So organisieren Sie Ihren Hive-Workspace

Nach einer Ablenkung dauert es durchschnittlich 23 Minuten und 15 Sekunden, bis man sich wieder auf eine Aufgabe konzentriert. 50 % der Berufstätigen geben zu, dass sie bei der Arbeit vom Smartphone abgelenkt werden. Das ist ärgerlich, denn vieles lässt sich mobil erledigen. Wer jedoch aufgeräumte Arbeitsbereiche hat – digital und analog –, findet schneller zurück zur Aufgabe, spart Zeit und gewinnt mehr Produktivität. Hive ist ein digitaler Workspace, der speziell dafür entwickelt wurde, die Produktivität zu steigern. Einfache Workflows, Vorlagen für Projektaktionen, Proofing von Dokumenten und Videos und vieles mehr sorgen dafür, dass Ihre Arbeit an einem zentralen Ort bleibt. Je seltener Sie während des Arbeitstags die Plattform verlassen müssen, desto mehr schaffen Sie in der Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht.

Wie richten Sie sich also in Hive optimal ein? Ob Sie die Plattform schon länger nutzen, sie bei einem früheren Arbeitgeber kannten und nun in einer aktualisierten Version wiedersehen oder Hive noch nie verwendet haben: Hier sind Tipps und Tricks, mit denen Ihre Arbeit übersichtlich bleibt und Sie Ihr Bestes geben können!

1. Profil anlegen

Für alle Neulinge zuerst das Wichtigste. Nach der Anmeldung – in einem gemeinsamen Team-Workspace oder in der kostenlosen Option Hive Solo – klicken Sie in der oberen Leiste Ihres Dashboards auf das Sprechblasen-Symbol an zweitletzter Stelle von rechts. Wählen Sie im Dropdown-Menü den zweiten Eintrag „Edit Profile“. Prüfen Sie, ob Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse korrekt geschrieben sind und ob Ihre Kontaktdaten sichtbar sind, wenn Sie in einem Team arbeiten. Legen Sie Ihre Grundeinstellungen fest und wählen Sie, wie Sie Benachrichtigungen erhalten möchten. Sie können sogar einen Avatar hinzufügen, damit Sie in Aufgaben schnell erkannt werden.

2. Workspace-Einstellungen aktualisieren

Im selben Dropdown-Menü, in dem Sie Ihr Profil bearbeitet haben – das jetzt vielleicht Ihr Gesicht oder ein lustiges Foto zeigt –, klicken Sie unter „Workspace settings“ auf „Settings“. Hier legen Sie fest, welche Angaben den Zweck Ihres Workspace richtig beschreiben. Sie können Grenzen setzen, indem Sie Arbeitszeiten und Feiertage hinterlegen und bestimmen, ob Aktionen auch am Wochenende zugewiesen werden dürfen. Außerdem können Sie private Aktionen oder Projekte öffentlich machen. (Das lässt sich auch bei der Arbeit an einzelnen Aufgaben jeweils separat auf privat oder öffentlich stellen.)

3. Apps auswählen, um besser zu organisieren

Hive ist ein smarter Workspace. Sie können ihn individuell anpassen, indem Sie Apps hinzufügen. Dazu wählen Sie in den Workspace-Einstellungen (Zugriff wie oben beschrieben) „Manage apps“ oder klicken in der linken Leiste auf das Symbol mit den vier Quadraten und dem Wort „Apps“. Mit diesen Optionen gestalten Sie Ihren Workspace so, dass er zu Ihrem Arbeitsrhythmus passt und zu der Art, wie Sie lernen oder Informationen verarbeiten. Unten finden Sie einige unserer Lieblings-Apps.

Kostenlose Apps

• Wenn Sie in einem Team arbeiten, aktivieren Sie vielleicht die App News, mit der Mitglieder Neuigkeiten und Erfolge mit Kolleginnen und Kollegen teilen.

• Führungskräfte und das Top-Management möchten kleinteilige Aufgaben und Routineprozesse oft auf einer weniger detaillierten Ebene im Blick behalten. Eine Portfolio-Ansicht ist dafür ideal: Sie zeigt auf höherer Ebene, wo Projekte stehen – ohne Details – und lässt Sie mehrere Projekte in einem Fenster sehen.

• Hive Notes ist der perfekte Ort, um alles rund um Ihre Arbeit an einer Stelle festzuhalten. Sie können Notizen an bestimmte Projekte anhängen und für Ihr Team sichtbar machen oder privat halten. Mit der Notizen-App finden Sie alle Ihre Notizen bequem an einem Ort. Sie hat Tabs mit den Namen „all“, „mine“, „shared with me“, „projects“ und „archive“. Notizen zu archivieren kann sehr befreiend sein, denn so bleibt Ihr Workspace frei von metaphorischen Klebezetteln, und Sie können sie später durchsuchen, wenn Sie sich an etwas erinnern oder eine ältere Idee nachschlagen möchten.

• Nicht alles muss ein Meeting sein. Es ist kein Geheimnis, dass viele seit Jahren von Meetings erschöpft und überfordert sind. Bei E-Mails ist es dasselbe. Bei der heutigen Nachrichtenflut kommt es einem fast unmöglich vor, Inbox Zero zu erreichen. Messaging ist eine großartige Option in Hive, mit der Sie die Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen verbessern und verpasste Nachrichten sowie überfüllte Posteingänge reduzieren.

• Projekt-Baselines sind ein Muss für alle, die ein Unternehmen gründen und von Grund auf aufbauen. Gründerinnen und Gründer, Start-ups und Franchisenehmer lernen alle, wie viel Zeit es kostet, Prozesse aufzusetzen und umzusetzen. Neue Teams lernen die Arbeitsweisen der anderen kennen und versuchen, einen Ablauf zu finden, der Raum für Innovation lässt. Mit dieser App sehen Sie, wie Ihre Zeitplanung für ein Projekt im Vergleich zum tatsächlichen Verlauf aussieht.

• Wenn Sie im Team mit GSuite arbeiten, empfehlen wir dringend, Google Drive zu verbinden (für Microsoft-Nutzende OneDrive). Viele Unternehmen nutzen außerdem Dropbox, um wichtige Dateien zu teilen.

• Der Fokusmodus hilft entscheidend dabei, Ablenkungen zu begrenzen, wenn Sie mitten in wichtiger Arbeit stecken. Fügen Sie ihn Ihrem Dashboard hinzu und nutzen Sie ihn in der ersten Arbeitsstunde, wenn Sie Liegengebliebenes aufholen, und in der letzten Stunde oder so, wenn Sie den Tag abschließen.

Kostenpflichtige Apps

Einige der genannten Apps sind nur mit einem kostenpflichtigen Hive-Abonnement verfügbar, nicht in der kostenlosen Option Hive Solo. Hier eine Auswahl der Apps, die wir bei jedem neuen Workspace sofort verbinden.

• Die Zeiterfassung ist eine gute Möglichkeit, nachzuvollziehen, wo Zeit, Geld und Ressourcen in einem Projekt am besten eingesetzt sind. Sie ist außerdem ein nahezu perfektes Tool für Remote- und Hybrid-Beschäftigte, die sicherstellen möchten, dass ihre Arbeit den Vorgaben des Unternehmens entspricht.

• Aus naheliegenden Gründen ist Zoom ein praktisches Tool direkt in der App. Sie können individuelle Links einfach per Messaging senden und sparen Platz auf dem Desktop, den Apps für Videoanrufe sonst belegen. Jedes Unternehmen, das die Salesforce-Plattform nutzt, wird daran interessiert sein, auf Hive umzusteigen und seine Konten einzubinden. So stehen alle Informationen, die aus Salesforce benötigt werden, nach einer schnellen Integration und Workflow-Einrichtung sofort zur Verfügung.

• Feedback können Sie im Projektverlauf in Hive zwar auch in Notizen und anderswo geben. Proofing & Approvals ist jedoch eine großartige App, mit der Sie schnell erkennen, ob ein Projekt oder eine Aufgabe freigegeben wurde. Mit dem Approvals Reporting behalten Mitglieder der Geschäftsleitung und Investoren den Freigabeprozess auf hoher Ebene im Blick.

• Analytics steht im Zentrum jedes Unternehmens. Wenn Sie gern in Zahlen eintauchen, kann diese Zusatz-App entscheidend für die Strategie Ihres Unternehmens sein. Kennzahlen nach Workspaces, Fälligkeitsdaten von Aktionen, Mitarbeitenden, Projekten und mehr lassen sich in leicht verständlichen Diagrammen ansehen.

4. Ansicht wählen

Sobald Sie Ihre Apps hinzugefügt haben und wissen, wie Sie darauf zugreifen, wählen Sie aus, wie Sie Aufgaben, Projekte und andere Informationen zu Ihrer Arbeit ansehen möchten. Klicken Sie im linken Menü auf „Projects“. Unter „Project Navigator“ sehen Sie vier Optionen. Klicken Sie auf die dritte, „Summary Views“.

Drei der beliebtesten Optionen werden als Beispiele angezeigt. Dazu gehört „Calendar“, genau das, was der Name sagt – ein Kalender, den alle Teammitglieder sehen und bearbeiten können. „My team“ listet jede Aufgabe und jedes Projekt unter der verantwortlichen Person in Ihrem Team auf. So blättern Sie durch verschiedene Kolleginnen und Kollegen und sehen, was bei ihnen gerade ansteht. Die Ansicht „Status“ zeigt, in welcher Phase sich welche Projekte befinden. So erscheinen zum Beispiel alle noch nicht begonnenen Aufgaben in einer Spalte. Aufgaben in Bearbeitung stehen an einer Stelle, ebenso Aufgaben in der Prüfung und so weiter.

Wenn Sie auf die blaue Option „Create summary view“ klicken, stehen weitere Ansichtstypen zur Verfügung. Wenn Sie Tabellenkalkulationen und Tabellen mögen, ist die „Table view“ vielleicht genau Ihr Ding. „Label View“ und „Gantt View“ sind weitere Möglichkeiten, Ihre Arbeit visuell darzustellen. Sie können in allen Fällen die Karten und Überschriften anpassen und Vorlagen erstellen, die Ihren Workflow automatisieren.