Projektabhängigkeiten erkennen: So gelingt die Planung

Nur wenige Aufgaben stehen für sich allein. Deshalb ist es im gesamten Projektmanagement wichtig, den kompletten Projektzeitplan, die Abhängigkeiten und die benötigten Ressourcen im Blick zu haben. So sieht das Team das große Ganze des Projektfortschritts und erkennt, wann und wie Aufgaben und Ressourcen zugewiesen werden müssen.

Die Projektplanung hilft außerdem, mögliche Engpässe zu erkennen und Meilensteine für das Projekt zu setzen. Teammitglieder können ihre Arbeit damit strategischer planen und sich organisiert und effizient auf ihre Aufgaben konzentrieren.

Innerhalb der Projektplanung sollten Sie Aufgabenabhängigkeiten prüfen und verstehen, denn Aufgaben können vom Erfolg oder Abschluss einer anderen abhängen. Projektabhängigkeiten sind besonders wichtig, wenn Ihr Team Projekte in agilen Sprints oder mit der Gantt-Methode aufsetzt. Sie zeigen klar, wie die einzelnen Aufgaben eines Projekts zusammenhängen und in welcher Reihenfolge sie erledigt werden müssen, damit das Projekt vorankommt.

Ohne diese Abhängigkeiten könnten Aufgaben in falscher Reihenfolge oder so erledigt werden, dass das Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen wird. Abhängigkeiten helfen der Projektleitung auch, realistische Erwartungen an Teammitglieder zu setzen und genaue Zeitpläne für den Projektabschluss zu erstellen.

Projektabhängigkeiten zu verstehen und zu steuern gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement. In diesem Blogbeitrag erklären wir, was Projektabhängigkeiten sind und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen erkennen und wirksam steuern. Außerdem zeigen wir, wie Projektmanagement-Software diesen Prozess unterstützt.

Was sind Projektabhängigkeiten?

Eine Projektabhängigkeit ist eine Beziehung zwischen zwei Projektelementen, bei der die Änderung des einen Elements eine Änderung des anderen auslösen kann. Bei jedem Projekt müssen Sie bedenken, was jede Aufgabe im Projektverlauf beeinflusst.
Meist beschreiben diese Abhängigkeiten die Beziehung zwischen zwei Aktivitäten innerhalb eines größeren Projekts. Es gibt zwei Arten von Abhängigkeiten:

• Externe Abhängigkeiten

• Interne Abhängigkeiten

Externe Abhängigkeiten liegen meist außerhalb der Kontrolle der Projektleitung. Zum Beispiel, wenn Sie darauf angewiesen sind, dass ein anderes Team Daten liefert oder eine Aufgabe abschließt, bevor Ihr Projekt weitergehen kann. Ein Beispiel für eine externe Abhängigkeit ist das Warten auf die nötigen Genehmigungen, bevor Sie ein neues Haus bauen. Der Bau Ihres neuen Hauses kann erst beginnen, wenn das externe Team (Gemeinde oder Vermessungsstelle) den Baustart freigibt.

Interne Abhängigkeiten sind Engpässe und Lösungen, die meist in der Hand der Projektleitung liegen. Ein Beispiel für eine interne Abhängigkeit: Ihr Projekt hängt davon ab, dass eine bestimmte Software für einen Kunden installiert wird. Sie und das Team kontrollieren die Software und den Installationsprozess.

Nicht alle Abhängigkeiten sind gleich

Abhängigkeiten sind im Projektmanagement ein notwendiges Übel. Wichtig ist, dass nicht alle Abhängigkeiten gleich sind und sich unterschiedlich einordnen lassen. Es gibt zwei Klassifizierungen: Abhängigkeiten sind entweder zwingend oder verhandelbar.

Zwingende Abhängigkeiten sind fester Bestandteil eines Projekts. Für den Projekterfolg lassen sie sich nicht ändern, ohne den Zeitplan oder das Budget zu beeinträchtigen. Ein Beispiel dafür führt uns zurück zum Bau.
Auf dem Bau können Sie kein Dach errichten, bevor die Wände stehen. Eine zwingende Abhängigkeit ist daher der Bau der Wände, bevor Sie weitermachen. Eine zwingende Abhängigkeit ist ein Teil des Projekts, der in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen muss.

Die zweite Klassifizierung sind verhandelbare Abhängigkeiten. Sie lassen sich ändern, ohne Zeitplan oder Budget zu beeinträchtigen. Verhandelbare Abhängigkeiten sind oft flexibler und lassen sich im Projektverlauf nach Bedarf anpassen. Ein Beispiel: Sie haben zwei Aufgaben zu erledigen, aber die Reihenfolge spielt keine Rolle. Etwa: Wir streichen zuerst die Fassade des Hauses und danach die Zierleisten.

So erkennen Sie Projektabhängigkeiten

Am besten erkennen Sie Projektabhängigkeiten, indem Sie Ihr Projekt in kleinere Aufgaben zerlegen und diese auf einem Projektzeitplan darstellen. Der Zeitplan zeigt Ihnen das Projekt als Ganzes und macht sichtbar, welche Aufgaben von anderen abhängen.

Auch Projektmanagement-Software hilft Ihnen, Projektabhängigkeiten zu erkennen. Solche Software bietet oft Funktionen für Projektzeitpläne, Automatisierungen und interne Kommunikation. Hive ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die Ihre Projektabhängigkeiten von Anfang bis Ende im Blick behält.

Mit der Projektmanagement-Software Hive steuern Sie Projektabhängigkeiten wirksam. Die Plattform bietet Ihnen Raum, um Aufgaben zu verfolgen und zu verwalten, mit Stakeholdern zu kommunizieren und Notfallpläne zu erstellen. In Hive sehen Sie Ihre Aufgaben außerdem in 5 Ansichten und ordnen sie so an, wie es zu Ihrem Workflow und Projektzeitplan passt.

Tipps zur Steuerung von Projektabhängigkeiten

Wenn Sie die Arten von Projektabhängigkeiten kennen, sind Sie einen Schritt weiter auf dem Weg zu einem erfolgreichen Projekt. Mit diesen Tipps steuern Sie Projektabhängigkeiten wirksam und bleiben bei Ihren Meilensteinen im Plan.

Prüfen Sie Ihren Projektplan:

Das ist wohl der naheliegendste Weg, Projektabhängigkeiten zu erkennen, aber auch der wirksamste. Ein Blick in Projektplan und Zeitplan zeigt Ihnen, welche Aufgaben abgeschlossen sein müssen, bevor andere beginnen können.

Arbeiten Sie mit Ihren Projekt-Stakeholdern zusammen:

Auch ein Gespräch mit Ihren Projekt-Stakeholdern hilft, Projektabhängigkeiten zu erkennen. Sie haben meist ein gutes Verständnis vom Projekt und davon, was für den Erfolg nötig ist.

Kommunizieren Sie Abhängigkeiten an Stakeholder:

Wenn Projektleitungen Aufgaben zuweisen, legen sie meist Deadlines fest und bestimmen, wer für welche Aktion verantwortlich ist. Werden Abhängigkeiten aber nicht an Teammitglieder und andere Stakeholder kommuniziert, kann das das ganze Projekt gefährden. Wer nicht versteht, wie eine bestimmte Aufgabe den Projektfluss beeinflusst, stellt vielleicht eine Aktion nach vorn, die ihm wichtig erscheint. Dabei bemerkt er nicht, dass andere von dieser Entscheidung betroffen sind und die Projektlieferung sich weiter verzögert. 

Gute Projektleitungen wissen, wie sich die Kommunikation mit Stakeholdern optimieren lässt, und legen einen klaren Plan vor, der jede Projektphase und ihre Abhängigkeiten zeigt. Das sollte gleich zu Beginn geschehen. Ein Beispiel: „Bitte prüfen Sie diese Pressemitteilung bis morgen Feierabend. Nach Ihrem Feedback dient der Text als Vorlage für unsere gesamte Kommunikation mit Vorstand, Mitgliedern und Abonnenten. Design, Newsletter und Social Media sind eingebunden, damit die Botschaft pünktlich und korrekt ankommt, und zwar in dieser Reihenfolge: Vorstand, internes Team, Mitglieder, Abonnenten und Social-Media-Follower. Vielen Dank, dass Sie die Prüfung bis morgen Feierabend zusammen mit uns abschließen!“

Führen Sie ein Projekt-Audit durch:

Ein Projekt-Audit liefert einen schlüssigen Überblick über das Projekt und zeigt Bereiche mit Verbesserungsbedarf auf, auch bei den Projektabhängigkeiten.

Erstellen Sie einen Notfallplan:

Notfallpläne sind für die Steuerung von Projektabhängigkeiten unverzichtbar. Mit ihnen sind Sie auf mögliche Änderungen oder Verzögerungen vorbereitet.

Projektabhängigkeiten sind ein wesentlicher Teil des Projektmanagements und müssen wirksam gesteuert werden, damit das Projekt gelingt. Mit den Tipps oben steuern Sie Projektabhängigkeiten wirksam und halten Ihr Projekt auf Kurs.

Hive für Projektabhängigkeiten

Mit dem Projektmanagement von Hive verfolgen und steuern Teams Abhängigkeiten, indem sie verwandte Aufgaben miteinander verknüpfen. So wird der Fortschritt unter Berücksichtigung von Priorität und Zeit nachverfolgt. Aufgaben mit denselben Abhängigkeiten lassen sich auf einem Zeitplan gruppieren, sodass die Projektleitung sicherstellt, dass alle Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden.

Hive bietet außerdem Aufgaben- und Ressourcenansichten. Teams erhalten so sofort einen visuellen Überblick, welche Aufgaben miteinander verbunden sind und wie sie ins große Ganze passen. Mit der Gantt-Diagramm-Ansicht von Hive zeigen Sie Abhängigkeiten zum Beispiel an und machen Ihrem Team klar, wie die Aufgaben voneinander abhängen. Die Abhängigkeitsverfolgung in Hive zeigt Teams, wie sich der Abschluss einer Aufgabe auf den Fortschritt verwandter Aufgaben und auf den gesamten Zeitplan auswirkt. So erkennen und steuern sie Abhängigkeiten ganz einfach.

Testen Sie Hive noch heute und sehen Sie, wie unsere Projektmanagement-Software Sie bei der Steuerung von Projektabhängigkeiten und bei erfolgreicher Projektlieferung unterstützt.