Beste Online-Proofing-Software 2026: 12 Tools im Vergleich

Aktualisiert im Oktober 2026

Die kurze Antwort: Die beste Online-Proofing-Software hängt davon ab, wo Ihre Reviews stattfinden. Hive bringt Proofing, Freigabe-Routen und KI-Proofing direkt in Ihr Projektmanagement. Ziflow und PageProof eignen sich für kreative Reviews in großer Menge. Filestage und Aproove passen zu regulierten Inhalten, Frame.io zu Video und GoVisually zu Verpackungsetiketten.

Hinweis: Hive stellt eines der Tools in dieser Liste her. Wir haben alle Tools nach denselben Kriterien verglichen. Grundlage waren die Preis- und Funktionsseiten der Anbieter, geprüft im Oktober 2026.

Was ist Online-Proofing-Software?

Online-Proofing-Software teilt kreative Arbeit (Designs, PDFs, Videos und Webseiten) mit Reviewern. Das Feedback wird direkt in der Datei markiert, Versionen lassen sich vergleichen, und Freigaben werden an einem Ort festgehalten. Sie ersetzt E-Mail-Verläufe und kommentierte Screenshots. Man spricht auch von Creative Proofing, Artwork-Proofing oder Software für Review und Freigabe.

So haben wir ausgewählt

Wir haben Tools gesucht, die für das Prüfen und Freigeben kreativer Dateien gebaut sind. Dann haben wir sie nach den Punkten verglichen, nach denen Käufer am häufigsten fragen:

• die unterstützten Dateitypen, einschließlich Video und Live-Websites

• Versionsvergleich

• Freigabe-Workflows mit Phasen und Deadlines

• ob externe Reviewer ein Konto brauchen

• KI-Prüfungen und Einstiegspreis

Die besten Online-Proofing-Tools im Überblick

Die Preise sind in US-Dollar angegeben, so wie sie im Oktober 2026 auf der Website des jeweiligen Anbieters standen. Aktuelle Preise finden Sie auf der Website des Anbieters.

Die 12 besten Online-Proofing-Tools im Test

1. Hive

Hive ist eine Projektmanagement-Plattform mit integriertem Proofing, Freigabe-Routen und KI-Proofing. So liegen kreative Reviews direkt bei den Aufgaben, Zeitplänen und Personen, zu denen sie gehören.

• Am besten für: Marketing- und Kreativteams, die Reviews, Freigaben und Projektarbeit an einem Ort wollen

• Proofing: Dokumente, Bilder und Videos per Upload, E-Mail oder URL importieren; mit Kommentaren, Formen und Signaturen markieren; Versionen nebeneinander vergleichen. Mehr dazu: Proofing und Freigaben in Hive.

• Freigaben: Freigabe-Routen mit Runden und Phasen, die automatisch weiterlaufen, wiederverwendbare Vorlagen und die Entscheidungen „Freigeben“, „Mit Änderungen freigeben“ oder „Änderungen anfordern“

• KI: KI-Proofing prüft Live-Websites, PDFs und Videos anhand Ihrer Markenrichtlinien, Aussagen, Pflichttexte, Links und Layouts. Jeder Vorschlag wird an der genauen Seite, Stelle oder Videosekunde angeheftet. Jede Freigabeentscheidung treffen Menschen.

• Externe Reviewer: Freigebende erhalten einen Link per E-Mail und können ohne Hive-Konto annotieren, kommentieren und freigeben

• Preise: Teams-Plan 12 $ pro Nutzer und Monat plus Add-on „Proofing & Freigaben“ (+5 $); Enterprise enthält alle Add-ons. Jeder Plan beginnt mit zwei Wochen vollem Zugriff.

2. Ziflow

Ziflow ist eine spezialisierte Online-Proofing-Plattform für Agenturen und interne Kreativteams mit vielen Reviews.

• Am besten für: kreative Reviews in großer Menge für viele Dateitypen

• Proofing: über 1.200 Dateitypen, darunter Video, Audio, Live-Webseiten und HTML5; Vergleichsmodus und pixelgenauer automatischer Vergleich in jedem Plan

• Freigaben: automatisierte Phasen, die nacheinander oder parallel laufen (1 Phase im Free-Plan, 2 in Standard, 3 in Pro, unbegrenzt in Enterprise)

• KI: ReviewAI prüft Dateien anhand einer Checkliste und liefert Ergebnisse als bestanden oder nicht bestanden (Enterprise); Prüfungen der Markenstandards sind als „demnächst“ angekündigt

• Externe Reviewer: unbegrenzt viele Reviewer in jedem Plan; eine kostenpflichtige Lizenz braucht nur, wer Proofs erstellt und verwaltet

• Sicherheit: ISO-27001-zertifiziert; SSO in Enterprise

• Preise: dauerhaft kostenlos für 2 Nutzer; Standard 199 $/Monat bei jährlicher Abrechnung (15 Nutzer); Pro 329 $/Monat bei jährlicher Abrechnung (20 Nutzer); Enterprise auf Anfrage

• Zu beachten: KI-Review und unbegrenzte Phasen gibt es nur in Enterprise

3. Filestage

Filestage ist ein Tool für Review und Freigabe, das Feedback für externe Reviewer einfach hält. KI-Review-Agenten übernehmen Prüfungen für Marke und Compliance.

• Am besten für: Marken-, Marketing- und regulierte Teams, die mit vielen externen Beteiligten prüfen

• Proofing: Bilder, Adobe-Dateien, PDFs, Office-Dokumente, Video, Audio, Live-Websites und HTML; Versionsvergleich, ab dem Starter-Plan mit automatischem Textvergleich

• Freigaben: Reviewer-Gruppen funktionieren als Phasen (2 in Free und Starter, 3 in Business, unbegrenzt in Enterprise)

• KI: KI-Review-Agenten prüfen auf unzulässige Begriffe anhand Ihrer Markenrichtlinien, auf Grammatik, Barcodes, Pflichtbilder und eigene Prompts (ab Business); Menschen geben frei

• Externe Reviewer: kein Konto nötig

• Sicherheit: SOC 2 Type II und ISO 27001:2022; E-Signaturen nach 21 CFR Part 11 in Enterprise

• Preise: kostenloser Plan (1 aktives Projekt, 5 neue Dateien im Monat); Starter 199 $/Monat; Business 329 $/Monat mit 10 enthaltenen Plätzen; Enterprise individuell; 14 Tage Testphase

• Zu beachten: KI-Review-Agenten gibt es erst ab dem Business-Plan

4. PageProof

PageProof ist eine Online-Proofing-Plattform, die für ihre breite Dateiunterstützung und streng gesteuerte Review-Workflows bekannt ist.

• Am besten für: Kreativ- und Marketingteams, die genau steuern müssen, wer was wann prüft

• Proofing: sehr viele Dateitypen, darunter Video, Audio, Live-Websites, Office- und Adobe-Dateien sowie 3D; Smart Compare hebt Änderungen zwischen Versionen hervor

• Freigaben: Workflow-Schritte mit Pflicht-Reviewern, Gatekeepern und Freigebenden, dazu Fälligkeitsdaten und Erinnerungen

• KI: PageProof Intelligence schlägt Markierungen vor, in jedem Plan

• Externe Reviewer: kein Konto nötig

• Sicherheit: Informationssicherheits-Management nach ISO 27001:2022; SSO in Team Plus

• Preise: Team 249 $/Monat oder 2.499 $/Jahr; Team Plus 399 $/Monat oder 3.999 $/Jahr; Enterprise per Angebot; 10 Tage Testphase, kein kostenloser Plan

• Zu beachten: Der Pauschalpreis pro Team ist für sehr kleine Teams eine größere Verpflichtung

5. Adobe Workfront

Adobe Workfront ist eine Work-Management-Plattform für Unternehmen mit integriertem Proofing. Sie ist auf die Anbindung an Creative Cloud und die übrigen Adobe-Tools ausgelegt.

• Am besten für: große Marketingorganisationen, die bereits Adobe nutzen

• Proofing: Bilder, PDFs, Photoshop- und Illustrator-Dateien, Video, Audio, statische Webseiten und Office-Dateien (InDesign-Dateien werden nicht unterstützt); Versionen nebeneinander vergleichen, automatisch oder als Überlagerung

• Freigaben: Phasen, die nacheinander oder gleichzeitig laufen, private Phasen, Deadlines pro Phase und eigene Entscheidungen

• KI: AI Reviewer bewertet Assets anhand von Markenrichtlinien (Bildprüfungen in der Beta); er setzt Adobe GenStudio voraus

• Externe Reviewer: Gast-Reviewer nehmen per E-Mail ohne Login teil

• Integrationen: Creative Cloud, Experience Manager Assets und Frame.io

• Preise: nicht veröffentlicht; Proofing ist in allen Paketen enthalten (Select, Prime und Ultimate)

• Zu beachten: Es ist eine vollständige Plattform für Unternehmen und kein eigenständiges Proofing-Tool. Sie vergleichen Alternativen nach ProofHQ? Lesen Sie unseren Leitfaden zu ProofHQ-Alternativen.

6. Wrike

Wrike ist eine Work-Management-Plattform mit Proofing und Freigaben in den höheren Plänen.

• Am besten für: Teams, die Proofing in einer Work-Management-Plattform wollen

• Proofing: Bilder und Video (MP4, MOV, AVI und weitere); Proofing von Live-Websites nur in Pinnacle und Apex; Comparison Mode für Versionen

• Freigaben: Freigaben laufen als automatische Workflow-Phase, mit Fälligkeitsdaten und der Wahl, ob alle oder nur ein Freigebender zustimmen müssen

• KI: keine Proofing-spezifischen KI-Funktionen angegeben

• Externe Reviewer: Gast-Reviewer können ohne Wrike-Konto prüfen (ab Business)

• Sicherheit: SOC 2 Type II und ISO 27001; SSO in Pinnacle und Apex

• Preise: Proofing beginnt in Business mit 25 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (5 bis 200 Nutzer); Pinnacle und Apex auf Anfrage; die Pläne Free und Team (10 $/Nutzer/Monat) enthalten kein Proofing; 14 Tage Testphase

• Zu beachten: Website-Proofing und SSO erfordern die höchsten Pläne

7. ReviewStudio

ReviewStudio ist ein günstiges Tool für Review und Freigabe. Es verarbeitet neben statischem Artwork auch Video-, Web- und 3D-Dateien.

• Am besten für: kleinere Teams mit knappem Budget, die gemischte Medien prüfen

• Proofing: Bilder, Video (auch ProRes), Audio, PDFs, Office-Dateien, Live-Webseiten und 3D; Compare Mode in jedem Plan

• Freigaben: mehrstufige Workflow-Automatisierungen ab Advanced

• KI: keine KI-Review-Funktionen angegeben

• Externe Reviewer: unbegrenzt viele Gäste ohne Konto; sie bestätigen sich mit einem per E-Mail gesendeten Code

• Sicherheit: ISO 27001 und DSGVO-Konformität; SSO in Enterprise

• Preise: Starter kostenlos (3 aktive Reviews); Pro 12 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (15 $ monatlich); Advanced 20 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (25 $ monatlich) mit mindestens 5 Nutzern; Enterprise auf Anfrage (mindestens 20 Nutzer); 30 Tage Testphase

• Zu beachten: Mehrstufige Freigaben brauchen den Advanced-Plan

8. Approval Studio

Approval Studio ist ein Proofing-Tool für Verpackungen und Druck-Artwork.

• Am besten für: Teams für Verpackung, Etiketten und Druck

• Proofing: über 23 Formate, darunter Illustrator, PDF, Office, HTML und Schnappschüsse von Live-Websites; MP4-Video in der Beta; vier Vergleichsmodi in jedem Plan

• Freigaben: Freigabe-Workflows; in der Preistabelle steht die Workflow-Automatisierung unterhalb von Enterprise als Extra, andere Seiten beschreiben sie als Standard. Prüfen Sie daher, was Ihr Plan enthält

• KI: Der AI ABC Report bewertet Artwork anhand Ihres Briefings, Ihrer Markenrichtlinien oder Ihrer Checkliste (ab Pro, gegen Aufpreis)

• Externe Reviewer: unbegrenzt viele externe Reviewer, keine Registrierung nötig

• Sicherheit: SSO mit Okta oder Google in jedem Plan; Daten werden in den Niederlanden gehostet

• Preise: Lite 12 $/Nutzer/Monat mit mindestens 5 Nutzern (60 $/Monat); Pro 32 $/Nutzer/Monat; Pro XL 20 $/Nutzer/Monat mit mindestens 15 Nutzern; Enterprise auf Anfrage; 14 Tage Testphase, kein kostenloser Plan

• Zu beachten: Prüfen Sie, welche Workflow- und KI-Funktionen in Ihrem Plan extra kosten

9. GoVisually

GoVisually ist ein Proofing-Tool für die Prüfung von Verpackungen und Etiketten, mit KI-Compliance-Prüfungen für Konsumgütermarken (CPG).

• Am besten für: CPG- und Verpackungsteams, die Etiketten auf Compliance prüfen müssen

• Proofing: Designs, PDFs, Verpackungsetiketten und Video (Pro-Plan); Versionsvergleich nebeneinander

• Freigaben: Freigabe oder Ablehnung mit einem Klick und Freigabe-Checklisten

• KI: Die CPG Compliance AI Suite prüft Etiketten anhand Ihrer Regeln und regulatorischer Vorgaben, kontrolliert Aussagen und verifiziert Barcodes und QR-Codes (individuelle Preise)

• Externe Reviewer: kein Konto nötig (bis zu 15 externe Reviewer in Lite, unbegrenzt in Pro)

• Sicherheit und Integrationen: SOC 2; Plug-in für Adobe Creative Cloud

• Preise: Lite 16 $/Nutzer/Monat (1 bis 5 Nutzer, kein Video); Pro 33 $/Nutzer/Monat (mindestens 3 Nutzer); CPG Compliance AI Suite auf Anfrage; kostenlose Testphase

• Zu beachten: Die KI-Compliance-Prüfungen sind eine separate Suite mit individuellem Preis

10. Aproove

Aproove ist eine Plattform für Review und Freigabe in Unternehmen. Sie bietet Compliance-Funktionen wie E-Signaturen nach 21 CFR Part 11 und einen unveränderlichen Audit-Trail.

• Am besten für: Unternehmen, die E-Signaturen und lückenlose Audit-Trails brauchen

• Proofing: über 150 Formate, darunter PDF, Photoshop- und Illustrator-Dateien, Video, Verpackungs-Stanzformen und HTML5- oder Web-Inhalte; intelligenter Versionsvergleich

• Freigaben: lineare, wiederkehrende oder parallele Workflows, mit Deadlines und Eskalationen in jedem Schritt

• KI: KI-Review-Agenten prüfen Inhalte anhand Ihrer Regeln für Aussagen, Pflichtangaben, Marke und Fair Balance (ab Multi-Team). In den Worten von Aproove: „Die KI entscheidet nie.“

• Externe Reviewer: Gast-Reviewer brauchen keine kostenpflichtigen Plätze

• Compliance: Aproove nennt SOC 2 Type II, ISO 27001, E-Signaturen nach 21 CFR Part 11 und einen unveränderlichen Audit-Trail in jedem Plan

• Preise: Team 12.000 $/Jahr (5 Nutzer, danach 35 $/Nutzer/Monat); Multi-Team 20.000 $/Jahr; Enterprise individuell; jährliche Abrechnung; kein kostenloser Plan und keine Testphase angegeben

• Zu beachten: Verträge beginnen bei 12.000 $ im Jahr, das Tool ist also für größere Teams gebaut

11. Frame.io

Frame.io ist Adobes Plattform für Video-Review und Zusammenarbeit, gebaut für Video- und Postproduktionsteams.

• Am besten für: Video-Review

• Proofing: Video, Audio, Bilder (auch RAW), PDFs, Office-Dateien, Photoshop-, Illustrator- und InDesign-Dateien sowie gezippte HTML-Dateien; Versionsstapel und Vergleichsansicht

• Freigaben: keine integrierten mehrstufigen Freigaben; Teams, die sie brauchen, verbinden Frame.io mit Adobe Workfront

• KI: KI-Suche (ab Team) sowie Transkription und Untertitel, aber keine KI-Review-Prüfungen

• Externe Reviewer: Freigabe-Links, für die keine Anmeldung nötig ist

• Integrationen: Premiere Pro, After Effects, Lightroom, Final Cut Pro und Camera to Cloud

• Sicherheit: SOC 2 Type 2 und TPN Gold Shield; SSO in Enterprise

• Preise: Free (2 Mitglieder, 2 GB); Pro 15 $/Mitglied/Monat (bis zu 5 Mitglieder); Team 25 $/Mitglied/Monat (bis zu 15); Enterprise individuell

• Zu beachten: Das Tool ist bei Video am stärksten, und für mehrstufige Freigaben braucht es ein weiteres Tool

12. ProofHub

ProofHub ist ein Projektmanagement-Tool zum Pauschalpreis mit einfachem Proofing für Bilder und PDFs.

• Am besten für: kleine Teams, die einfaches Proofing in einem Projektmanagement-Tool wollen

• Proofing: nur PDF-, JPG-, PNG-, GIF- und BMP-Dateien, mit Versionsverlauf, aber ohne Vergleich nebeneinander

• Freigaben: Freigabe mit einem Klick, ohne mehrstufiges Routing

• KI: keine KI-Review-Funktionen angegeben

• Externe Reviewer: können ohne Login prüfen

• Preise: Pauschalpreis für unbegrenzte Nutzer: Essential 45 $/Monat bei jährlicher Abrechnung (50 $ monatlich); Ultimate Control 89 $/Monat bei jährlicher Abrechnung für die ersten 3 Monate, danach 135 $/Monat bei jährlicher Abrechnung (150 $ monatlich); 14 Tage Testphase, kein kostenloser Plan

• Zu beachten: kein Proofing von Video oder Websites

Funktionen der Online-Proofing-Tools im Vergleich

Ein Strich bedeutet: Wir konnten die Funktion im Oktober 2026 auf den Preis- oder Funktionsseiten des Anbieters nicht finden.

So wählen Sie Online-Proofing-Software aus

1. Beginnen Sie mit den Dateien, die Sie am häufigsten prüfen. Statisches Artwork und PDFs funktionieren fast überall. Video, Live-Websites und HTML-Banner schränken die Auswahl schnell ein.

2. Zählen Sie Ihre Reviewer, nicht nur Ihre Nutzer. Bei allen Tools hier können externe Reviewer ohne kostenpflichtigen Platz Feedback geben. Mindestanzahl an Plätzen und Obergrenzen für externe Reviewer unterscheiden sich jedoch.

3. Legen Sie Ihre Freigabeschritte fest. Wenn Arbeit nacheinander durch Marke, Recht und Kundenfreigabe geht, brauchen Sie mehrstufige Freigaben. Mehrere Tools bieten sie nur in höheren Plänen an. Unser Leitfaden zum Management kreativer Workflows hilft Ihnen, die Schritte zu gestalten.

4. Klären Sie Compliance-Anforderungen früh. Regulierte Teams sollten auf Audit-Trails, E-Signaturen und Unterstützung für 21 CFR Part 11 achten. Diese gibt es meist in Enterprise-Plänen.

5. Entscheiden Sie, ob Proofing in Ihrem Projektmanagement-Tool liegen soll. Ein eigenständiges Proofing-Tool kann bei den Review-Funktionen tiefer gehen. Proofing im Projektmanagement hält Feedback, Aufgaben und Deadlines zusammen. Vergleichen Sie die Optionen in unserer Übersicht zu Projektmanagement-Tools für Kreativteams.

6. Testen Sie KI-Prüfungen mit Ihren eigenen Dateien. KI-Review reicht von Checklisten mit bestanden oder nicht bestanden bis zu Vorschlägen zu Marke, Aussagen und Barrierefreiheit. Lassen Sie in einer Testphase ein echtes Kampagnen-Asset durchlaufen, bevor Sie sich festlegen.

7. Vergleichen Sie die Gesamtkosten. Schauen Sie über den Einstiegspreis hinaus auf Mindestanzahl an Plätzen, reine Jahresabrechnung und kostenpflichtige Add-ons für Workflows oder KI.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Online-Proofing?

Online-Proofing bedeutet, kreative Arbeit in einem gemeinsamen, browserbasierten Tool zu prüfen und freizugeben. Reviewer markieren direkt in der Datei, das Tool verwaltet die Versionen, und Freigaben werden an einem Ort festgehalten statt in E-Mail-Verläufen.

Was ist der Unterschied zwischen Proofing und Korrekturlesen?

Beim Korrekturlesen werden die Wörter geprüft: Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Proofing, auch Content-Proofing oder Creative Proofing genannt, deckt das ganze Asset ab, also Text, Layout, Bilder, Markenregeln, Links und Pflichtangaben, und holt die Freigabe der richtigen Personen ein. KI-Proofing-Tools übernehmen heute Teile von beidem.

Wie sieht ein Proofing-Workflow aus?

Ein typischer Workflow läuft so: Datei hochladen, an Reviewer senden, Markierungen sammeln, eine überarbeitete Version hochladen, sie mit der letzten vergleichen und dann durch die Freigabephasen bis zur finalen Freigabe führen. Unser Leitfaden zu kreativen Freigabe-Workflows beschreibt ihn ausführlicher.

Können Kunden Proofs ohne Konto prüfen?

Meistens ja. Bei allen Tools in dieser Liste können externe Reviewer ohne kostenpflichtigen Platz Feedback geben, und die meisten erlauben ihnen, ohne Konto zu kommentieren und freizugeben. Die Grenzen unterscheiden sich: Im Lite-Plan von GoVisually sind externe Reviewer auf 15 begrenzt, und bei Wrike beginnt das Reviewen durch Gäste mit dem Business-Plan.

Welche Proofing-Software ist die beste für Artwork und Verpackungen?

Achten Sie auf verpackungsspezifische Prüfungen. GoVisually bietet Compliance-Prüfungen für Etiketten mit Verifizierung von Barcodes und QR-Codes, und Approval Studio bietet vier Vergleichsmodi für Artwork sowie KI-Compliance-Berichte. Aproove verarbeitet Verpackungs-Stanzformen für größere Teams mit Compliance-Anforderungen.

Können Online-Proofing-Tools Video und Websites prüfen?

Die meisten können das. Hive, Ziflow, Filestage, PageProof, ReviewStudio und Aproove verarbeiten sowohl Video als auch Live-Websites, und Frame.io ist auf Video spezialisiert. Wrike beschränkt das Website-Proofing auf die höchsten Pläne, und ProofHub verarbeitet nur Bilder und PDFs.

Gibt es kostenlose Online-Proofing-Tools?

Ja, mit Einschränkungen. Ziflow hat einen dauerhaft kostenlosen Plan für 2 Nutzer, der kostenlose Plan von Filestage umfasst 1 aktives Projekt, der kostenlose Starter-Plan von ReviewStudio erlaubt 3 aktive Reviews, und der kostenlose Plan von Frame.io enthält 2 Mitglieder und 2 GB Speicher. Die meisten anderen Tools, darunter Hive, bieten stattdessen eine kostenlose Testphase.

Wie hilft KI beim Proofing?

KI-Proofing prüft Arbeit anhand von Regeln, die Sie festlegen, etwa Markenrichtlinien, Aussagen, Pflichtangaben, Links und Barrierefreiheit, und meldet Probleme, bevor Menschen prüfen. Es beschleunigt das Review, ersetzt es aber nicht: In Hive, Filestage und Aproove treffen weiterhin Menschen jede Freigabeentscheidung. Wie die KI-gestützte Prüfung medizinischer Dokumente Risikoinformationen, Fair Balance und Pflichtangaben für Reviewer markiert, lesen Sie für regulierte Materialien nach.

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Sehen Sie, wie Proofing, Freigaben und KI-Proofing gemeinsam mit Ihren Projekten, Aufgaben und Zeitplänen funktionieren. Jeder Plan beginnt mit zwei Wochen vollem Zugriff, und Sie brauchen keine Kreditkarte. Hive kostenlos testen