Ist Ihr Team bereit für 2023? 7 Wege zu Rekordproduktivität

2022 hat Fahrt aufgenommen, und Sie sollten bereit sein, daraus Ihr bisher bestes Jahr zu machen. Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt von seinem Team ab. Deshalb sollte die Investition in dieses Team Priorität haben.

Wenn Sie die Effizienz (und damit Ihre Gewinne) steigern möchten, sollten Sie sich auf die Produktivität am Arbeitsplatz konzentrieren. Wussten Sie, dass die durchschnittliche Arbeitskraft nur knapp drei Stunden pro Tag produktiv ist? Die meisten Menschen werden für volle acht Stunden bezahlt. Daher geht offensichtlich viel Zeit und Geld verloren. Eine Möglichkeit, die Produktivität zu steigern, sind neue Wege, Ihre Mitarbeitenden einzubinden. Engagierte Teammitglieder können den Gewinn um bis zu 21 % steigern.

Wenn Ihre Teammitglieder nicht so produktiv sind, wie sie sein sollten, gibt es Strategien, mit denen Sie sie unterstützen können.

Möchten Sie 2022 einen effizienteren und engagierteren Arbeitsplatz? Hier sind sieben Wege, mit denen die Produktivität Ihres Teams einen Rekordwert erreicht.

1. Ziele setzen

Wenn Ihr Team produktiv sein soll, muss es motiviert sein. Mit klaren Zielen bleiben Ihre Mitarbeitenden auf Kurs.

Ziele sollten messbar, klar und realistisch sein. Nicht jedes Unternehmen hat dieselben Ziele. Wählen Sie Ergebnisse, die zur Vision des Unternehmens passen. Ihre Ziele können sich zum Beispiel auf den Unternehmensgewinn beziehen. Sie können wöchentliche und monatliche Umsatzziele mit KPIs (Key Performance Indicators, Leistungskennzahlen) festlegen und eine Bestenliste für leistungsstarke Mitarbeitende erstellen. Andere Ziele hängen nicht direkt mit dem finanziellen Erfolg zusammen. Ihre Teamziele können Weiterbildung, eine Zusage zur Zusammenarbeit oder den termingerechten Abschluss eines Projekts betreffen.

Sie können langfristige Ziele in kleinere aufteilen und regelmäßig mit Ihrem Team den Fortschritt prüfen. Wenn Ihre Mitarbeitenden sich als Teil der Unternehmensvision fühlen und die Wirkung ihres Einsatzes verstehen, steigt die Produktivität.

2. In Sicherheit investieren

Sicherheitsprobleme können die Produktivität senken. Wir alle verlassen uns auf Technik. Wenn Ihr Netzwerk kompromittiert ist, kann das zu erzwungenen Ausfallzeiten führen. Aktualisieren Sie Ihre Software regelmäßig und nutzen Sie je nach Bedarf Ihres Unternehmens ein Antivirus-Tool wie Firewalls, Android-Antivirenprogramme oder richten Sie ein VPN für Windows ein. Ihre Mitarbeitenden sollten wissen, was bei der Nutzung von Technik erwartet wird. Ihre Richtlinie kann zum Beispiel regelmäßige Passwortwechsel, keine Nutzung sozialer Medien und eine verpflichtende Schulung zur Internetsicherheit enthalten. Klären Sie Ihre Mitarbeitenden in dieser Schulung über Website-Spoofing auf und darüber, wie sie vermeiden, Opfer solcher Angriffe zu werden. Dazu gehört Vorsicht bei Links aus unbekannten Quellen und beim Herunterladen von Dateien von nicht vertrauenswürdigen Websites. Wichtig sind auch Vorkehrungen für sicheres Remote-Arbeiten. Mehr Teams als je zuvor arbeiten remote, und wahrscheinlich haben auch Sie einen flexiblen Arbeitsplatz. Dieser Trend setzt sich 2022 fort. Prüfen Sie daher jetzt, ob Sie die richtigen Systeme haben. Zugriff auf Apps und Daten sollten nur berechtigte Personen erhalten, und Passwörter müssen richtig verwaltet werden. In letzter Zeit wächst das Interesse, Passwörter ganz abzuschaffen und andere Sicherheitsmaßnahmen einzusetzen, etwa biometrische Scanner, Tokens und passwortlose Authentifizierung wie Cloud RADIUS. Wenn Sie für Bereiche Ihres Geschäfts cloudbasierte Plattformen nutzen, etwa für Kundenkommunikation, Vertriebsdaten oder Berichte, stellen Sie sicher, dass sie sicher sind. Dabei hilft ein Cloud-VPN für Business-Teams, das eine zusätzliche Sicherheitsebene bietet. Sind die Entwickler aktiv? Patchen und aktualisieren sie die Software? Gibt es bei der Anmeldung eine Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Denken Sie daran: Wenn Ihre Arbeitstools kompromittiert sind, leidet die Produktivität. Das Warten auf die Wiederherstellung oder den Neustart von Systemen kostet Zeit.

3. Auf Delegation setzen

Gute Führungskräfte wissen, wie man delegiert. Jedes Teammitglied bringt andere Fähigkeiten mit. Wenn Sie diese gezielt den passenden Aufgaben zuordnen, laufen Ihre Arbeitstage reibungslos.

Sie müssen wissen, worin Ihre Mitarbeitenden gut sind. Wer eine Aufgabe bekommt, mit der er Erfahrung hat oder die ihm Freude macht, ist meist produktiver.

Überlegen Sie, für jede Rolle eine klare Liste der Aufgaben in Ihrer Wissensdatenbank festzuhalten. Sie können sie auch in die Stellenbeschreibung beim Recruiting aufnehmen. Wenn jedes Teammitglied weiß, wofür es verantwortlich ist, weiß es immer, was es erwartet.

Mit einem Aufgabenmanager können Sie Projekte viel einfacher aufteilen und Aufgaben verteilen. Sie legen klare Rollen fest und sehen, wer Kapazität hat.

Wenn Sie mit Ihrer besten Software für Aufgabenmanagement delegieren, stellen Sie sicher, dass niemand mit Arbeit überlastet ist. Außerdem sitzt niemand untätig herum und wartet auf Arbeit. Sie können Kalender prüfen, Termine buchen und Deadlines setzen.

Diese Art von Software eignet sich gut für Remote-Beschäftigte, funktioniert aber auch in hybriden Arbeitsumgebungen und im Büro.

Hier ist ein Beispiel für Software für Aufgabenmanagement:

4. Eintönige Aufgaben reduzieren

Wenn sich Ihre Mitarbeitenden langweilen, sind sie nicht produktiv. Denken Sie an die sich wiederholenden Aufgaben in Ihrem Team. Gibt es einen effizienteren Weg, sie zu erledigen?

Online-Tools helfen, einige dieser eintönigen Aufgaben zu verringern. Nehmen wir an, Sie haben eine Finanzabteilung. Rechnungen mit Excel und Word zu erstellen und Zahlungen zu erfassen, kostet viel Zeit. Außerdem können Sie mit Video-Tools wie StoryXpress Ihre täglichen Stand-ups interessanter machen. Teammitglieder schicken dann einfach eine kurze Videobotschaft, statt eine lange E-Mail oder Nachricht zu tippen.

Wählen Sie stattdessen ein cloudbasiertes Buchhaltungsprogramm mit Automatisierung. Manche Lösungen versenden zum Beispiel wiederkehrende Rechnungen und Erinnerungen für überfällige Konten. Ein weiteres Tool für Ihre Finanzabteilung ist ein Rechnungsextraktor. Statt Stunden damit zu verbringen, Daten aus Finanzunterlagen zu übertragen, vereinfacht diese Lösung Ihre Prozesse mit KI.

Es gibt weitere zeitaufwendige Aufgaben, die die Produktivität Ihres Teams bremsen. Manche davon lassen sich auslagern, damit Ihre Teammitglieder Zeit für wichtigere Aufgaben haben.

Zum Beispiel können Anrufe den Schwung Ihres Teams unterbrechen. In diesem Fall können Sie Callcenter-Mitarbeitende einstellen, die eingehende Kundenanfragen beantworten, und mit Contact-Center-Automatisierung den Ablauf optimieren.

5. Auszeiten einplanen

Wenn Ihre Teammitglieder nicht so produktiv sind, wie sie sein könnten, ist vielleicht eine geplante Auszeit sinnvoll. Stress kann die Effizienz beeinträchtigen, und Burnout ist bei Mitarbeitenden keine Seltenheit.

Seien Sie flexibel bei freier Zeit und geben Sie Ihrem Team Gelegenheit zum Abschalten. Sie können zum Beispiel einen „Long Lunch Friday“ einführen und eine „Chill-out-Ecke“ einrichten, in der sich Mitarbeitende entspannen können, wenn sie eine Pause brauchen.

Austausch ist wichtig. Planen Sie Meetings aber nur, wenn sie wirklich nötig sind. Meetings nehmen Zeit für andere Aufgaben und ermüden Ihre Mitarbeitenden. Das gilt besonders für Remote-Teams, da viele unter Bildschirmmüdigkeit leiden.

Überlegen Sie vor dem Meeting, ob sich das Thema auch per E-Mail klären lässt. Legen Sie es in die Arbeitszeit, damit sich Ihr Team nicht überfordert fühlt.

Manchmal gibt ein Tag außerhalb des Büros Ihren Mitarbeitenden die nötige Auszeit. Teambuilding-Termine, Schulungstage und planmäßige freie Tage sind Optionen, die Sie in Betracht ziehen können.

6. Kommunikation zur Priorität machen

Ein weiterer Schwerpunkt für 2022 ist die Kommunikation. Wenn Sie einen produktiven Arbeitsplatz wollen, ist Zusammenarbeit entscheidend. Für wirksame Kommunikation können Sie eine Software für die Zusammenarbeit mit Kunden einführen, mit der Sie mit Ihrem Team in Kontakt bleiben und zugleich dessen Produktivität verfolgen.

Als Führungskraft sollten Sie für Fragen erreichbar sein. Wenn ein Teammitglied unsicher ist, was zu tun ist, kann das zu Fehlern oder Aufschieberitis führen. Sind Sie aber ansprechbar und hilfsbereit, bitten Mitarbeitende eher um Unterstützung.

Wenn Sie neue Prozesse erklären, sollten Sie immer klar sein und Material bereitstellen, in dem Ihr Team bei Unklarheiten nachlesen kann. Wenn Sie zum Beispiel neue Software einführen, können Sie Ressourcen und Anleitungen teilen. Machen Sie diese Ressourcen über ein gemeinsames Dokument leicht zugänglich.

Als Team sollten Ihre Mitarbeitenden zusammenarbeiten können. Fördern Sie den Austausch zwischen Teammitgliedern, indem Sie neue Kolleginnen und Kollegen vorstellen. Sie können sie sogar in kleinere Gruppen für Projekte einteilen.

Planen Sie soziale Aktivitäten während der Arbeitszeit ein, etwa gemeinsame Mittagessen und Gastvorträge. Solche Anlässe schaffen ein positiveres Arbeitsumfeld, weil sich Ihre Teammitglieder besser kennenlernen. Wenn einige Teammitglieder remote arbeiten, können Sie sogar kreative virtuelle Teambuilding-Aktivitäten organisieren.

7. Weiterbildung anbieten

Manchmal ist Ihr Team weniger produktiv, weil ihm die nötigen Fähigkeiten fehlen. Wenn Sie dieses Jahr die Produktivität steigern möchten, suchen Sie Möglichkeiten, Ihre Mitarbeitenden weiterzuqualifizieren. Eine Empfangskraft kann zum Beispiel mit einem Tastaturkurs effizienter werden. Oder eine Teamleitung erhält ein Management-Training. Ihre Teammitglieder haben vielleicht bestimmte Bereiche, in denen sie sich weiterbilden möchten. Oder Sie erstellen Schulungsprogramme, wo Verbesserung nötig ist. Schulungen können intern oder über eine Bildungseinrichtung stattfinden. Die Schulung sollte beginnen, sobald Sie neue Teammitglieder einstellen. Ein umfassendes Onboarding, Mentoring und laufende Weiterbildung sind hilfreich. Ihr Team braucht eventuell Auffrischungskurse, um die Fähigkeiten aktuell zu halten. Wer zum Beispiel eine Erste-Hilfe-Ausbildung hat, braucht alle paar Jahre einen Auffrischungskurs zur erneuten Zertifizierung.

Wenn Sie mit Bildung und Training in Ihre Mitarbeitenden investieren, steigt die Produktivität. Training kann langfristig zu Beförderungen führen und Ihnen loyalere Mitarbeitende bringen. Als zusätzlicher Vorteil kann es auch die Bindung verbessern.

Rekordproduktivität im Team 2022 sicherstellen

Wenn Sie Ihr Unternehmen 2022 auf die nächste Stufe bringen möchten, brauchen Sie ein starkes Team. Die Produktivität zu verbessern gelingt mit wenigen einfachen Strategien.

Geben Sie Ihrem Team Orientierung durch klare Ziele, die zur Erfolgsvision des Unternehmens passen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Technik sicher ist, besonders bei Remote-Teams.

Delegation ist entscheidend. Sie können jedem Teammitglied Aufgaben nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit zuweisen. Außerdem können Sie eintönige Prozesse verringern, indem Sie Automatisierungssoftware nutzen und sich wiederholende Aufgaben auslagern.

Machen Sie Kommunikation zur Priorität und planen Sie Auszeiten ein, damit Ihr Team motiviert bleibt.

Vergessen Sie nicht, Weiterbildung anzubieten. Wenn Ihre Mitarbeitenden in ihren Rollen gut qualifiziert sind, erledigen sie Aufgaben schneller und in höherer Qualität.

Sind Sie bereit für ein produktiveres Team 2022? Setzen Sie diese Tipps auf Ihre To-do-Liste.

Hive ist die erste demokratisch entwickelte Produktivitätsplattform der Welt. Erfahren Sie hier, wie wir Ihnen helfen können.