9 Wege, Prozesse zu vereinfachen und Beschäftigungstherapie zu vermeiden

Fällt es Ihnen schwer, Ihren Workflow zu verdichten und Prozesse zu vereinfachen? Dann steht Ihnen vielleicht ein Hauptproblem im Weg: Beschäftigungstherapie. Eine neue Umfrage von Asana unter 10.000 Beschäftigten zeigt: Die Befragten verbringen 58 % ihrer Arbeitstage mit unproduktiver Arbeit, der sogenannten „Arbeit über Arbeit“. Dazu gehören der Wechsel zwischen Apps, Rückfragen bei anderen, das Nachhaken bei Kolleginnen und Kollegen nach dem Status und alles dazwischen.

Damit Ihr Team oder Ihre Organisation produktiv bleibt, sollten Ihre Prozesse schlank und einheitlich sein. Hier sind die besten Vorgehensweisen, um Prozesse zu vereinfachen.

Was ist ein vereinfachter Prozess?

Die gängigen Methoden, Prozesse am Arbeitsplatz zu vereinfachen, kennen Sie vielleicht schon, denn die Definition ist nicht kompliziert.

Die meisten Arbeitstools und Apps, etwa Projektmanagement-Software, werden aus genau diesem Grund eingeführt. Im Idealfall nehmen Sie einen Prozess (eine Reihe von Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge zu erledigen sind, um ein Ergebnis zu erreichen) und machen ihn übersichtlicher, besser organisiert und weniger zeitaufwendig.

Das gelingt auf viele Arten, etwa indem Sie den Prozess einer bestimmten Person zuweisen oder per Code automatisieren. Auch ein Process Mapping kann dabei helfen.

Warum vereinfachte Prozesse wichtig sind

Viele Prozesse in zahlreichen Abteilungen lassen sich vereinfachen. Manchmal nimmt Ihnen eine gute Workflow-Software dabei viel Arbeit ab.

Die Personalabteilung kann das Onboarding vereinfachen, die Betriebsleitung Wartungsprozesse, Compliance-Verantwortliche die Quartalsberichte, das Marketing Follow-up-E-Mails und das Finanzwesen das Ausgabenmanagement – und vieles mehr.

Leider werden Prozesse, die einfach sein sollten, manchmal durch überflüssige Aufgaben unnötig kompliziert. Deshalb lohnt es sich, diese Tipps zu befolgen, um Prozesse zu vereinfachen und unproduktive Arbeit zu reduzieren.

1. Finden Sie die Best Practices, die zu Ihrem Team passen

Wer unproduktive Arbeit abbauen will, kommt heute an Technologie nicht vorbei. Zum Glück deckt das große Angebot an Workflow- und Business-Management-Software auch sehr spezielle Prozesse ab. Andere Lösungen eignen sich für den allgemeinen Einsatz und funktionieren abteilungsübergreifend im ganzen Unternehmen. Um herauszufinden, wie Sie Prozesse vereinfachen, sollten Sie sich die Standards Ihrer Branche ansehen.

Finden Sie vor allem heraus, welche Produktivitätstechnologie andere in Ihrem Berufsfeld nutzen, von Tools für die Zusammenarbeit bis zum Cloud-Contact-Center. Wenn Sie diese Optionen analysieren, einschließlich der Chancen und Fallstricke der angesagtesten Software, wissen Sie, wo Sie Ressourcen finden, die Ihre Arbeit erleichtern statt erschweren.

Hier einige Ideen für den Einstieg:

• Gong – Eine großartige Anwendung und technische Innovation, um Vertriebs- und Marketingprozesse durchgängig zu vereinfachen. Sie gibt allen Einblick in die Pipeline und in die Workflows.

• Hive – Projektmanagement- und Zusammenarbeitsfunktionen, die Teams helfen zu kommunizieren, egal ob remote, vor Ort oder hybrid.

• Zapier – Ein guter Startpunkt, wenn Sie mehrere Tools miteinander verbinden und aus bestehenden Apps einen Prozess aufbauen möchten. Zapier ist ein Experte für No-Code- und Low-Code-Automatisierung. Sie können sogar Automatisierungen zwischen Tools wie Gmail und Excel einrichten.

• Copilot – KI ist eine Fundgrube, um Verbesserungen im Workflow zu finden. Microsofts Copilot bezeichnet sich als „alltäglichen KI-Begleiter“, der allen helfen kann, Arbeit zu vereinfachen, zu organisieren, Ideen zu entwickeln und mehr.

2. Erstellen Sie mehrere Prozesse für wechselnde Arbeit

Workflows leben und verändern sich. Deshalb müssen Prozesse manchmal im Lauf der Zeit angepasst werden. Erstellen Sie nicht nur einen Prozess, um Ihre Arbeit zu vereinfachen, sondern gleich mehrere.

Das klingt nach viel Vorarbeit. Doch so finden Sie neue, kreative Wege, Teile Ihres Workflows zu streichen. Sie sehen, wo sich Arbeit wiederholt, und können Statusmeldungen, die den Prozess bremsen, womöglich neu ordnen oder überdenken. Es ist immer einfacher, zunächst ein paar verschiedene Prozesse zu skizzieren und dann zu kürzen, sobald Sie die passenden für Ihr Team gefunden haben.

Ein Beispiel: Wenn Sie mit Zapier eine Automatisierung einrichten, die Anfragen von Gmail nach Hive überträgt, testen Sie zwei oder mehr Abläufe. So sehen Sie, welcher für Ihr Team am besten funktioniert.

3. Automatisierung

Was ist der wirksamste und einfachste Weg, unproduktive Arbeit loszuwerden? Automatisieren Sie sie! Wie oben erwähnt, ist der Einstieg mit Tools wie Zapier oder sogar Copilot sehr einfach. Mit der richtigen Technik können Sie Bestellungen automatisch auslösen, sobald eine Aufgabe erledigt ist. Sie können Code einrichten, der eine Marketing-Follow-up-E-Mail verschickt, Informationen von einer App in eine andere übertragen oder viele andere wichtige Aufgaben erledigen.

Wenn Sie wissen, welche Teile des Prozesses sich am besten vereinfachen lassen und wie Sie das umsetzen, ist beim Automatisieren von Aufgaben alles möglich. Sie suchen ein starkes Automatisierungstool, das alle Ihre Arbeitsprozesse an einem Ort vereinfacht? Sehen Sie sich Hive Automate an, einen No-Code-Workflow-Builder, der in die Projektmanagement-Plattform Hive integriert ist. Eine Produktivitätssuite, wie sie im Buche steht.

5. Messen Sie die Zeit für Ihre Aufgaben

Wenn es Ihnen schwerfällt, unproduktive Arbeit abzubauen und Prozesse zu vereinfachen, verbringen Sie vielleicht zu viel Zeit mit manchen Teilen Ihres Prozesses und zu wenig mit anderen. Wenn Sie nicht wissen, welche Phase Sie als Nächstes verschlanken sollen, messen Sie die Zeit für jede Aufgabe im Prozess und sehen Sie, welche am längsten dauert. Prüfen Sie dann, ob sich Teile dieser Aufgabe automatisieren, delegieren oder anders erledigen lassen. Wenn Sie Aufgaben an andere Teammitglieder delegieren, kann schon etwas Einfaches wie Excel für die Dienstplanung die Auslastung der Ressourcen deutlich verbessern. So steigern Sie Menge und Qualität der Arbeitszeit aller. Bonus – Hive bietet eine Zeiterfassung, mit der Sie die Zeit für Aufgaben oder Projekte erfassen. So sehen Sie besser, wohin der Aufwand Ihres Teams fließt. Das erleichtert es, die RICHTIGEN Prozesse zu vereinfachen und vielleicht weniger Zeit in unwichtigere Prozesse zu stecken.

6. Achten Sie auf den richtigen Zeitpunkt

Prozesse zu vereinfachen kann bedeuten, unproduktive Arbeit komplett abzuschaffen. Es kann aber auch heißen, Aufgaben so zeitnah wie möglich zu erledigen, um die Zusatzarbeit zu vermeiden, die entsteht, wenn man sie aufschiebt.

Wir alle kennen das Gefühl, eine Aufgabe so lange aufzuschieben, bis sie riesig geworden ist oder Ihrer Woche zusätzliche Arbeit beschert hat.

Wenn Sie einen freien Moment haben, beginnen Sie mit einer kurzen, einfachen Aufgabe Ihres Prozesses und teilen Sie größere Aufgaben in überschaubare Teile auf. So packen Sie realistisch an, was Sie sonst aufschieben würden, weil es langweilig oder repetitiv ist.

7. Holen Sie sich Feedback (es ist ein Geschenk)

Ein weiterer guter Weg, unproduktive Arbeit abzubauen: Lassen Sie jemand Neues darauf schauen. Vielleicht gibt es Leerlauf, den Sie selbst nicht erkennen. Bitten Sie eine Führungskraft, einen Kollegen oder eine Kollegin, ein Teammitglied oder jemanden aus einem vergleichbaren Team, Ihren Prozess anzusehen. Fragen Sie, was Sie gut machen und was besser gehen könnte. Auch von den Beteiligten am Prozess können Sie Feedback einholen, etwa mit Umfragen oder in Team-Meetings.

Wenn Ihnen das Einrichten von Prozessen und Workflows wirklich schwerfällt, gibt es Beratungen, die Ihnen helfen, den besten Arbeitsablauf aufzusetzen. Wir arbeiten mit einigen hervorragenden Hive-Beratern zusammen. Außerdem gibt es viele Workflow-Fachleute, die Sie zum besten Prozess für Ihr Team führen können.

8. Werten Sie die Ergebnisse aus

Ob Ihr Prozess funktioniert, erkennen Sie gut an seinen Ergebnissen. Prüfen Sie, ob sie zufriedenstellend sind. Haben Ihre neu vereinfachten Prozesse Fehler reduziert? Haben sie verschwendete Zeit in Meetings verringert?

Wenn Sie Prozesse vereinfacht haben, sollten Sie genau prüfen, was es Ihnen bringt.

Erfüllen die Ergebnisse Ihre Erwartungen an Qualität, Termintreue oder Inhalt, braucht Ihr Prozess nur noch etwas Feinschliff. Wenn nicht, erkennen Sie, welche Teile unbefriedigend sind, und holen Ihr Team für eine Überarbeitung des Prozesses an Bord.

9. Legen Sie Standards und Vorlagen fest

Wenn Sie Ihren Workflow vereinfachen, entfallen manche Schritte. Dabei muss gesichert sein, dass die gestrichenen Phasen die Qualität des Projektergebnisses nicht beeinträchtigen. Vorlagen und Checklisten helfen, Ihre Arbeit zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und operative Exzellenz zu stärken.  Außerdem sparen Vorlagen und Checklisten Zeit beim Onboarding und bei der Einarbeitung des Teams in andere Aufgabenbereiche. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie eine Aufgabe erledigt wird, hilft zudem, unnötige Schritte zu erkennen, und trägt dazu bei, Ihren Workflow insgesamt zu vereinfachen. 

So vereinfachen Sie Prozesse in der Praxis

Wie vereinfachen Sie also Prozesse im echten Arbeitsalltag? Wie oben erwähnt, gibt es dafür mehrere Wege. Sie können Prozesse mit einfachen Tools wie Zapier vereinfachen, oder Sie nutzen Projektmanagement-Tools für einen durchdachten Workflow.

Im Folgenden zeigen wir, wie Sie mit Hive Geschäftsprozesse für Ihre Organisation oder Ihr Team vereinfachen. Haben Sie konkrete Fragen dazu, die wir hier nicht beantwortet haben? Schreiben Sie uns eine E-Mail. Wir vereinbaren gern ein Kennenlerngespräch mit Ihnen.

Hive: das beste Tool, um Prozesse zu vereinfachen

Zum Glück gibt es Tools wie Hive, mit denen Sie Prozesse effizient einrichten, ausführen und vereinfachen. So hilft Ihnen Hive:

1. Nutzen Sie die Planungsfunktionen von Hive, um Deadlines zu setzen und Projekte im Zeitplan zu halten.

2. Nutzen Sie die Kommunikationsfunktionen von Hive (Chat, E-Mail, Zoom-Integration), damit alle über Änderungen und Neuigkeiten informiert sind und auf demselben Stand arbeiten.

3. Nutzen Sie die Dokumentenverwaltung von Hive, damit alle projektbezogenen Dokumente und Ergebnisse geordnet und leicht zugänglich bleiben.

4. Nutzen Sie die Aufgabenverwaltung von Hive, um Aufgaben zu delegieren, Verantwortung zu sichern, den Fortschritt zu verfolgen und die Leistung zu messen.

5. Nutzen Sie die Reporting-Funktion von Hive, um den aktuellen Status eines Projekts schnell zu analysieren und mit den Daten Verbesserungspotenzial zu finden.

6. Nutzen Sie die Zusammenarbeitsfunktionen von Hive, um einen einheitlichen Workspace zu schaffen, in dem Kommunikation und Zusammenarbeit der Teammitglieder gefördert und erleichtert werden.

7. Binden Sie Hive in Tools von Drittanbietern wie Dropbox, Google Drive und Slack ein, damit Sie alle nötigen Tools direkt zur Hand haben.

8. Nutzen Sie Vorlagen und Checklisten in Hive. Wenn Sie eine Projektvorlage auf ein neues oder bestehendes Projekt anwenden, übernehmen Sie ganz einfach eine Reihe von Aktionen mit vorgegebenen Zuständigen, Fälligkeitsterminen und Informationen. Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wenn Sie denselben Workflow starten, oder ständig neue Prozesse zum Vereinfachen suchen. Lassen Sie Vorlagen die Arbeit für Sie erledigen!

Erfahren Sie, wie Sie mit Hive-Vorlagen schneller arbeiten.

Sehen Sie hier unser Einführungsvideo zu Hive!