Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement spielt in fast allen Lebensbereichen eine Rolle. Es ist der Prozess, der unsere Brücken baut, unsere Lieblingswebsites entstehen lässt und unsere Hochzeiten plant. Jeder verbindet etwas mit der Frage „Was ist Projektmanagement?“. Doch was bedeutet der Begriff genau? In diesem Artikel finden Sie eine kurze Einführung ins Projektmanagement. Am Anfang steht immer ein Projekt.

Laut dem Project Management Institute ist ein Projekt ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit dem Ziel, ein einzigartiges Produkt zu schaffen.

Anders als der laufende Geschäftsbetrieb, der sich regelmäßig wiederholt, hat ein Projekt einen klaren Start- und Endtermin. Am Ende steht ein einzigartiges Ergebnis, das sich nicht einfach wiederholen lässt.

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Projektmanagement bedeutet, eine Gruppe so zu führen, dass sie ihre Projektziele innerhalb ihrer Rahmenbedingungen erreicht. Dazu gehören:

Kosten - Wie viel dürfen Sie ausgeben, um Ihr Ziel zu erreichen?

Zeit - Bis wann muss das Projekt abgeschlossen sein?

Umfang - Welche konkreten Ergebnisse werden am Ende des Projekts geliefert?

Qualität - Welche wesentlichen Eigenschaften haben die Ergebnisse? Gibt es Spielraum bei der Umsetzung?

Nutzen - Welche messbare Wirkung hat dieses Projekt für Kundinnen und Kunden?

Risiko -  Wie hoch ist die Risikobereitschaft der wichtigsten Stakeholder im Projekt?

Jedes Projekt erfordert, diese Rahmenbedingungen sorgfältig auszubalancieren und in jeder Phase Chancen für effizienteres Arbeiten zu finden. In diesem Beitrag beantworten wir die Frage „Was ist Projektmanagement?“, indem wir verschiedene Bereiche des Projektmanagements beleuchten. Von zentralen Begriffen bis zu gängigen Methoden vermittelt Ihnen dieser Beitrag alle wichtigen Grundlagen, um zu verstehen, was mit Projektmanagement wirklich gemeint ist.

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Inhaltsverzeichnis

• Kurze Geschichte: Was ist Projektmanagement?

• Zentrale Begriffe

• Was macht eine Projektleitung?

• Der Prozess

• Die Methoden

• Weiterführende Ressourcen

Kurze Geschichte: Was ist Projektmanagement?

Seit den Anfängen der menschlichen Zivilisation arbeiten Menschen zusammen, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Die Pyramiden im alten Ägypten und die römischen Aquädukte wären ohne ein gewisses Management nicht entstanden.

Das moderne Verständnis von Projektmanagement gab es jedoch erst im frühen 20. Jahrhundert. Frederick Winslow Taylor, ein Maschinenbauingenieur in der Stahlindustrie, gilt als Erster, der moderne Managementtechniken einführte, und zwar mit seinem einflussreichen Buch The Principles of Scientific Management.

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Eine weitere wichtige Figur ist Henry Gantt, ein von Taylor beeinflusster Maschinenbauingenieur. Im Jahr 1917 entwickelte er eine visuelle Zeitleiste, die den Zeitplan eines Projekts darstellt. Diese Zeitleiste wird bis heute oft genutzt und ist als Gantt-Diagramm bekannt. Sie hat die Planung und Organisation von Projekten revolutioniert.

Von dort aus verbreiteten sich diese Ideen in Behörden und Unternehmen. Neue Methoden wie Critical Path, die Theory of Constraints, Scrum und Agile kamen auf und wurden beliebt. Bis zur Mitte des Jahrhunderts entstanden Organisationen, die Standards für den Berufsstand setzten, etwa das Project Management Institute. Mit dem Aufstieg des Internets kamen neue Tools und Techniken hinzu, die das Projektmanagement in die digitale Welt brachten.

Zentrale Begriffe

Im Projektmanagement werden viele Begriffe und Wendungen verwendet. Diese sind absolut unverzichtbar:

Kunde / Auftraggeber - Die Person oder Personen, die direkt vom Projekt profitieren. Das Projektteam sollte bei der Durchführung stets die Bedürfnisse der Kundschaft im Blick behalten.

Rahmenbedingungen - Das sind Einschränkungen für das Projektteam. Das Team hat darauf kaum Einfluss und muss mit ihnen arbeiten. Ein Beispiel ist die verfügbare Zeit bis zum Projektabschluss, die in der Regel der Auftraggeber festlegt. Das Projektteam muss diese Grenzen kennen, um das Projekt wirksam umzusetzen.

Liefergegenstand (Deliverable) - Das fertige Produkt, das das Projektteam erstellt und an den Kunden übergibt. Das kann ein Bericht, eine Brücke, ein Computerprogramm oder ein Marketingplan sein, um nur einige Beispiele zu nennen.

Lebenszyklus - Der gesamte Prozess, in dem die endgültigen Ergebnisse von Anfang bis Ende erstellt werden. Er ist meist in mehrere Phasen unterteilt.

Meilenstein - Ein im Projektplan markiertes Ereignis. Es zeigt meist an, dass ein wichtiges Ergebnis oder ein wesentlicher Teil davon fertig ist. Oft dient er dem Team als Kontrollpunkt, um zu prüfen, ob das Projekt im Plan liegt.

Phase - Die Gruppierung bestimmter Aufgaben und Aktivitäten eines Projekts. Meist steht sie für einen Abschnitt im Projektlebenszyklus.

Projektleitung - Die Person, die das Projekt von Anfang bis Ende leitet. Sie erstellt den Projektplan, legt die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams fest und überwacht den Fortschritt.

Projektteam - Alle Personen, die einen Teil des Projekts bearbeiten. Jedes Teammitglied ist dafür verantwortlich, seine Aufgabe termingerecht, im Budget und in der geforderten Qualität zu liefern. Treten Probleme auf, informiert es die Projektleitung.

Anforderungen - Eine Beschreibung der Eigenschaften der Projektergebnisse. In einem Softwareprojekt kann das zum Beispiel eine Liste der konkreten Funktionen sein, die das Programm haben soll.

Stakeholder - Eine Person, die ein Interesse am Ergebnis eines Projekts hat. Dazu zählt nicht nur der Kunde bzw. die Kundin.

Aufgabe - Eine Arbeitseinheit, die erledigt werden muss, um die Projektziele zu erreichen. Meist gibt es dafür eine feste Deadline.

Was macht eine Projektleitung?

Die Projektleitung führt durch das Projekt. Sie bringt alle zusammen und sorgt dafür, dass das Team seine Ziele erreicht. Zu ihren wichtigsten Aufgaben können gehören:

• Projektziele definieren

• Machbarkeit des Projekts beurteilen

• Projektumfang und Ergebnisse mitdefinieren

• Aufgaben und benötigte Ressourcen festlegen

• Projektteam zusammenstellen und führen

• Budget schätzen und verwalten

• Projektressourcen zuteilen

• Auftretende Probleme erkennen und lösen helfen

• Projektzeitplan erstellen und pflegen

• Das Team unterstützen und Fragen beantworten

• Qualitätssicherung steuern

• Projektfortschritt überwachen und an Stakeholder berichten

• Projektergebnis bewerten

Projektleiterinnen und Projektleiter kommen aus ganz unterschiedlichen Bereichen. Es gibt also nicht den einen Weg in diese Rolle. Es gibt jedoch mehrere angesehene Zertifizierungen im Projektmanagement, die beim Einstieg helfen können. Dazu gehören die Zertifizierung Project Management Professional (PMP), Certified Associate in Project Management (CAPM) und Program Management Professional (PgMP).

Doch welcher Typ Mensch fühlt sich in dieser Rolle wohl? Laut dem Project Management Institute:

Projektleitungen sind Treiber des Wandels: Sie machen die Projektziele zu ihren eigenen und wecken mit ihren Fähigkeiten und ihrer Erfahrung ein gemeinsames Ziel im Projektteam. Sie lieben das organisierte Adrenalin neuer Herausforderungen und die Verantwortung, Geschäftsergebnisse voranzutreiben. Sie arbeiten gut unter Druck und kommen in dynamischen Umfeldern mit Veränderung und Komplexität gut zurecht. Sie wechseln mühelos zwischen dem „großen Ganzen“ und den kleinen, aber entscheidenden Details und wissen, wann sie sich auf was konzentrieren müssen.

Der Prozess

Jedes Projekt durchläuft von Anfang bis Ende eine Reihe von Schritten. Man kann diese Phasen auf viele Arten definieren, doch meist fallen sie in eine von fünf Gruppen.

1. Initiierung

In dieser Phase entsteht die Projektidee. Zuerst bestimmen Sie das Problem, das Sie lösen möchten, und das Ziel, das Sie erreichen wollen. Wichtig ist ein Ziel, das konkret und messbar ist. Statt „Gesprächszeiten verkürzen“ wählen Sie also „Gesprächszeiten im Center in New York um eine Minute verkürzen“. Ist Ihr Ziel konkret, lässt sich der Weg dorthin leichter bestimmen.

Dann prüfen Sie, ob das Ziel machbar ist. Sie betrachten die möglichen Kosten, die verfügbaren Ressourcen und die geschätzte Dauer. Diese Schätzungen wägen Sie gegen andere Initiativen und Prioritäten in Ihrem Unternehmen ab. Viele Projekte scheitern, weil sie sich zu viel vornehmen oder Kosten und Zeit weit überschätzen, weil ein Teil der Arbeit übersehen wurde. Um den Umfang zu klären, lohnt sich manchmal ein Projektstrukturplan. Das ist eine grafische Darstellung, die jeden Aspekt eines Projekts in kleinste Einheiten zerlegt.

Wirkt das Projekt nach dieser Prüfung weiterhin sinnvoll, können Sie ein Projekt-Briefing erstellen. Das ist meist ein einseitiges Dokument, das die wichtigsten Ziele, einen groben Zeitplan, das Budget und weitere relevante Details zusammenfasst. Es ist hilfreich, dieses Dokument mit allen wichtigen Stakeholdern zu teilen, um Zustimmung zu gewinnen und Erwartungen abzustimmen.

1. Planung

Sobald Sie grünes Licht für das Projekt haben, ist es Zeit für einen detaillierten Plan. Planen Sie rückwärts von Ihrer Deadline: Legen Sie fest, welche Aufgaben anstehen und bis wann sie erledigt sein müssen. Ein Gantt-Diagramm eignet sich dafür sehr gut, wie unten gezeigt. Der Plan wird sich wahrscheinlich im Lauf der Zeit ändern, lassen Sie daher möglichst etwas Spielraum im Zeitplan. Wichtig ist außerdem, regelmäßige Abstimmungen und Statusupdates einzuplanen, damit alle verbindlich bleiben.

Danach holen Sie die richtigen Personen ins Boot. Brauchen Sie externe Dienstleister, berücksichtigen Sie das in Ihrem Budget. Planen Sie auch die Zeit ein, die für die Einarbeitung nötig ist. Dann weisen Sie die Aufgaben den passenden Personen zu und stellen sicher, dass alle die Ressourcen haben, die sie für den Start brauchen.

Vergessen Sie das Budget nicht! Überlegen Sie, welche Kosten anfallen, und gliedern Sie sie in Kategorien wie Gehälter, Reisen, Schulungen, Material, Geschäftsessen und Gemeinkosten. Bitten Sie eine erfahrene Kollegin oder einen erfahrenen Kollegen, die Zahlen durchzusehen und auf Lücken zu prüfen.

Anschließend setzen Sie ein Kick-off-Meeting an. Es soll die Projektziele durchgehen und die Rollen und Verantwortlichkeiten aller klar festlegen. Es ist auch ein guter Zeitpunkt, den Zeitplan mit Ihrem Team auf Plausibilität zu prüfen. Sagt eine Fachkraft, dass ihre Arbeit länger dauern wird als geschätzt, ist es wichtig, diese Bedenken ernst zu nehmen und den Plan entsprechend anzupassen.

Wichtig ist auch ein Kommunikationsplan. Fragen, die Sie klären sollten:

• Wie oft stimmen Sie sich zum Projektfortschritt ab?

• Wie viele Meilensteine gibt es?

• Wie halten Sie externe Stakeholder auf dem Laufenden?

• Wie machen Teammitglieder das Team auf Probleme aufmerksam?

Schlechte Kommunikation kann ein Projekt schnell aus der Bahn werfen. Kommen Sie dem Problem also zuvor und schaffen Sie einen festen Rahmen.

1. Durchführung

Jetzt wird es ernst!  In dieser Phase nimmt Ihr Team den Plan und setzt ihn um. Alle erfüllen ihre Aufgaben, und die Projektleitung führt das Team durch den Prozess. Im Kern tut sie alles, um Reibung zwischen den Schritten zu verringern und den Ablauf zu optimieren. Zu diesen Aufgaben können gehören:

• Das Budget an die tatsächlichen Ausgaben anpassen

• Den Zeitplan bei Bedarf anpassen

• Die Qualität der Ergebnisse sicherstellen

• Die Kommunikation mit allen wichtigen Stakeholdern ermöglichen

• Meetings mit dem Projektteam planen und leiten

In dieser Phase treten unerwartete Probleme auf. Die Projektleitung muss darauf achten, wann sie entstehen, und sie direkt angehen, bevor sie das Projekt aus der Bahn werfen.

1. Überwachung und Steuerung

Während das Team arbeitet, behalten Sie das Projekt im Blick, damit alles reibungslos läuft. Dazu können Statusgespräche mit den einzelnen Teammitgliedern gehören. Es kann auch bedeuten, einfach in Ihrem Projektmanagement-Tool nachzusehen, was erledigt ist und was nicht. Wie Sie vorgehen, hängt von der Größe Ihres Projekts ab und davon, wie Ihr Unternehmen arbeitet.

Sie müssen außerdem Budgetänderungen genau verfolgen und die wichtigsten Stakeholder frühzeitig informieren, wenn eine Überschreitung droht. Nützlich sind regelmäßige Fortschrittsberichte an die Stakeholder. Je nach Wunsch des Kunden reicht das von einer E-Mail mit ein paar Stichpunkten bis zu einer ausführlichen PowerPoint-Präsentation.

1. Abschluss

Geschafft! Jetzt erledigen Sie die letzten Aufgaben, bereiten die Ergebnisse für die Übergabe vor und feiern mit dem Team. Es ist immer sinnvoll, mit dem Team eine Nachbesprechung zu halten: Was lief gut, wo gab es Schwierigkeiten? Das ist entscheidend, wenn Sie sich weiter verbessern möchten. Danach bleibt nur noch, sich nach einem erfolgreichen Projekt eine verdiente Pause zu gönnen.

Die Methoden

Ein Team kann sein Projekt mit mehreren Methoden managen. Sie unterscheiden sich oft nach Branche, Unternehmensgröße und Funktion. Diese Methoden sind einen Blick wert:

Wasserfall - Das Wasserfall-Modell stammt ursprünglich aus der Softwarebranche. Es ist ein sequenzieller Prozess, in dem die Arbeit mehrere Phasen ohne Überschneidung durchläuft. Diese Methode erfordert viel Planung im Voraus, da keine Iterationen vorgesehen sind. Dafür ist sie deutlich einfacher zu verstehen und umzusetzen als viele andere Methoden.

Agile - Agile entstand als Antwort auf einige Schwächen des Wasserfall-Modells und setzt auf ein schnelles, flexibles Vorgehen. Statt alle Produktanforderungen im Voraus zu sammeln, bevorzugt Agile einen flexiblen, iterativen Prozess in kurzen Schritten. So kann sich das Team leichter anpassen, braucht aber eine gut abgestimmte Zusammenarbeit, um Probleme zu vermeiden.

Critical-Path-Methode - Bei der Critical-Path-Methode werden die Projektaufgaben zunächst so weit wie möglich zerlegt. Dann werden diese Aktivitäten in einer Zeitleiste abgebildet, die ihre Abhängigkeiten zeigt. Die Methode eignet sich gut für Projekte mit vielen komplexen, voneinander abhängigen Aktivitäten, die sich zeitlich überschneiden.

Scrum - Auch Scrum stammt aus der Softwareentwicklung. Es ist ein Framework, in dem funktionsübergreifende Teams ihre Arbeit in „Sprints“ organisieren. Aus einem Backlog von Aufgaben verpflichten sie sich, in einem kurzen Zeitraum (meist 1 bis 4 Wochen) eine bestimmte Anzahl davon zu erledigen.

PRiSM - Diese Methode wurde von Green Project Management entwickelt und legt den Schwerpunkt darauf, die Umweltwirkung Ihrer Projekte zu minimieren. Anders als andere Methoden reicht sie über das Projektende hinaus, weil sie langfristige Nachhaltigkeit einbezieht. Sie passt am besten zu Projekten, bei denen es wichtig ist, den Energieverbrauch zu senken und Abfall zu vermeiden.

PRINCE2 - Das ist die offizielle Methode der britischen Regierung. Sie folgt 7 Prinzipien: fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung, Lernen aus Erfahrung, definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, Steuerung in Phasen, Steuerung nach dem Ausnahmeprinzip, Produktorientierung und Anpassung an die Projektumgebung. Sie erfordert viel Dokumentation und eignet sich am besten für große, komplexe Projekte.

Das sind nur einige der vielen Methoden, die Sie in Betracht ziehen können. Weitere beliebte Ansätze sind Kanban, Adaptive Framework, Critical Chain und Integriertes Projektmanagement.

Weiterführende Ressourcen

Möchten Sie mehr erfahren? Diese Ressourcen helfen Ihnen beim Einstieg:

• 9 Top-Onlinekurse für Projektmanagement (kostenlos und kostenpflichtig)

• Alles, was Sie über die PMP-Zertifizierung wissen müssen

• Die 6 wichtigsten Bücher zum Projektmanagement

• Der Einsteigerleitfaden zum Projekt-Reporting

• So wählen Sie das richtige Projektmanagement-Tool aus