4 bewährte Wege, den Fortschritt Ihres Hybrid-Teams in Hive zu verfolgen

Bei der Arbeit den Überblick zu behalten, ist schwierig. Egal, wie viele Papierplaner, Wand- und Tischkalender, digitale Benachrichtigungen und andere Planungshilfen Sie nutzen: Es fühlt sich an, als könnte jederzeit etwas durchrutschen.

Neben den üblichen Kalendern und To-do-Listen kann es Ihr Unternehmen voranbringen, Ziele zu setzen und die Schritte dorthin zu verfolgen. Wer seinen Fortschritt verfolgt, behält die Ziele im Blick. Außerdem sollen Unternehmen dadurch bis zu 30 % schneller wachsen als Unternehmen, die keine Ziele setzen und verfolgen.

Sie müssen Projekte im Blick behalten, sei es als Teil des Projektpuzzles, als Projektleitung oder als Führungskraft, die sich von Zeit zu Zeit einen Überblick verschafft. Dann kann sich das digitale Zeitalter anfühlen, als stünde alles Kopf. Wer weiß schon, was die beste Lösung ist, um Produktivität und Fortschritt zu verfolgen?

Den Fortschritt Ihres Teams zu verfolgen, ist jetzt einfacher

1. Wählen Sie eine Standardansicht, um den Fortschritt zu verfolgen

Um ein Projekt anzulegen, melden Sie sich in Ihrem Dashboard an und klicken in der linken Symbolleiste auf den Tab „Projekte“. Vergeben Sie einen Namen, legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, geben Sie weitere beteiligte Kolleginnen und Kollegen an und wählen Sie ein Layout. Organisieren Sie von Anfang an alles sauber, um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen.

Die Projektleitung oder die zentrale Ansprechperson des Projekts kann als Einzige das Standardlayout in Hive festlegen. Es gibt 6 verschiedene Layouts mit jeweils eigenen Vorteilen.

Statusansicht

Bei dieser Option sind Spaltenkarten von links nach rechts angeordnet. Jede Karte steht für einen Status im Projekt. In vielen redaktionellen Workflows für Autorinnen und Autoren sind zum Beispiel „Nicht begonnen“, „Im Entwurf“, „Bereit zur Prüfung“, „In Prüfung“, „Änderungen nötig“, „Bereit zur Veröffentlichung“ und „Abgeschlossen“ typische Karten. Wählen Sie aus dieser Liste und weiteren Aktionen aus und erstellen Sie so den idealen Ablauf für Ihr Projekt.

Sobald Ihre Spaltenkarten stehen, ordnen Sie jede Aufgabe darunter ein, während sie den Workflow durchläuft. Wenn Sie den Projektstand prüfen, erkennen Sie Engpässe leichter. Liegen unter „In Prüfung“ mehr Karten als sonst? Dann sprechen Sie vielleicht mit der Person, die für diesen Schritt zuständig ist, und fragen, ob sie Unterstützung braucht oder ob sie die nächsten Schritte bald abschließen kann.

Teamansicht

Die Teamansicht ähnelt der Statusansicht stark. Hier steht jedoch jede Spaltenkarte für ein Teammitglied. Wenn ein Teammitglied im Workflow an der Reihe ist, ziehen Sie die Aufgabenkarte in dessen Spalte. Nach Abschluss zieht das Teammitglied die Karte in die Spalte der Person, die den nächsten Teil der Aufgabe übernimmt. In manchen Fällen kann es die Karte auch archivieren oder als erledigt markieren.

Label-Ansicht

Die Label-Ansicht richtet sich ebenfalls an visuell orientierte Menschen und folgt demselben Aufbau wie die beiden vorherigen Layouts. Der Unterschied: Sie ist oft nach Projekten gegliedert. Sie können eine Spaltenkarte zum Beispiel „Website“ nennen. Alle Aufgaben zu Website-Updates gehören dann unter diese Karte. Genauso gehen Sie bei einer Spaltenkarte wie „Blog“ oder „Pressearbeit“ vor.

Die Label-Ansicht kommt oft bei Marketingkampagnen sowie bei Produkt- und Website-Launches zum Einsatz, unter anderem.

Kalenderansicht

Der Kalender ist genau das, was der Name sagt: ein Raster im Kalenderformat, das alle Teammitglieder sehen und bearbeiten können. Dieses Layout zeigt Ihnen den Rhythmus eines Workflows. So erkennen Sie, an welchen Tagen mehr Arbeit sinnvoll ist oder wo Sie den Umfang der Aufgaben anpassen sollten, für Sie selbst und das ganze Team. Wer mit Deadlines arbeitet, sieht außerdem die Wochentage vor sich und kann konkret erkennen, wie viel Zeit noch für die Aufgabe bleibt.

Gantt-Diagramm

Gantt-Diagramme geben einen übergeordneten Überblick über Projektaufgaben und Zeitpläne. Mit einem schnellen Blick sehen Sie, wie die Aufgaben im Projekt zusammenhängen. Das kommt visuell denkenden Menschen entgegen. Tatsächlich sind sie ideal für die Ressourcenplanung und für Kurswechsel während eines Projekts. Diese Ansicht hilft Ihnen auch, das Projekt in besser handhabbare Aufgaben zu gliedern, wenn Sie Unstimmigkeiten bemerken.

Tabellenansicht

Wenn Sie Tabellenkalkulationen und Tabellen mögen, ist die Tabellenansicht vielleicht genau Ihr Ding. Jede Aktion oder Aufgabe steht wie in einer Tabelle, die zeitkritischsten Einträge ganz oben. Sie können jederzeit anpassen, wie Sie Ihre Informationen sehen möchten, und Ihre Aufgaben in der Tabelle filtern oder sortieren.

In allen Ansichten können Sie die Karten und Spaltenüberschriften frei anpassen und Vorlagen erstellen, die Ihren Workflow automatisieren.

2. Wechseln Sie zwischen den Ansichten

Denken Sie daran: Im Projektmanagement-System von Hive lässt sich der Fortschritt auf sechs verschiedene Arten darstellen. Für die Einrichtung eines Projekts brauchen Sie eine Standardansicht. Ihre eigene Ansicht können Sie aber alle paar Minuten ändern, wenn Sie möchten. Klicken Sie dazu in der linken Symbolleiste unter „Projekte“ auf den Projektnamen. Wählen Sie dann im zweiten Kopfmenü die hellgraue Option „Layout ändern“. (Sie finden sie rechts neben Ihrer Layoutansicht.) Wählen Sie die neue Einstellung und sammeln Sie die Details, die Sie für fundierte Entscheidungen brauchen.

Als Projektleitung möchten Sie vielleicht mehr Details zu Aktionspunkten und wählen eine der ersten drei oben genannten Ansichten. So können Sie Mitarbeitenden zum Aufgabenstatus schreiben und Feedback oder Unterstützung anbieten. Als CEO möchten Sie vielleicht ein übergeordnetes Diagramm wie die Gantt-Ansicht nutzen, um zu entscheiden, was Sie im Abteilungsmeeting oder mit dem Kunden besprechen, dem das Projekt zugewiesen wurde.

3. Prüfen Sie den Fortschritt regelmäßig

Ob es Ihr eigenes Projekt ist oder eines, das Ihr Team verantwortet: Wer den Projektstatus regelmäßig prüft, erreicht die Unternehmensziele leichter. Je öfter Sie den Fortschritt prüfen, desto besser können Sie sich merken oder festhalten, wie das Projekt läuft, welche Probleme bei den Abhängigkeiten auftreten und welche weiteren wichtigen Informationen es gibt. Mit der Verfolgung wissen Sie, wie Ihr Team arbeitet, und können für alle einen schlankeren Workflow schaffen.

4. Übertreiben Sie die Fortschrittskontrolle nicht

Achten Sie darauf, es nicht zu übertreiben. Wer Projekte zu oft prüft, hat manchmal das Gefühl, alles gehe im Schneckentempo voran. Bei langfristigen Projekten genügt höchstens etwa einmal pro Woche ein Check-in im System. Das gilt besonders, wenn Ihr Team offen kommuniziert. Wenn Kolleginnen und Kollegen sich willkommen fühlen, bei Ihnen vorbeizuschauen oder ein paar Fragen zu stellen, packen sie die Arbeit eher an, statt sie aus Ärger oder Angst aufzuschieben.