6 wirksame Wege zu besserer Stakeholder-Kommunikation

Als Projektleitung gehört die Stakeholder-Kommunikation zu Ihren wichtigsten Aufgaben. Dabei tauschen Sie sich mit allen Menschen aus, die ein berechtigtes Interesse an Ihrem Projekt haben. Dazu zählen interne Teammitglieder, externe Partner und Investoren sowie Kundinnen und Kunden.

Damit Ihre Stakeholder gut informiert und eingebunden sind, brauchen Sie wirksame Kommunikationswege. In diesem Artikel stellen wir die besten Methoden für die Stakeholder-Kommunikation vor. Außerdem erfahren Sie, warum offene Kommunikation in jedem Bereich Ihres Unternehmens wichtig ist.

Stakeholder definieren

Der erste Schritt zu wirksamer Stakeholder-Kommunikation ist zu klären, wer Ihre Stakeholder sind. Stakeholder sind Gruppen oder Personen mit einem berechtigten Interesse an Ihrem Projekt oder Unternehmen. Sie können direkt am Projekt beteiligt sein oder von den Ergebnissen betroffen sein. Zu den Arten von Stakeholdern zählen:

• Interne Teammitglieder

• Externe Partner oder Investoren

• Kundinnen und Kunden

Wenn Sie wissen, mit welcher Gruppe Sie arbeiten, ermitteln Sie deren Bedürfnisse und Ziele. Welche Informationen brauchen die Stakeholder von Ihnen? Was sind ihre Ziele? Wenn Sie verstehen, was Ihre Stakeholder wollen, können Sie Ihre Kommunikation darauf abstimmen.

Beziehungen zu Stakeholdern aufbauen

Nachdem Sie Ihre Stakeholder identifiziert und eingeschätzt haben, bauen Sie eine Beziehung zu ihnen auf. Dazu gehören Vertrauen und ein guter Draht, damit sich die Stakeholder wohlfühlen, mit Ihnen zu sprechen. Denken Sie daran: Stakeholder-Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Seien Sie offen und ehrlich und hören Sie den Bedenken Ihrer Stakeholder zu.

Mit einer soliden Beziehung kommunizieren Sie wirksam über das aktuelle Projekt. Ihre Stakeholder vertrauen Ihnen eher und geben ehrliches Feedback. Wie Sie die Beziehung aufbauen, hängt von der Art der Stakeholder ab. Sie unterscheidet sich bei internen und externen Stakeholdern sowie bei Kundinnen und Kunden.

Interne Teammitglieder sind am leichtesten zu erreichen, da Sie bereits eine Beziehung zu ihnen haben sollten. Sie sind dem Projekt schon nah. Sie können mit dem Austausch beginnen, indem Sie offen und ehrlich über das Projekt sprechen und sie von Tag 1 an in Entscheidungen einbeziehen. Externe Partner oder Investoren erreichen Sie schwerer, weil Sie womöglich noch keine Beziehung haben.Um diese aufzubauen, müssen Sie mehr tun: Seien Sie so transparent wie möglich über das Projekt und informieren Sie regelmäßig über den Fortschritt.

Kundinnen und Kunden ähneln externen Partnern oder Investoren. Hier müssen Sie auf Bedürfnisse und Bedenken eingehen. Halten Sie sie außerdem über den Projektstatus und alle Änderungen auf dem Laufenden, die sie betreffen können.

6 wirksame Wege, mit Stakeholdern zu kommunizieren

Sobald Sie Ihre Stakeholder-Gruppen kennen, planen Sie als Nächstes die Kommunikationswege. Jede Gruppe hat eigene Bedürfnisse, aber Ihre Kommunikation läuft ähnlich ab. Hier sind sechs Wege, mit Ihren Stakeholdern zu kommunizieren – unabhängig davon, wie stark sie ins Projekt eingebunden sind.

1. Einen Kommunikationsplan erstellen:

Er sollte festhalten, welche Informationen Sie wann kommunizieren müssen und wie Sie sie weitergeben. Der Plan sorgt dafür, dass alle auf demselben Stand sind und niemand im Dunkeln bleibt. Damit alle die richtigen Kontaktdaten haben, können Sie eine digitale Visitenkarte nutzen oder ein Dokument mit den E-Mail-Adressen und Telefonnummern aller Projektbeteiligten teilen.

2. Regelmäßige Stakeholder-Meetings:

Meetings sind eine gute Gelegenheit, Ihre Stakeholder über den Projektfortschritt zu informieren und ihr Feedback und ihre Ideen einzuholen. Planen Sie sie regelmäßig ein, zum Beispiel monatlich oder alle zwei Wochen.

3. Statusberichte:

Auch Statusberichte halten Ihre Stakeholder auf dem Laufenden. Sie können per E-Mail verschickt oder in Stakeholder-Meetings vorgestellt werden.

4. Projektwebsite oder Portalzugang:

Eine Projektwebsite oder ein Portal ist ein weiterer Weg, Informationen mit Stakeholdern zu teilen. Dort können Sie Projekt-Updates veröffentlichen, Dokumente teilen und den Fortschritt verfolgen.

5. Stakeholder-Umfragen:

Mit Umfragen erhalten Sie in Echtzeit Feedback Ihrer Stakeholder zu einem Projekt.

6. Raum für Fragen und Antworten einplanen:

Planen Sie in jedem Stakeholder-Meeting und bei jedem Update Zeit für Fragen und Antworten ein. So können Ihre Stakeholder Fragen stellen, und es hilft ihnen, das Projekt zu verstehen.

Mit einem Projektmanagement-Programm den Überblick behalten

Einer der besten Wege, die Kommunikation offen zu halten, ist Stakeholder- oder Projektmanagement-Software. Damit verfolgen Sie die gesamte Stakeholder-Kommunikation an einem Ort. Außerdem haben Sie einen zentralen Ort für Dokumente und Dateien zum Projekt. Eine gute Software für das Stakeholder-Management ist Hive. Mit Hive erstellen Sie Aufgaben und Unteraufgaben, setzen Deadlines, weisen Teammitglieder zu und fügen Kommentare hinzu. Der native Chat von Hive erlaubt es, die gesamte Kommunikation mit Stakeholdern an einem Ort zu verfolgen. Hive lässt sich mit Tausenden anderer Programme integrieren. Ihr externes Team muss also keine internen Abläufe ändern, und die Automatisierungen halten alle zeitgerecht auf Kurs.

Vorteile der Stakeholder-Kommunikation

Ist die Beziehung zu Ihren Stakeholdern aufgebaut, halten Sie die Kommunikation weiter offen. Das heißt: regelmäßig kommunizieren, auch wenn es keine Neuigkeiten gibt. Stakeholder sollen sich als Teil des Prozesses fühlen und spüren, dass ihr Beitrag geschätzt wird. Offene Kommunikation bringt viele Vorteile, darunter:

• Bessere Projektergebnisse

• Mehr Transparenz

• Stärkere Einbindung der Stakeholder

• Bessere Entscheidungen

• Schnellere Problemlösung

Stakeholder-Kommunikation ist unverzichtbar für jede Projektleitung, die den Projekterfolg will. Mit den Tipps in diesem Artikel sorgen Sie dafür, dass Ihre Stakeholder immer gut informiert und eingebunden sind.