Hive-Tutorials in Ihrem eigenen Tempo an

Webinare: Lernen Sie von Experten in den wöchentlichen Produkt-Webinaren von Hive

2. Zendesk

Zendesk ist eine Portal-Software für Teams jeder Größe. Kunden finden leicht, was sie brauchen, etwa wichtige Dokumente. Sie können Supportanfragen stellen und im Community-Forum Fragen diskutieren.  Zendesk hat außerdem einen KI-gestützten Assistenten, der passende Artikel zu den Fragen der Kunden vorschlägt und so die Zahl der Supportanfragen senkt. Dank der Reporting-Funktionen lassen sich Trends einfach überwachen und Abläufe verbessern. 

Die besten Funktionen von Zendesk für ein Kundenportal: 

• Anpassung des Designs

• Kundenanalysen und Reporting 

• Chatbots

• Single-Sign-on-Optionen und Berechtigungen für die Artikelansicht 

Preise: Zendesk hat keinen kostenlosen Plan, aber Sie können 14 Tage lang kostenlos testen. Der Basic-Plan beginnt bei $55 pro Nutzer und Monat, der Professional-Plan kostet $115 pro Nutzer und Monat. Es gibt auch ein Enterprise-Paket, für weitere Informationen müssen Sie jedoch das Vertriebsteam kontaktieren.

3. Copilot 

Copilot bietet als Kundenportal für Unternehmen viele Funktionen: von Kundenkommunikation, Zahlungen und Dateifreigabe bis zu Verträgen, Formularen und Help Desks. Die Plattform ist einfach zu bedienen und einzurichten und bietet gute Möglichkeiten zur Personalisierung, die über Farben und Schriftarten hinausgehen. Mit Copilot optimieren Nutzer die Erfahrung ihrer Kunden und vereinfachen mit Automatisierungen zugleich den eigenen Workflow. Der größte Nachteil: Die Plattform ist für kleine und mittlere Unternehmen teuer. 

Die besten Funktionen von Copilot für ein Kundenportal:

• Integration mit Drittanbieter-Tools wie Calendly, Loom und YouTube;

• Zentraler Hub für Dokumentation 

• Funktionen zur Organisation 

• Automatisierungen

• Sicherheit 

• Anpassbares Dashboard und anpassbare Ansichten

Preise: Copilot hat keinen kostenlosen Plan und bietet nur eine kostenlose 14-Tage-Testphase. Der Starter-Plan kostet $29 pro Nutzer und Monat, das Advanced-Paket $119 pro Nutzer und Monat. Enterprise-Pläne besprechen Sie mit dem Vertriebsteam. 

Verschiedene Arten von Kundenportalen 

1. Kundenportal für Agenturen

Kundenportal-Software für Agenturen dient als zentraler Hub für alle Marken und Kunden, die die Agentur betreut. Über diese Portale verfolgen Agenturteams den Fortschritt, verwalten Dokumente und wickeln Freigabe- und Prüfprozesse einfach ab. Dabei haben sie Zugriff auf visuelle, Audio- und Textmaterialien in einer einzigen Umgebung. 

1. Kundenportal für Universitäten 

Universitäten nutzen Kundenportale, um interne Teams wie Marketing und Finanzen zu verwalten. Sie können Studierenden aber auch einen Login bieten, mit dem diese auf bestimmte Studienunterlagen zugreifen oder sich mit Studienberatern und Professoren austauschen. 

1. Kundenportal für Buchhaltung und Steuerberatung 

Finanzdokumente sind hochsensible Dateien, die ein Kundenportal gut schützen kann. Deshalb setzen die meisten Buchhaltungs- und Steuerkanzleien eine Kundenportal-Software ein, um ihren Kunden sicheren Zugriff auf diese wichtigen und vertraulichen Dokumente zu geben.

1. Kundenportal für WordPress

Unternehmen, die die Website-Verwaltung für ihre Kunden übernehmen, nutzen Kundenportale, um Inhalte zu verwalten und Analysen zu verfolgen. Außerdem bieten sie darüber Ticket-Support für Anfragen rund um die Website an. 

1. Kundenportal für Telemedizin 

Die meisten Krankenversicherungen und Leistungserbringer bieten ihren Patienten einen Portalzugang. Dort vereinbaren Patienten Termine, rufen Krankenakten ab, fordern Folgerezepte an und kommunizieren sicher mit ihren Ärzten. 

Vorteile eines Kundenportals für Ihre Kunden und Ihr Team

1. Bessere Kundenerfahrung – Schnellere Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit und Problemlösung, ohne den Kundenservice zu kontaktieren.
   
   

2. Geringere Kosten im Kundenservice – Mit einem intuitiven Kundenportal lösen Kunden ihre Probleme selbst. So sparen Sie Geld und Ihre internen Teams sparen Zeit, die sonst in den Kundenservice fließt. 

1. Mehr Effizienz im Workflow – Einfacheres Status-Reporting, einfachere Prüfungen und Freigaben sowie eine bessere Dokumentenverwaltung beschleunigen Prozesse und optimieren die Abläufe in Ihrem Unternehmen. 

1. Vorsprung vor der Konkurrenz – Ihr exklusives Portal sollte die Bedürfnisse Ihrer Kunden proaktiv aufgreifen. So stärken Sie die Beziehung und bauen eine Bindung auf, die Wettbewerber nicht nachahmen können.

1. Mehr Sicherheit und Compliance – Eine Kundenportal-Software ist eine Festung, in der alle wichtigen Dokumente der Kundenkonten liegen. Ihre Kunden können beruhigt sein, wenn sie wichtige Dokumente in einem digitalen Ökosystem verwalten, auf das nur autorisierte Personen Zugriff haben. 

Tipps für die Wahl der besten Kundenportal-Lösung

1. Einfache Wartung 

Ein Kundenportal ist die Zentrale Ihres Kunden. Es braucht ein intuitives Dashboard, in dem sich Ihr Team und Ihre Kunden leicht zurechtfinden. Da in Kundenportalen regelmäßig neue Daten anfallen, ist es wichtig, dass Nutzer das Portal beim Hochladen von Dokumenten und/oder beim Senden von Freigabeanfragen leicht pflegen können. 

1. Integration in Ihren Tech-Stack

Im Portal Ihres Kunden findet viel Zusammenarbeit statt. Deshalb muss Ihr Tech-Stack reibungslos damit zusammenspielen. Sie möchten eine Datei aus Google Docs teilen, ein PDF sofort öffnen oder einen Zoom-Call ohne Umwege starten. 

1. Aufgaben- und Projektmanagement

Eine integrierte Aufgabenliste und Projektverfolgung sind nützliche Funktionen einer Kundenportal-Software, besonders beim Onboarding neuer Kunden. So können Sie Kunden zum Beispiel Schritt für Schritt anleiten: welche Videos sie ansehen, welche Dokumente sie unterschreiben und welche Aktionen sie erledigen sollen, um ein Projekt abzuschließen.

1. Sichere Authentifizierung

Als Kommandozentrale Ihrer Kunden muss ein Kundenportal sicherstellen, dass alle sensiblen Daten und persönlichen Informationen sicher gespeichert sind. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Login der Kunden gehört zu den wichtigsten Funktionen, die ein Kundenportal bieten muss. 

1. E-Mail- & In-App-Benachrichtigungen

Eine Kundenportal-Software fördert die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Team und Ihren Kunden nur auf eine Weise: wenn alle wissen, was sie tun müssen, damit ein Projekt vorankommt. Mit E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen in Ihrem Kundenportal räumen Sie Hindernisse in der Kommunikation aus dem Weg.

1. Zentraler Dateizugriff

Dateifreigabe ist das Herzstück des besten Kundenportals. Wichtig ist auch, dass dieses zentrale Ökosystem die Hierarchie und den Zugriff auf Informationen steuern lässt. Ihr Kundenportal sollte Berechtigungen und unterschiedliche Zugriffsebenen für wichtige Dokumente vergeben können. 

1. Kommunikationsoptionen

E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen reichen nicht aus, wenn Sie mit internen Teams und externen Beteiligten zusammenarbeiten. Vielleicht müssen Sie schnell Details mit einem Kunden klären. Achten Sie deshalb auf Kundenportale mit integriertem Chat und Sprachfunktionen. Ein kurzes Huddle per Sprache kann Wunder für Ihre Produktivität wirken!

1. Self-Service-Funktionen im Portal

In einer Kundenportal-Software sollten Kunden schnell ihr Konto verwalten, Kontaktdaten, Präferenzen und Abonnement-Einstellungen aktualisieren, Passwörter zurücksetzen, ein Ticket senden, den Projektstatus einsehen sowie Dateien hoch- und herunterladen können, ohne den Support zu kontaktieren.

1. Automatisierungen 

Das Verhalten Ihrer Kunden in einem Kundenportal kann leicht Automatisierungen auslösen, die ihre Erfahrung verbessern. Ein Beispiel ist eine Willkommens-E-Mail-Serie beim Onboarding, die zeigt, wie das Portal funktioniert. Sie können Regeln anlegen, die Erinnerungs-E-Mails für unerledigte Aufgaben versenden – und müssen so nicht mehr hinter einer Dokumentenfreigabe herlaufen.

1. Reporting-Funktionen

Ein gutes Kundenportal mit Reporting-Funktionen ermöglicht es Ihnen, Einblicke und Analysen zu Leistungskennzahlen zu teilen, die für Ihre Kunden relevant sind.

Fazit 

Dank KI erhalten wir in Sekunden individuelle Antworten. Deshalb hängt die Kundentreue zunehmend davon ab, wie gut Unternehmen grundlegende, aber vollständige Informationen zu den Bedürfnissen ihrer Kunden liefern. Ein einfach zu bedienendes Kundenportal ist der einfachste Weg, die Kundenbindung zu stärken, die Abwanderung zu senken, die Beziehung zu Kunden zu vertiefen, sich von der Konkurrenz abzuheben und die Kosten im Kundenservice zu senken.

Möchten Sie mehr erfahren? Sehen Sie, wie diese Marketingagenturen und andere Unternehmen Hive als Kundenportal nutzen: 

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