Wiederkehrende Aufgaben automatisieren und mehr Zeit für das, was Sie lieben

Mit müden Augen und schmerzendem Handgelenk schicken Sie schon wieder eine E-Mail zum Projektstatus. Es ist heute das dritte Mal, dass Sie ein Update geben müssen, und es wird langsam eintönig. Vielleicht denken Sie, diese Aufgaben erledigen Sie am besten selbst. Also stellen Sie Ihre Kreativität (und manchmal auch Ihre Motivation) hinten an.

Es gibt aber Wege, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. So schaffen Sie mehr Raum für die Teile Ihrer Arbeit, die Sie lieben, und für Kreativität und Inspiration. Das sollten Sie wissen.

Was ist eine wiederkehrende Aufgabe?

Aktuelle Daten von McKinsey zeigen: In mehr als der Hälfte aller Berufe ist ein Drittel der Aufgaben repetitiv, und sie ließen sich automatisieren. Doch welche wiederkehrenden Aufgaben sind das genau, und warum kosten sie so viel Zeit?

Terminplanung

Meetings zu buchen und zu planen ist ein wiederkehrendes Ritual, das jede Stunde ein paar Minuten kosten kann. Pro Woche summiert sich das zu Stunden. Denken Sie an das ständige Hin und Her per E-Mail, an Telefon-Ping-Pong oder an das Warten auf Antworten von einer oder zwei Seiten, nur um den nächsten Termin zu vereinbaren.

Selbst etwas so Einfaches, wie freie Zeiten in dem Calendly einer anderen Person zu suchen oder einen Zoom-Link zu verschicken, kostet Zeit an einem ohnehin vollen Tag.

Datenübertragung zwischen Apps

Egal, wo Sie arbeiten: Alle Wissensarbeitenden haben mit Apps zu tun. Je mehr Apps in Ihrem Tech-Stack stecken, desto öfter müssen Sie Informationen von einer App in die andere übertragen. Das gilt besonders, wenn Ihre Kundschaft Ihre App nicht nutzt oder Ihr Unternehmen von einer App auf eine andere umsteigen will.

Datenerfassung und Datenverwaltung

Daten sind das Lebenselixier jedes Unternehmens und daher äußerst wichtig. Leider gehören zur Datenverwaltung einige der repetitivsten Aufgaben überhaupt.

Ob Sie Daten in eine Software eingeben, sich durch Dropbox klicken, um die Tabelle für die Frage einer Kollegin zu finden, oder Umfragedaten sortieren: Solche Aufgaben können eintönig werden.

Proofs und Updates

Zuletzt kann auch das wiederholte Prüfen, ob Aktionen kontrolliert und freigegeben wurden, sehr repetitiv werden. In Ihrem Slack-Chat zeigt sich das in langen, unübersichtlichen Threads. Dort müssen Sie scrollen, um die neueste Version Ihres Projekts zu finden. Und Sie verbringen womöglich Stunden damit, nach jeder Ergänzung in Ihrem gemeinsamen Google Doc Update-E-Mails zu schreiben.

Wie sich wiederkehrende Aufgaben auf Ihre Arbeitsleistung auswirken

Wiederkehrende Aufgaben sind nicht nur lästig. Sie können auch Ihre Arbeitsleistung beeinträchtigen. Sie setzen Beschäftigte unnötig unter Stress und lassen einen Job viel langweiliger oder trister wirken, als er eigentlich ist.

Laut einer Studie von UiPath wünschen sich Beschäftigte sogar mehr Zeit, um bei der Arbeit Neues auszuprobieren. Die Befragten gaben an, im Schnitt viereinhalb Stunden pro Woche für automatisierbare Aufgaben zu „verschwenden“. Rund 68 Prozent würden gern neue Aufgaben übernehmen, haben aber wegen der wiederkehrenden Aufgaben keine Zeit dafür. Viele weitere Statistiken zum Zeitmanagement stützen diese Ergebnisse.

Hinzu kommt: Bei wiederkehrenden Aufgaben passieren leichter menschliche Fehler. Je öfter Sie etwas Routinemäßiges tun, desto eher schweifen Ihre Gedanken ab. Sie denken vielleicht, Sie könnten die Aufgabe im Schlaf erledigen. Doch selbst die einfachste Dateneingabe braucht ein gewisses Maß an Aufmerksamkeit. Studien zeigen, dass wiederkehrende Aufgaben körperliche und geistige Ermüdung verstärken können. Das geht auf Kosten der Genauigkeit.

Schließlich zeigen Daten, dass wiederkehrende Aufgaben die Kreativität der Beschäftigten schwächen. Eine Studie von ServiceNow ergab, dass 70 Prozent der Führungskräfte wegen zu viel manueller, wiederkehrender Arbeit weniger Zeit für strategische Initiativen haben.

Außerdem sagt mehr als ein Drittel der Führungskräfte, dass diese manuellen Abläufe den häufigsten Teil ihrer Arbeit ausmachen. In der Studie von UiPath sagen 58 Prozent, sie wollten bei der Arbeit kreativer sein, fühlten sich aber durch wiederkehrende Aufgaben gebremst.

Die Lösung: Automatisierung

Zum Glück gibt es einen guten Weg, mit wiederkehrenden, kräftezehrenden Aufgaben umzugehen: Automatisierung. Laut Daten von McKinsey glauben 43 Prozent der Befragten, dass sie mit ihren Teams innovativer sein könnten, wenn einige Aufgaben automatisiert wären. Rund 72 Prozent der Befragten sagten außerdem, sie würden die durch Automatisierung gewonnene Zeit für Arbeit nutzen, die für ihre Organisation wertvoller ist.

Es gibt einige Wege, Ihren Arbeitsbereich zu automatisieren und wiederkehrende Aufgaben loszuwerden. Dazu gehört vieles, von der Wahl der passenden Automatisierungs-Software bis zu einer besseren Teamkommunikation.

Es gibt viele Automatisierungsplattformen, und die richtige für Ihr Unternehmen zu finden, ist nicht leicht. Zum Glück bieten viele gute Produkte wie Hive Automate und Alternativen zu Zapier eine große Auswahl für Ihre Anforderungen und Ihr Budget.

Schauen wir uns an, wie Sie die beste Lösung finden, um Ihre wiederkehrenden Aufgaben zu automatisieren.

1. Bestimmen Sie Ihren Bedarf

Am einfachsten automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben mit der richtigen Software. Sie sollten aber genau wissen, was automatisiert werden muss, um das meiste aus Ihrer Technik herauszuholen.

Hive ist eine Projektmanagement-Plattform mit integrierten Automatisierungsfunktionen. Sie hilft Ihnen, überflüssige Arbeit zu vermeiden und alle Ihre Arbeits-Apps in einem einzigen Dashboard zu verbinden. Mit Hive Automate können Sie Projekte auf Pause setzen, die zuständige Person einer Aktion ändern oder eine Aktion sogar in ein anderes Projekt verschieben, wenn Sie mit einem anderen Team zusammenarbeiten.

Für Rechnungen oder Zahlungen probieren Sie Software wie Gusto, Freshdesk, Zendo oder Zintego für den Kundenservice. Und für das CRM-Management lohnt sich ein Blick auf Pipedrive.

2. Konzentrieren Sie sich auf den Workflow

Bei Automatisierung geht es nicht nur um die einzelne Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten. Es geht darum, Ihren gesamten Workflow automatisch, einfach und funktionsfähig zu machen. Mit dieser Denkweise können Sie Abläufe nicht nur mit neuer Technik, sondern auch mit neuen Regeln automatisieren.

Mit kreativen Team-Charters, einem schlankeren Workflow und Ideenreichtum beim Vereinfachen wiederkehrender Aufgaben reduzieren Sie Leerlauf.

Software wie Comindware bietet Geschäftsprozessmodellierung für flexible Workflow-Modelle.

3. Nutzen Sie Ihre freie Zeit klug

Sobald Sie Aufgaben automatisieren, bemerken Sie vielleicht, dass Sie mehr Zeit haben, über den Inhalt nachzudenken, den Sie teilen, statt über den Vorgang des Teilens. Konzentrieren Sie sich nicht auf die Aufgabe selbst, sondern auf die Information, die Sie weitergeben wollen. Gibt es einen wirksameren Weg, sie zu teilen?

Lässt sich dieser Austausch mit mehr Einfallsreichtum in weniger Zeit erledigen? Denken Sie auf einer übergeordneten Ebene und entwickeln Sie neue Methoden für Gespräche, Updates und Wissensaustausch in Ihrem Team.

Schauen Sie sich Programme wie Nuclino oder Loom an. Sie sind hervorragende Tools für den wichtigen Wissensaustausch.