Warum der Erfinder von GTD nicht gern plant

In unserer Reihe „7 Hours With“ werfen wir einen Blick auf die Routinen führender Fachleute und erfahren, wann, warum, wo und wie sie arbeiten. In jedem Tagebuch sehen wir uns an, was sie zu sieben verschiedenen Zeitpunkten ihres Tages tun. Hive ist das Projektmanagement-Tool, das schnelle Teams bei Unternehmen wie Starbucks, Google, Comcast, Anheuser-Busch, Toyota und EA Sports antreibt. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Hive Ihr Team unterstützen kann? Kontaktieren Sie hier unser Vertriebsteam oder starten Sie hier eine kostenlose Testphase (keine Kreditkarte erforderlich). David Allen ist Produktivitätsberater und hat die GTD-Methode (Getting Things Done) entwickelt. Zu den Grundprinzipien von GTD gehört das Konzept „Mind like Water“ und die Idee, dass Ihr Gehirn dazu da ist, Ideen zu haben, nicht sie zu speichern. Er ist außerdem Autor mehrerer Bücher, darunter des Bestsellers Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. So verbringt er seine 7 Stunden.

7 Uhr – Körper & Gehirn mit Energie versorgen

Ich stehe irgendwann zwischen sieben und acht Uhr morgens auf und trinke ein Glas Zitronenwasser. Entweder bereite ich Kaffee und Zitronenwasser zu, oder meine Frau tut es. Und wer auch immer das übernimmt, die andere Person geht mit dem Hund auf die Morgenrunde (wir haben einen Cavalier King Charles Spaniel). Zum Start in den Tag trinke ich außerdem einen Sojaprotein-Drink und einen Kaffee aus unserer Bodum-French-Press. Dann schaue ich nach dem Wetter – ich lebe in Amsterdam, und das Wetter wechselt hier oft. Ich lese auf meinem iPad auch gern mindestens die Titelseite der New York Times. Um mein Gehirn in Schwung zu bringen, spiele ich dann Words With Friends – ich habe etwa 10 oder 15 Partien laufen.

8 Uhr – Organisiert in den Tag starten 

Etwas später am Vormittag sehe ich meist meine E-Mails durch, zumindest ein kurzer Notfall-Check, ob es Notfälle gibt oder etwas Nettes, Schnelles und Einfaches zu erledigen ist. Mit dem E-Mail-Check endet die Planung meines Tages ungefähr – den Rest des Tages widme ich mich dem, was gerade anfällt, und tue weitgehend, wonach mir ist. Das Einzige, was sich nicht nach dem Fluss richtet: Der Hund muss etwa alle vier oder fünf Stunden raus. Das ist gut so, denn so kommen wir in den schönen Park bei uns in der Nähe. Ich war schon immer ziemlich gut organisiert, nicht weil ich Perfektionist wäre, sondern vor allem, weil ich faul bin. Ich hasse es, etwas noch einmal zu machen. Deshalb mag ich es, genug freien Raum zu haben, um die Arbeit zu tun, die ich tun wollte. Zu Beginn meiner Laufbahn zog mich ein freier Kopf stark an, durch Meditation, spirituelle Suche und Kampfsport. Nach vielen verschiedenen Jobs gründete ich dann meine eigene Beratung, die David Allen Company. Ich dachte, ich würde am liebsten von Projekt zu Projekt arbeiten. Zu dieser Zeit merkte ich auch, dass ich mich, je komplexer mein Leben wurde, fragte: Wie halte ich meinen Kopf frei? Das führte mich zur Entwicklung von GTD. Bei einem vollen Leben gerät ein freier Kopf leicht durcheinander. Ich wollte einen Weg, ihn zu schützen. Die Ursprünge von GTD gehen auf einen Mentor zurück, den ich in der Beratung kennenlernte. Er entwickelte eine Reihe von Techniken, die Führungskräften helfen, den Kopf freizubekommen, und er zeigte mir, wie man Informationen aus dem Gehirn auslagert und für alles die nächsten Aktionen festlegt. Es stellte sich heraus, dass die Techniken, mit denen wir Dinge aus den Köpfen der Menschen in die Umsetzung brachten, für alle meine Kundinnen und Kunden enorm verändernd waren. Damit lösten sich 90 % ihrer Probleme – einfach den Kopf leeren und nächste Aktionen festlegen. Sie liebten es, ein verlässliches System zu haben. Und plötzlich, wer hätte das gedacht, fand ich mich in der Welt der Unternehmensschulungen wieder. 20 Jahre lang half ich dabei, Hunderttausende Menschen zu schulen, allein durch Weiterempfehlungen. Aber wir nannten es damals nicht GTD. Wir nannten die Dinge erst GTD, als ich das Buch Getting Things Done schrieb. Das war nur das Kürzel, das wir verwendeten. Daraus wurde eine Marke, die uns davonlief. Ich brauchte aber 20 Jahre, um zu verstehen, was ich herausgefunden hatte, und dass es einzigartig war und offenbar sonst niemand darauf gekommen war. Es war wasserdicht. So begann GTD.

11 Uhr – Mittagspause

Den ganzen Vormittag arbeite ich an dem, was gerade anfällt. Meine Frau und ich arbeiten zusammen, und sie hat ihren eigenen Zeitplan, also essen wir mittags meist getrennt. Normalerweise esse ich früh zu Mittag, das unterbricht den Tag. Der Hund muss an dieser Stelle wahrscheinlich wieder raus, also geht meine Frau oder ich noch einmal kurz mit ihm im Park spazieren.

12 Uhr – Materialien für die David Allen Company prüfen 

Nach dem Mittagessen geht es zurück an die Arbeit. Oft schickt mir meine Frau Schulungsmaterialien der David Allen Company, die ich final redigieren muss. Solche Arbeit taucht eher ad hoc auf, ist aber ziemlich regelmäßig. Wahrscheinlich ein- oder zweimal am Tag habe ich so etwas zu prüfen. Die David Allen Company, meine Organisation, die Menschen weltweit zu GTD coacht, ist offiziell in 90 Ländern vertreten. Wir haben aber einige Lizenznehmer, die ganze Regionen betreuen. Dazu kommen etwa 30 Master-Trainer. Sobald wir jemanden als Master-Trainer zertifiziert haben, kann diese Person Trainer in ihrer eigenen Sprache und Region zertifizieren. Darum drehte sich in den letzten zwei bis drei Jahren ein großer Teil meiner Arbeit: neue Lizenznehmer zu unterstützen, die starten und Glaubwürdigkeit in ihren Regionen aufbauen wollen. Bis die Pandemie im März zuschlug, war ich viel unterwegs. Ein großer Teil meiner Reisen galt dem Austausch mit neuen Lizenznehmern auf der ganzen Welt. Dazu kamen viel Pressearbeit, Werbliches und Keynotes. Das ist heute offensichtlich nicht mehr so, aber es war ein großer Teil meines Jobs.

15 Uhr – Mit einem Nickerchen Energie tanken

Ich bin ein großer Fan von Nickerchen und von Schlaf überhaupt. An vielen Nachmittagen mache ich ein 25-minütiges Nickerchen. 25 Minuten sind die empfohlene Dauer. Das schlägt eine Tasse Kaffee, wenn man es einrichten kann.  Wenn Sie mehr über die erholsame Kraft des Schlafs erfahren möchten: Ein guter Freund von mir, Dr. Theo Compernolle aus Belgien, hat ein Buch geschrieben mit dem Titel BrainChains. Er hat viel geforscht, das zeigt, wie wichtig Schlaf ist. Das Gehirn hat eine Archivfunktion, die nur genutzt werden kann, wenn der kognitive Fokus pausiert. Und die fokussierte Aufmerksamkeit muss weit genug zurücktreten, damit man all das, was vor sich geht, überhaupt verstehen kann. Dafür braucht Ihr Gehirn Zeit. Im Schlaf geschieht viel davon. Deshalb funktioniert „eine Nacht darüber schlafen“ tatsächlich. Und deshalb mache ich ein Nickerchen.

19 Uhr – Abende zum Entspannen reservieren

Normalerweise entspannen meine Frau und ich um diese Zeit, zum Abendessen. Wir schalten Netflix ein und schauen einen guten Film oder greifen zu einem guten Buch. Nach etwa fünf oder sechs Uhr versuche ich nichts mehr zu tun, was externe Meetings oder Interviews erfordert. Mein Tag hört dann also im Grunde auf. Um diese Zeit kochen wir auch gern, und es gibt Biomärkte, zu denen wir zu Fuß gehen und uns mit tollen Zutaten eindecken.

21 Uhr – Den nächsten Tag planen 

Nach Netflix und Abendessen beginne ich tatsächlich, den nächsten Tag zu planen. Das Erste, was ich vor dem Schlafengehen tue, ist ein Blick auf den folgenden Tag oder vielleicht die nächsten zwei, drei Tage in meinem Kalender. Ich prüfe meinen Zeitplan und beurteile die „harte Landschaft“. Die harte Landschaft sind externe Verpflichtungen, Dinge, bei denen ich anwesend sein muss, wie dieses Interview. Dazu kommen alle „Muss-Dinge“ des Tages. Wenn ich freitags irgendwann ein FedEx-Paket verschicken muss, steht das ebenfalls in meinem Kalender. Bildlich gesprochen sind harte Landschaft die Bauwerke in Ihrem Garten. Die weiche Landschaft wären die Pflanzen, die Sie umsetzen. Die harte Landschaft ist mir wichtig, weil sie mir zeigt, wie lange ich schlafen kann – ich bin ein großer Schlaf-Fan. Ich schlafe gern so lange wie möglich. Das gibt mir ein Gefühl für die Struktur, um die herum ich arbeite, denn insgesamt plane ich so wenig, wie ich damit durchkomme. Sobald ich die Aktionen für den nächsten Tag durchgegangen bin, ist mein Tag offiziell vorbei.