Klischees zum E-Mail-Schreiben der Generationen und wie Sie sie überwinden

E-Mail. Eine großartige Lösung für Kommunikation unter Zeitdruck. Das Nächstbeste nach einer Textnachricht, oft besser als ein Telefonat, und etwas, von dem wir an jedem Tag viel zu viele bekommen. Werbung und Junk-Mails, Newsletter, berufliche E-Mails und private E-Mails.  Wie jede und jeder von uns mit E-Mails umgeht, ist ein ganz anderes Thema. Ein aktuelles Video von Matt Buechele auf TikTok behandelt genau die Unterschiede zwischen den Generationen bei der E-Mail-Kommunikation. Matt ist bekannt für kurze Videos, die er auf dem Weg zur Arbeit in New York City dreht, über die Eigenheiten des Arbeitsalltags und scharfe Beobachtungen. Wie immer trifft seine Analyse, wie jede Generation mit E-Mails umgeht, ziemlich genau.  Unten finden Sie Buecheles Analyse und einige Tipps für berufliche E-Mails.

1. Babyboomer 

Matt erklärt: „Wenn du einem Boomer eine E-Mail schreibst, antwortet er dir, indem er dich einfach anruft. Das ist so ihr Ding.“ Bei dieser ehrlichen Analyse musste ich sofort kichern. Wenn ich mit meiner Oma per E-Mail schreibe und es ihr zu langatmig wird, ruft sie mich direkt an, und ich soll ihr im Grunde alles wiederholen, was in der E-Mail stand. Sie kann meine Gedanken lesen und eine Antwort schreiben, aber das Interesse scheint einfach nicht da zu sein. Und wie ist es mit Babyboomern im Job? Ich stelle fest, dass ältere Generationen in schriftlicher Kommunikation Kürze bevorzugen. Wenn Sie nicht direkt auf den Punkt kommen, rufen sie oft an, um den Inhalt der E-Mail zu besprechen. Selbst wenn Sie sich kurzfassen, ist ein Anruf vielleicht ihr bevorzugter Weg, denn daran haben sie sich früh gewöhnt und damit fühlen sie sich wohl.  Satte 95 % der Babyboomer geben zwar an, E-Mails privat zu nutzen, doch nur etwa ein Drittel der Beschäftigten dieser Generation verlässt sich im Job auf das E-Mail-Postfach. Sie setzen auf direkte Kommunikation – eine bewundernswerte Eigenschaft – und bevorzugen daher zuerst das persönliche Gespräch, dann den Anruf. Wenn Sie Babyboomer sind – oder eigentlich jeder, der sich noch mit E-Mail und SMS im Job anfreunden will –, bringen diese Kommunikationswege mehrere Vorteile. Sie erfordern keinen Smalltalk wie die meisten Gespräche vor Ort, sodass Ihnen mehr Zeit bleibt, offene Aufgaben zu erledigen.  Alles schriftlich zu haben – besonders in einer E-Mail oder über ein Messaging-System am Arbeitsplatz – hilft Ihnen außerdem, Belege dafür zu haben, was einem Kunden, einem Team oder einer Kollegin oder einem Kollegen mitgeteilt wurde. So können Sie darin suchen und nachschlagen, wenn Fragen auftauchen oder Sie sich an ein Gespräch nicht genau erinnern.

2. Generation X 

„Die Gen X ist eher der E. E. Cummings der E-Mail, denn in ihren E-Mails gibt es nie Satzzeichen, Sätze beginnen mit Kleinbuchstaben, und es gibt jede Menge Absätze mit nur einem Satz. Und die E-Mail-Signatur lautet immer: ‚Gesendet von meinem iPhone.‘ Die schreiben ihre E-Mails eben immer vom Handy. Oder noch schlimmer: ‚Gesendet von der magischen kleinen Box in meiner Tasche.‘“ Das trifft sicher nicht auf alle aus der Gen X zu. Doch wer es mit der Zeichensetzung nicht so genau nimmt, sollte bei beruflichen E-Mails etwas sorgfältiger sein. Ein paar Grammatikfehler hier und da fallen nicht negativ auf. Wird es zur Gewohnheit, kann eine E-Mail aber schwer lesbar werden und in vielen Umfeldern zu unprofessionell wirken. Autokorrektur und Browser-Erweiterungen wie Grammarly können dieses Problem fast vollständig beheben. Und die E-Mail-Signatur? Wir verstehen das. Witzig zu sein, ist nett. Doch bei beruflichen E-Mails sollte Ihre Signatur professionell sein, mit einem Hauch Persönlichkeit. Sie sollte Angaben wie Ihren Namen, Ihre Position und Ihr Unternehmen enthalten. Manchmal geht es bei E-Mail-Signaturen aber auch um den Wiedererkennungswert der Marke. Indeed gibt hilfreiche Ratschläge dazu, wie Sie die perfekte E-Mail-Signatur gestalten, ob Sie Student, Freelancer, Unternehmerin oder in einem Konzern tätig sind. 

3. Millennials  

„Wir Millennials sind irgendwie trotzdem die Schlimmsten, weil wir so von Angst zerfressen sind: Wenn auch nur eine halbwegs wichtige Person in der E-Mail steht, setzen wir uns an den Computer. Wir schicken sie nie vom iPhone, weil wir sie erst entwerfen, die Kavallerie rufen und einen Screenshot an unsere beste Freundin schicken müssen, mit der Frage: ‚Ist das okay … oder soll ich lieber ein paar Ausrufezeichen nach jedem verdammten Satz streichen?‘“ Als Millennial habe ich nie eine wahrere Aussage gehört. Ich erstelle ständig Entwürfe und ergänze sie, speichere sie für später, wenn ich niemanden zur Hand habe, der meine Formulierung oder den Aufbau der E-Mail bestätigt, oder wenn ich per E-Mail-Suche die richtige Adresse finden muss. Wir verbringen enorm viel Zeit im Posteingang – etwa 6,4 Stunden pro Tag – und sind (wohl) am stärksten an diese Postfächer gebunden. Diese Zeit geht dafür drauf, gesendete und empfangene E-Mails zu zerdenken, sich zu fragen, ob wir das Richtige gesagt haben, und Systeme für Ordnung im Posteingang zu bauen. Millennials sollten zumindest Grenzen für ihre Postfach-Gewohnheiten setzen. Wenn Sie einen normalen Job von 9 bis 17 Uhr haben, bleiben Sie außerhalb der üblichen Arbeitszeiten möglichst weg vom Postfach. Wenn Sie nicht in der Stimmung sind, E-Mails zu beantworten, bleiben Sie ebenfalls draußen.  Es ist wichtig, im Lauf des Tages E-Mails zu prüfen. Beschränken Sie das aber auf höchstens einmal pro Stunde und bleiben Sie nur etwa 10 Minuten im Postfach. So stellen Sie sicher, dass Sie bei Ihrer übrigen Arbeit proaktiv statt reaktiv handeln, und das gegenüber Dingen, die vielleicht noch gar nicht priorisiert werden müssen. 

4. Generation Z 

„Und die Gen Z ist knifflig, weil wir noch nicht genug Datenpunkte zu ihr haben. Ich bin gar nicht so sicher, ob sie überhaupt E-Mails nutzt. Ich glaube, sie schreibt nur dann mal eine E-Mail, wenn sie einen Professor um Aufschub für eine Hausarbeit bitten muss.“ Mit dem wachsenden Alter der Gen Z ist die Nutzung von E-Mails tatsächlich zurückgegangen. Diese Generation bevorzugt schnelle Nachrichten, wie sie Slack, Zoom und andere Dienste bieten. Tatsächlich nutzen nur etwa 14,4 % der Gen Z ihre E-Mail für die Arbeit.  Die gute Nachricht? Diese Messaging-Systeme sind in die meiste Projektmanagement-Software und Technik von Unternehmen eingebaut, sodass die Möglichkeiten für schriftliche Kommunikation scheinbar endlos sind. Achten Sie aber darauf, dass Ihr Profil im Messaging-System alle nötigen Angaben enthält. So dient es als Ihre E-Mail-Signatur, wenn Sie nicht ständig im Postfach leben. Wenn Sie noch an der Uni sind, finden Sie hier einige unterhaltsame Tipps, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur erfolgreich aktualisieren.  Ob Sie lange Texte, kurze E-Mails oder Telefonate mögen: Es macht immer Spaß, gegen den Strom zu schwimmen und Klischees zu trotzen. Wenn Sie in eine der obigen Kategorien passen, probieren Sie etwas Neues aus, um Ihre berufliche E-Mail-Korrespondenz aufzufrischen. Überraschen Sie jemanden mit einer durchdacht geschriebenen Antwort, mit einem GIF, wo es passt, oder lernen Sie sogar, wie Sie Ihre E-Mails managen, um Stress zu reduzieren.