Was ist ein Mind Sweep?

David Allen, Produktivitätsberater, hat eine Methode des Zeitmanagements entwickelt, die schlicht „Getting Things Done“ heißt. In seinem gleichnamigen Buch erläutert er die Elemente der Methode. Dazu gehört auch das Konzept des „Mind Sweep“.

Wenn Sie sich ständig überfordert fühlen, kann das Konzept des Mind Sweep Ihr Leben verändern. Es hilft Ihnen, die Kontrolle zu übernehmen und Ordnung, Ruhe und Gelassenheit zurückzugewinnen.

Was ist die GTD-Methode?

Die Methode Getting Things Done (GTD) gehört derzeit zu den beliebtesten Produktivitätssystemen. Mit ihrem effizienten System befreien Sie Ihren Kopf von allen Eingängen und konzentrieren sich ganz auf das, was wirklich wichtig ist. So erledigen Sie mehr Arbeit und arbeiten dabei so effizient wie möglich.

Eines der Prinzipien, die David Allen in seinem Buch am stärksten betont, lautet: Das Gehirn sollte für das genutzt werden, was es gut kann – denken, analysieren und kreativ sein. Sobald Sie Ihr Gehirn nicht mehr zum Speichern und Abrufen von Informationen benutzen, setzen Sie viel geistige Energie frei für Tätigkeiten mit hohem Nutzen und hoher Priorität.

GTD hilft Ihnen, alles, was Sie zu erledigen haben, zu sortieren und in einem verlässlichen System festzuhalten. So können Sie es später zu Ihren Bedingungen angehen. Wenn das geschafft ist, kann Ihr Gehirn endlich zur Ruhe kommen und so arbeiten, wie es dafür gemacht ist. Das bringt gute Ideen hervor. David Allen nennt diesen natürlichen, effizienten Zustand „Mind like water“.

„Mind like water“ beschreibt einen Zustand mit klarem Kopf. Stellen Sie sich vor, nichts Unproduktives belastet Sie. Sie könnten Ihre ganze Zeit und Aufmerksamkeit der aktuellen Aufgabe widmen, ohne jede Ablenkung. Sie wären präsent und achtsam. Dabei soll Ihnen der Mind Sweep helfen.

Was sind die Grundschritte von GTD?

Die GTD-Methode besteht aus fünf Grundschritten. Sie lauten:

Erfassen

Wir alle haben zu verschiedenen Zeitpunkten großartige Ideen. Viele von uns vergessen, sie aufzuschreiben. Unser Gehirn ist dafür gemacht, Ideen zu entwickeln, nicht sie zu speichern. Deshalb gehen diese genialen Ideen unterwegs verloren.

Ähnlich ist es mit den vielen Dingen, die wir an einem Tag oder in einer Woche erledigen müssen. Fehlende Planung führt oft dazu, dass alles im Chaos endet. Wir stürzen uns auf die erste Aufgabe, die wir sehen, und lassen die anderen wichtigen Aufgaben für immer liegen.

Deshalb ist es wichtig, alles zu erfassen. Das geht mit physischen oder digitalen Notizen, ganz wie Sie möchten. Achten Sie darauf, dass Ihnen diese Notizen jederzeit zur Verfügung stehen, damit Sie wissen, was als Nächstes ansteht.

Klären

Wenn Sie alles gesammelt haben, prüfen Sie, ob all diese Ideen in Ihre Ideensammlung gehören. Wenn Sie das Klären auslassen, häufen sich Ihre Ideen an und lassen sich schwerer verarbeiten.

Wenn die Idee nicht „umsetzbar“ ist, entscheiden Sie: aus Ihrem Umfeld entfernen, als Referenz aufbewahren oder „auf Eis legen“.

Organisieren

Organisation ist der Schlüssel der GTD-Methode. Sie kennen die Ordner, die man kaufen kann und an die sich verschiedene Etiketten heften lassen, damit man Dinge richtig trennt? Dieser Teil der Methode funktioniert im Grunde genauso.

Sehen Sie sich an, was Sie gesammelt und als wichtig eingestuft haben, und ordnen Sie es einer Kategorie zu. Es kann wichtig sein, etwas, das Sie etwas später erledigen können, oder sogar etwas, das Ihre Aufmerksamkeit gar nicht braucht.

Reflektieren

Ein Grund, warum die GTD-Methode nicht für alle funktioniert: Viele reflektieren und überprüfen nicht. Es bringt nichts, immer weiter Listen zu schreiben und nicht zu ihnen zurückzukehren, um zu sehen, was erledigt ist und was noch offen ist.

Räumen Sie Ihre Listen auf und aktualisieren Sie sie. Überprüfen Sie sie regelmäßig und nehmen Sie laufend die nötigen Anpassungen vor. So behalten Sie ein gewisses Maß an Kontrolle über Ihre Aufgaben und Ihr Leben insgesamt.

Umsetzen

Die produktivsten Menschen wissen schon, was sie den Rest des Tages tun werden. Darum geht es im letzten Schritt. Er ist sehr leicht auszuführen, vor allem wenn Sie den vorigen Schritt befolgt haben und den Überblick behalten.

Sehen Sie auf Ihre Liste und beginnen Sie mit den Aufgaben. Wenn Ihre Listen klar sind und alle Aktivitäten in den richtigen Behältern liegen, fällt das nicht schwer.

So führen Sie einen Mind Sweep durch

Beim Mind Sweep erkennen Sie alles, was Ihre Aufmerksamkeit braucht oder in andere Lebensbereiche hineinwirken kann. Dazu gehört alles, was Ihnen den Fokus raubt und Sie daran hindert, Ihre Arbeit ordentlich zu erledigen.

Wenn Sie diese Dinge erkennen, merken Sie, dass Sie in Ihrem Kopf einiges mit sich herumtragen, gegen das Sie bisher nichts unternommen haben. Meist hat das mit Unerledigtem oder Aufschieben zu tun. Solange sich Dinge anhäufen, werden sie nicht erledigt. Aber keine Sorge! Mit einem Mind Sweep kommen Sie bei diesen Aktionen voran.

So beginnen Sie:

• Finden Sie den richtigen Ort: Für einen Mind Sweep brauchen Sie zuerst den passenden Ort. Wählen Sie einen Platz oder Raum, der ruhig ist, in dem Sie nachdenken können und der keine Ablenkung bietet.

• Schreiben Sie es auf: Eine Liste zu erstellen kann Angst auslösen, ist aber oft auch ein guter Weg, den Kopf freizubekommen. Nehmen Sie ein leeres Blatt Papier, stellen Sie einen Timer auf 10 Minuten und schreiben Sie jede unerledigte Aufgabe auf, die Sie gerade belastet. Beginnen Sie mit dem Projekt, bei dem Sie am weitesten im Rückstand sind. Notieren Sie jeden Gedanken, bei dem Sie zusammenzucken, innehalten oder grübeln. Da diese Gedanken die Probleme in Ihrem Kopf verursachen, müssen sie raus. Sie können sogar jeden Gedanken auf ein eigenes Blatt schreiben und das als vollständigen Brain Dump betrachten. Sie schreiben nicht gern von Hand? Dann sprechen Sie es einfach auf einem digitalen Gerät ein.

• Legen Sie alles in Ihren Eingangskorb: Im Eingangskorb sammeln Sie alle Listen und anderen Unterlagen, die Sie zusammengetragen oder erstellt haben. Das kann ein physischer Korb oder Ordner sein, aber auch ein digitales Projekt in Hive. Der größte Nutzen eines Eingangskorbs: Sie müssen an eine bestimmte Aufgabe erst denken, wenn Sie bereit sind, sie zu erledigen. Außerdem behalten Sie im Eingangskorb den Überblick über Ihre Aufgaben und vergessen nichts.

Wenn Sie Ihren Eingangskorb gefüllt haben, klären Sie in wenigen Schritten, wie Sie mit den Einträgen weiterarbeiten. Ist ein Eintrag nicht umsetzbar, verschieben Sie ihn in den Bereich „Papierkorb“. Dauert eine Aufgabe weniger als zwei Minuten, legen Sie am besten sofort los. Dauert sie länger, sortieren Sie sie in weitere Kategorien, die Ihnen die Vorgehensweise vorgeben. Mit Hive ist das einfach. In der App legen Sie ein Projekt mit dem Titel „Mind Sweep“ an und sortieren die Aufgaben in der Kanban-Ansicht in „Eingangskorb“, „Umsetzbar“, „Papierkorb“ und „Erledigt“. So sehen Sie, welche Aufgaben echte To-dos sind und welche irrelevant, und verfolgen, was Sie erledigt haben. Diese Grafik von Hamberg.no zeigt den Workflow der GTD-Methode und des Mind Sweep und was passiert, sobald Sie Ihre Einträge im Eingangskorb haben.

Bild über Hamberg.no[/caption]

Fazit

Wir wissen: Arbeit ist stressig. Es gibt unzählige Gründe, warum so viele von uns Angst, Stress, Panik, Depressionen und andere psychische Belastungen erleben, die mit Beruf, Schule oder Haushalt zusammenhängen.

In solchen stressigen Situationen kann der Mind Sweep eine große Hilfe sein. Er gibt Ihnen ein klares Ziel und eine klare Perspektive und lässt Sie Dinge in einem neuen Licht sehen. Oft setzen wir uns wegen Dingen unter Druck, die gar nicht so wichtig sind, und der Mind Sweep rückt das ins Blickfeld.

Wenn Sie festhängen und mitten in einem Chaos stecken, das Ordnung braucht, ist der Mind Sweep eine Strategie, die Sie erwägen sollten. Gehen Sie alles durch, was Ihre Aufmerksamkeit braucht, notieren Sie es und sehen Sie, was Sie zuerst angehen und abschließen müssen. Sie werden nach und nach alle Aufgaben abarbeiten, und irgendwann verschwindet der angesammelte Stress.