5 wichtige Schritte für Ihre Projektmanagement-Checkliste

Projekte laufen nicht von allein. Doch, das tun sie, aber nur mit einer fähigen Projektleitung, die die ganze Vorarbeit geleistet und den Prozess so aufgesetzt hat, dass alles wie ein gut geöltes Uhrwerk läuft.

Sie leiten Projekte oder haben in Ihren Projekten Lücken entdeckt? Und Sie möchten wissen, wie Sie ein erfolgreiches Projekt richtig aufsetzen, organisieren und umsetzen? Dann hilft Ihnen diese Projektmanagement-Checkliste, an alles zu denken.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement bedeutet, die Arbeit eines Teams zu planen, zu organisieren, zu besetzen, zu leiten und zu steuern, um bestimmte Ziele zu erreichen und bestimmte Erfolgskriterien zu erfüllen. Dabei folgt es einer festen Abfolge von Aufgaben, damit alle Projekte reibungslos und erfolgreich laufen.

Wenn Sie ein Projekt planen, sollten Sie diesem Ablauf folgen:

• Tools festlegen

• Initiierung

• Planung

• Umsetzung

• Überwachung und Abschluss

Wenn Sie diese Schritte nacheinander durchlaufen, ist Ihr Projekt vom Start bis zum Abschluss richtig aufgesetzt.

1. Tools festlegen

Eine gute Projektleitung braucht eine Reihe von Werkzeugen. Dazu gehören ein solides Verständnis von Statistik (für die Risikobewertung), Planungssoftware (für Planung und Umsetzung) und ein Überblick über alle verfügbaren Ressourcen, um die Arbeit zu erledigen. Das können Mitarbeitende, physische Ausrüstung oder auch Zeit sein. Sobald Sie die passenden Tools festgelegt haben, oder zumindest einen Pool, aus dem Sie schöpfen können, kann der Projektmanagement-Prozess beginnen.

2. Initiierung

Der erste Schritt ist, das Projekt zu initiieren. Die Tools für die Arbeit haben Sie im vorherigen Schritt bereits bereitgestellt. Hier geht es also um Initiierung und Planung. Dazu gehören diese Punkte auf Ihrer Checkliste:

Umfang festlegen: Der erste und wichtigste Schritt ist, den Projektumfang zu bestimmen. Was möchten Sie erreichen? Was sind die Ziele? Halten Sie das in einer Charter oder einem Projektinitiierungsdokument fest, das allen im Projekt als Orientierung dient. Stakeholder identifizieren: Wer ist an diesem Projekt beteiligt? Sind es interne oder externe Stakeholder, und welche Rolle haben sie? Wenn Sie die Stakeholder kennen, können Sie einen Kommunikationsplan aufbauen. Risikobewertung: Jedes Projekt birgt Risiken. Erkennen und bewerten Sie diese Risiken so früh wie möglich, um einen Plan zu ihrer Eindämmung zu entwickeln.

3. Planung

Der nächste Schritt ist die Projektplanung. Dabei entwickeln Sie einen detaillierten Projektplan mit Zeitplänen, Ressourcenbedarf und Budget. Die Planung besteht aus mehreren Schritten, und diese Punkte gehören auf Ihre Planungs-Checkliste:

Projektplan erstellen: Sobald der Umfang feststeht, beginnen Sie mit dem Projektplan. Dieses Dokument beschreibt alles von den Projektzielen bis dazu, wie Sie diese erreichen, wer wofür verantwortlich ist und bis wann etwas fertig sein muss. Ein detaillierter Projektplan ist für ein erfolgreiches Projekt unverzichtbar. Budget festlegen: Jedes Projekt hat ein Budget, ob klein oder groß. Legen Sie fest, wie hoch das Budget ist und wie Sie es einsetzen. Dazu zählen die Projektkosten, Arbeitsstunden und weitere Ressourcen, die Sie für den Abschluss benötigen. Ressourcen einplanen: Mit einem Plan können Sie Ressourcen einplanen. Dazu gehört, Mitarbeitende dem Projekt zuzuweisen, die nötige Ausrüstung zu bestimmen und sogar einen Zeitrahmen festzulegen. Schauen Sie auf Ihr Handwerkszeug und prüfen Sie, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen. Kommunikationsplan: Dieser Plan ist mit Stakeholdern besonders wichtig. Wie sprechen alle über das Projekt? Wie sieht der Rhythmus aus, und wie oft gibt es Updates? Legen Sie sofort eine feste Art der Kommunikation mit dem Team und allen internen oder externen Beteiligten fest. Freigabe einholen: Damit Ihr Projekt vorankommt, braucht es die Freigabe der Verantwortlichen. Reichen Sie Projektplan und Kommunikationsplan bei den Personen ein, die grünes Licht geben dürfen. Danach beginnt die Umsetzung.

4. Umsetzung

Das Projekt ist initiiert, geplant und freigegeben. Jetzt beginnt die Umsetzung. In dieser Phase überführen Sie die Projektziele in einen konkreten Plan und setzen ihn um. Alle Aufgaben und Meilensteine werden Teammitgliedern zugewiesen, und die Arbeit muss beginnen.

Aufgaben erstellen: Sobald der Projektplan steht, erstellen Sie die Aufgaben. Teilen Sie die Projektziele zuerst in kleine, überschaubare Aufgaben auf, die sich erledigen lassen. So bleibt das Projekt im Plan und im Zeitrahmen. Aufgaben zuweisen: Erstellte Aufgaben weisen Sie Teammitgliedern zu. Dazu ordnen Sie sie in einen Zeitplan ein und stellen sicher, dass alle die nötigen Ressourcen haben. Bei Bedarf anpassen: Nicht immer läuft alles nach Plan. Deshalb ist es wichtig, flexibel zu sein und nachzusteuern. Wenn sich etwas ändert oder ein neues Risiko auftaucht, müssen Sie den Plan entsprechend anpassen können.

5. Überwachen und steuern

Der vierte Schritt ist die Überwachung. Dabei verfolgen Sie den Fortschritt gegenüber dem Plan und nehmen bei Bedarf Änderungen vor.

Kommunizieren: Für ein erfolgreiches Projekt sollten Sie sich mit dem Team abstimmen. Dazu gehört regelmäßige Kommunikation mit Stakeholdern und Teammitgliedern, damit alle im Plan bleiben, Deadlines einhalten und mögliche Hindernisse früh erkennen. Scope Creep erkennen: Behalten Sie während der Umsetzung ständig den gesamten Projektumfang im Blick. Achten Sie auf Bereiche, die Sand im Getriebe sein könnten, und versuchen Sie, Scope Creep zu erkennen, der später zu größeren Problemen führen kann.

Projektabschluss

Oft vergessen Unternehmen diesen wichtigen Schritt: das Projekt abzuschließen. Manchmal werden erfolgreiche oder gescheiterte Projekte an einen Kunden übergeben und danach komplett übersehen. Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es wichtig, jedes Projekt zu betrachten und zu verstehen, was gelungen ist und was nicht.

Projekt dokumentieren: Am besten lernen Sie aus Ihren Projekten, wenn Sie sie während und nach der Laufzeit dokumentieren. Der Rückblick hilft Ihnen und Ihrem Team zu verstehen, was gut lief und was nicht, damit das nächste Projekt noch erfolgreicher wird.

Warum Projektmanagement-Software wichtig ist

Ein wesentlicher Teil eines erfolgreichen Projekts ist ein detaillierter Projektplan. Dazu gehört, konkrete Ziele und Vorgaben festzulegen, zu bestimmen, wie sie erreicht werden, Ressourcen Aufgaben zuzuweisen sowie Zeitpläne und Budgets zu erstellen.

Ihre Projektleitung sollte Software nutzen, um diesen Prozess so einfach wie möglich zu machen. Mit einer Projektmanagement-Software wie Hive arbeitet Ihr Team gemeinsam an Aufgaben, teilt Dateien und verfolgt den Fortschritt. So sind alle jederzeit über den Projektstatus informiert und greifen leicht auf die benötigten Ressourcen zu. Mit der richtigen Projektmanagement-Software und der obigen Checkliste läuft Ihr nächstes Projekt wie ein gut geöltes Uhrwerk!