Die Inbox-Zero-Methode meistern: besseres E-Mail-Management

Eine Studie von Superhuman zeigt: 22 % der Remote-Beschäftigten möchten kündigen, nur weil sie zu viele E-Mails bekommen. Dabei sind E-Mails ein Werkzeug, das die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern soll, und kein lästiges Übel. Wenn Sie Ihre E-Mails nicht in den Griff bekommen, probieren Sie die Inbox-Zero-Methode. Dabei geht es nicht nur darum, die Zahl der E-Mails gering zu halten. Es geht darum, weniger Zeit und mentale Energie in den Posteingang zu stecken, damit Sie sich wieder Ihrer Arbeit widmen können.

Was ist die Inbox-Zero-Methode?

Die Inbox-Zero-Methode ist eine Strategie für das E-Mail-Management. Ziel ist, dass Ihr Posteingang stets frei von neuen, ungelesenen Nachrichten ist. Erfunden hat sie der Produktivitäts-Experte Merlin Mann. Ihm geht es weniger um die tatsächliche Zahl der E-Mails im Posteingang als darum, wie viel mentalen Raum E-Mails bei Beschäftigten einnehmen.

Mann sagt, ein E-Mail-Posteingang sei keine To-do-Liste und solle keine dauernde dunkle Wolke über Ihnen sein. Ihr Leben ist voller Posteingänge, ob E-Mails, SMS, Nachrichten in sozialen Medien oder anderes. Diese Kanäle sind nur ein Mittel zum Zweck: Ihre Arbeit zu erledigen.

„Fragen Sie sich: Wenn ich an so vielen Orten und zu so vielen Zeiten Zeit und Aufmerksamkeit auf so viele verschiedene Posteingänge verwende, ist es dann ein Wunder, dass ich so gestresst bin?“, sagte Mann gegenüber Wired UK.

Wie wende ich die Inbox-Zero-Methode an?

Bei der Inbox-Zero-Methode planen Sie zwei- oder dreimal am Tag feste Zeiten für Ihre E-Mails ein. Eine aktuelle Studie der University of British Columbia kommt zu dem Ergebnis, dass dreimal täglich E-Mails zu prüfen optimal ist: Es senkt den Stress so wirksam wie eine tägliche Meditation. Jede neue E-Mail sollte eine Aktion bekommen, damit Sie am Ende jeder Sitzung keine neuen E-Mails mehr sortieren müssen.

Für jede E-Mail haben Sie vier Möglichkeiten: löschen, delegieren, aufschieben oder erledigen (auf Englisch: delete, delegate, defer, do).

1. Löschen

Eine E-Mail zu löschen ist das Einfachste: Was nicht wichtig ist, werfen Sie weg. Das gilt nicht nur für Spam oder Werbe-E-Mails, die sich am leichtesten löschen lassen. Löschen können Sie auch E-Mails, auf die Sie nicht mehr zurückgreifen müssen, die keine Aktion von Ihnen erfordern, oder Rundmails anderer Abteilungen, die für Sie nicht relevant sind. Sie können diesen Prozess weiter verbessern, indem Sie den besten Dienst zur E-Mail-Verifizierung suchen, um die Echtheit Ihrer Posteingangsinhalte sicherzustellen. Das schafft zusätzliche Sicherheit und Effizienz im E-Mail-Management. Weniger löschen müssen Sie, wenn Sie Marketing-E-Mails oder Newsletter, die Sie nicht lesen, abbestellen. Es hilft auch zu erkennen, welche Rundmails wichtig sind und welche nicht für Sie gelten. Wenn es Ihnen die Arbeit erleichtert, leiten Sie E-Mails bestimmter Absender automatisch in den Spam-Ordner um. So verbringen Sie weniger Zeit mit Löschen.

2. Delegieren

Statt E-Mails nur zu löschen, können Sie sie als Nächstes an Ihre Teammitglieder delegieren. Dafür müssen Sie keine Führungskraft sein, solange Sie es überlegt tun. Und wenn Sie die Antwort nicht kennen, die das Gegenüber sucht, scheuen Sie sich nicht, die Frage abzugeben. Danach können Sie die E-Mail archivieren oder ganz löschen. Doch beim Delegieren sollten Sie darauf achten, wen Sie einbeziehen. Reichen Sie etwas nicht einfach weiter, nur weil Sie nicht wissen, was Sie mit der E-Mail tun sollen, oder keine Lust darauf haben. Der Posteingang der Person, an die Sie weitergeben, könnte doppelt so voll sein wie Ihrer, und Ihre Anfrage könnte unnötig sein.

„Alle sind überfordert. Viele schieben Dinge einfach an die nächste Person weiter, setzen andere in CC und BCC oder rufen an und erzeugen so diese Menge an Kram“, sagte Mann gegenüber Wired UK. Wenn Sie Ihren Posteingang sauber halten, aber den einer anderen Person füllen, ist niemandem geholfen. Denken Sie also nach, bevor Sie eine E-Mail nur weiterleiten, um sie loszuwerden.

3. Aufschieben

Eine weitere Option der Inbox-Zero-Methode ist das Aufschieben. Vielleicht können Sie eine E-Mail nicht sofort beantworten, weil Sie auf eine Rückmeldung warten, Ihr Terminplan sich ändert oder noch Daten fehlen, die nicht berechnet wurden. Es kann auch sein, dass die E-Mail einen Anhang enthält, den Sie später brauchen, oder wichtige Informationen zu einem Projekt oder Kunden. Lassen Sie sie aber nicht einfach im alten Ordner verstauben. Sortieren Sie Ihre Nachrichten bewusst in neue Ordner.

Sie können Ihre Ordner auf verschiedene Weise benennen, um das Antworten zu organisieren und zu beschleunigen. Eine Möglichkeit ist die Sortierung nach Deadline, damit Sie genau wissen, bis wann Sie antworten müssen. Sie können sich auch angewöhnen, E-Mails nach Projekt, Absender oder Grund des Aufschubs zu ordnen, zum Beispiel „Terminplanung“, „Referenz“ oder „Dateien für ein kommendes Projekt“. Wenn Sie eine Antwort erst ausarbeiten müssen, setzen Sie die zugehörige Aufgabe auf Ihre To-do-Liste und kommen später darauf zurück.

4. Erledigen

Schließlich verlangt die Inbox-Zero-Methode, dass Sie E-Mails beantworten, sobald sie eintreffen. Damit Sie möglichst effizient durch den Posteingang kommen, achten Sie darauf, nicht zu viel Zeit pro Anfrage zu verbrauchen. Lassen Sie sich nicht davon abhalten, eine E-Mail abzuschicken, weil Sie jedes Wort perfektionieren wollen. In der Kürze liegt die Würze: Sie müssen nicht in jeder Antwort ausschweifend oder blumig schreiben. Manchmal reicht eine klare Antwort in zwei Sätzen.

Insgesamt ist die Inbox-Zero-Methode ein guter Weg, eingehende E-Mails zu verwalten und die Kommunikation im Fluss zu halten. Sie steigert auch die Produktivität von Remote-Beschäftigten, die oft deutlich mehr E-Mails erhalten als klassische Büroangestellte. Denken Sie daran: Eine E-Mail ist ein Kommunikationsmittel, kein eigener Job. Auch wenn das Beantworten von E-Mails zu Ihrer Arbeit gehört, ist es sicher nicht alles, was Sie tun. Nutzen Sie daher Techniken, die Ihren Posteingang zu einer Hilfe statt zu einer Last machen.

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