Die Wissenschaft hinter To-do-Listen

Fast jeder Mensch hat im Leben schon irgendeine Form von To-do-Liste genutzt, um Aufgaben zu erledigen. Selbst wer To-do-Listen entschieden ablehnt, führt wahrscheinlich regelmäßig gedankliche Listen. Oder er trägt Termine in einen Kalender ein und stellt sicher, dass er sie vor Feierabend erledigt hat. Kurz gesagt: Fast alle bringen regelmäßig eine gewisse Struktur in ihr Leben, damit sie das schaffen, was sie für den Alltag brauchen.

Im Kern gehen alle diese Techniken auf die Idee der Liste zurück. Und es gibt einen Grund, warum To-do-Listen die Grundlage zahlreicher anderer Organisationsmethoden bilden. Das menschliche Gehirn braucht diese Struktur, um erfolgreich zu sein und, noch instinktiver, um zu überleben. Das Gehirn ist darauf ausgelegt, mit strukturierten, geordneten Listen von Aufgaben und Zielen zu arbeiten. Genau so sind der Einzelne und die Menschheit als Art so weit gekommen.

To-do-Listen sind enorm wirkungsvoll, doch der Umgang mit ihnen entwickelt sich weiter. Von der klassischen Liste mit Stift und Papier bis zu Apps auf dem Smartphone: Alles kann dieses Bedürfnis stillen. Diese Entwicklung der To-do-Listen bringt auch die Menschheit selbst voran.

Die Kraft von To-do-Listen

Jede Liebhaberin und jeder Liebhaber von To-do-Listen hat eigene Gründe, warum diese Listen im Leben so wirkungsvoll waren. Auch die Wissenschaft stützt das.

Für alle, die sich für Psychologie begeistern: Ein spannendes wissenschaftliches Konzept, der Zeigarnik-Effekt , zeigt anschaulich, wie To-do-Listen die Arbeitsweise des Gehirns tatsächlich verändern können, wenn es Aufgaben ordnet und abarbeitet, die an einem festen Ort festgehalten sind.

Die ersten Ergebnisse zu diesem Effekt hielt 1927 die litauische Wissenschaftlerin Bluma Zeigarnik fest. Sie besagen: Die Absicht oder der Wunsch, eine Aufgabe zu erledigen (zum Beispiel indem man sie auf eine To-do-Liste setzt), sorgt dafür, dass das Gedächtnis sich besser an diese Aufgabe erinnert, bis sie erledigt ist.

Warum jeder Listen braucht

Ob Menschen diese Listen brauchen , um zu funktionieren, ist eine komplizierte Streitfrage. Fragt man jedoch Psychologinnen und Psychologen sowie Fachleute für Zeitmanagement und Produktivität, kommt stets dieselbe Antwort: Jeder kann von einer To-do-Liste profitieren.

Warum?

The Guardian sprach mit Dr. David Cohen, einem Psychologen und Autor, der selbst To-do-Listen nutzt, um seinen hektischen Terminplan zu meistern. Kurz und bündig nennt er drei Gründe , warum Menschen To-do-Listen so mögen und stark von ihnen profitieren können:

1. Sie können Ängste lindern, indem sie viele ungeordnete und chaotische Aufgaben an einem Ort bündeln.

2. Sie bieten eine Grundlage für Struktur und Planung.

3. Sie sind ein Beleg für Erfolg und Leistung, denn ihre Verfasser sehen, was sie bereits erledigt haben.

Warum manche keine To-do-Listen nutzen

Trotz der unbestreitbaren Kraft von To-do-Listen und der Fülle an Forschung, die ihre Wirksamkeit im Alltag belegt, gibt es noch immer Menschen, die sich mit Händen und Füßen dagegen wehren, überhaupt eine To-do-Liste zu führen. Warum hassen sie To-do-Listen so sehr, obwohl sie nachweislich bei vielen Menschen funktionieren, die ihr Leben in den Griff bekommen wollen?

Einige Probleme können To-do-Listen unattraktiv machen.

Das Problem

Ein Problem für Menschen, die solche Listen hassen: Sie stimmen sich gedanklich nicht darauf ein, das Beste aus ihren To-do-Listen zu machen. Sie sehen eine Liste von Aufgaben und fühlen sich von der Menge an Arbeit erschlagen. Deshalb vermeiden sie es ganz, eine To-do-Liste zu erstellen, um keine einschüchternde Aufgabenliste vor Augen zu haben. Aus den Augen, aus dem Sinn.

Die Lösung

Statt aufzugeben, können Menschen, die vor der langen Liste an Arbeit zurückschrecken, einiges ausprobieren, um die Last erträglicher zu machen.

Die Forschung hat die mentale Erleichterung untersucht, die das Erledigen einer Aufgabe mit sich bringt. Psychologen sind dabei zu einem faszinierenden Ergebnis gekommen: Dieses Aufatmen lässt sich auch anders erreichen. Es zeigt sich, dass schon das Planen einer Aufgabe dieselbe Art von Hochgefühl auslöst wie das Erledigen.

Wer To-do-Listen wegen ihrer überwältigenden Wirkung verabscheut, kann sie deshalb als Planungswerkzeug nutzen statt als Maßstab für Erledigtes oder Erfolg.

Wer ständig Angst vor der Länge seiner To-do-Liste hat, kann seine Listen auch in Kategorien aufteilen. Vielleicht lässt sich der Aufgabenplan verkürzen, wenn es eine To-do-Liste für die Arbeit gibt (die das Büro nicht verlässt) und eine für zu Hause (die zu Hause bleibt).

Das Problem

In ihrer häufigsten (und einfachsten) Form sind To-do-Listen eine Aufstellung von Aufgaben. Ist die Aufgabe erledigt, wird sie durchgestrichen oder ein Kästchen abgehakt. Ist sie nicht erledigt, bleibt sie unberührt auf der Liste stehen.

Leider geht dieses Vorgehen davon aus, dass Aufgaben nur zwei Zustände kennen , nämlich „erledigt“ oder „nicht erledigt“. In Wirklichkeit sind viele Aufgaben aber deutlich komplexer. Wer viele aufwendige Projekte gleichzeitig betreut, verabscheut solche Listen oft, denn sie geben die erledigte Arbeit und den Aufwand nur überwältigend und ungenau wieder.

Die Lösung

Hier kommt die Anpassung ins Spiel. Sie ist unverzichtbar für alle, die ihre To-do-Listen so nützlich und passend wie möglich machen wollen. Statt eine Liste grober Aufgaben zum Abhaken zu führen, ist es weit sinnvoller, Teilaufgaben anzulegen. Wie Sie diese Aufschlüsselung gestalten, bleibt Ihnen überlassen. Mit Hive lassen sich auch ganz einfach eine Aktion und Unterabschnitte erstellen. Am einfachsten steht zuerst die übergeordnete Aufgabe, darunter folgen die nötigen Schritte als Aufzählungspunkte (die sich ebenfalls abhaken lassen, schön!).

Dieses Vorgehen ermöglicht nicht nur die Planung (und die erwähnte mentale Erleichterung, die damit einhergeht). Wer größere Ziele in kleinere Aufgaben zerlegt, hat auch mehr Gelegenheiten, Kästchen abzuhaken und sich an der Belohnung im Kopf zu freuen.

Wie wäre das für ein Gefühl von Zufriedenheit und Erfolg?

Das Problem

Menschen, die To-do-Listen hassen, haben noch keine Methode gefunden, die zu ihnen passt. Vielleicht reichen To-do-Listen einfach nicht aus, wenn es darum geht, zu planen, zu priorisieren, Deadlines im Blick zu behalten oder Aufgaben zu verwalten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken.

Die Lösung

Wer lernt, das Beste aus To-do-Listen zu machen, und den Listenstil findet, der am natürlichsten passt, kann aus verhassten, unordentlichen Zetteln ein starkes, schlankes und wirksames System machen.

Genau deshalb sind die Entwicklung der To-do-Listen und die unzähligen Möglichkeiten, sie zu personalisieren, so wichtig geworden. Moderne Technik bietet anpassbarere und vollständigere Optionen für To-do-Listen, etwa Hive, ein weiteres gutes Beispiel für eine flexible To-do-Listen-Lösung, die sich an die Bedürfnisse jedes einzelnen Nutzers anpassen und mit anderen Tools verbinden lässt.

Die Entwicklung der To-dos

Mit der rasanten Entwicklung der Technik haben auch To-do-Listen selbst einen starken Wandel erlebt. Viele stellen sie sich als kaum mehr als auf Schmierpapier gekritzelte Listen vor. Doch sie entwickeln sich zu komplexeren und nützlicheren Modellen, weil Produktivitätsexperten und Projektmanagement-Profis eine gute Sache immer weiter verbessern.

Stift und Papier

Denkt jemand an eine To-do-Liste, fällt ihm meist zuerst die klassische Methode mit Stift und Papier ein. Diese Methode mit beliebigem Schreibgerät und beliebigem Papier (ja, auch Post-its, Rückseiten von Kassenbons und Servietten) führt To-do-Listen zurück auf das Wesentliche.

Eine Aufgabe aufschreiben und durchstreichen, wenn sie erledigt ist.

Andere nutzen diese einfachste Methode auf weitere Weisen. Vielleicht hängt ein magnetisches Whiteboard mit Haushaltsaufgaben am Kühlschrank, oder am Rand jeder Seite im Planer steht eine kurze Aufgabenliste. Die Methode mit Stift und Papier ist die einfachste und bleibt dank ihrer leichten Handhabung und Flexibilität beliebt.

Bullet Journaling

Viele haben schon vom „Bullet Journaling“ gehört, im Alltag und in Social-Media-Tags oft kurz „BuJo“ genannt. Eine kurze Suche im Netz liefert Seiten über Seiten mit YouTube-Videos, Top-Instagram-Accounts und Pinterest-Boards zur Welt des Bullet Journalings, die zu gleichen Teilen produktive Organisation und kreative Kunst ist.

Wer sich beim Bullet Journaling allein an diesen Social-Media-Kanälen orientiert, wird vielleicht inspiriert, aber auch eingeschüchtert, vor allem als Nicht-Künstler oder wenn man einfach nur die To-do-Liste einfach erweitern möchte.

Die gute Nachricht: Bullet Journaling muss nicht bunt, aufwendig oder Instagram-tauglich sein. Als Ryder Carroll die Idee des Bullet Journalings erstmals vorstellte, war es als „Achtsamkeitspraxis im Gewand eines Produktivitätssystems“ gedacht. Es geht nicht um komplizierte Kunst, Sticker oder Stempel (auch wenn sie dazugehören dürfen, wenn sie Entspannung und Achtsamkeit bringen). Es geht um die Methode.

Das heißt: Jeder kann Bullet Journaling machen. Sie brauchen nur ein Schreibgerät und irgendein Notizbuch.

Bullet Journals erweitern das Konzept der To-do-Listen. Sie schaffen Überblick, bieten die Möglichkeit, Aufgaben in Teilschritte zu zerlegen, und helfen, die Arbeitslast immer wieder zu prüfen: Aufgaben werden übertragen oder ganz gestrichen, wenn sie die Zeit nicht wert sind.

Listen-Apps

Der nächste Schritt in der Entwicklung der Liste ist erwartungsgemäß der neue Stellenwert von To-do-Listen-Apps. Gibt es dafür eine App? Ja, sogar Dutzende.

So hilfreich diese Apps sein können: Es gibt so viele, dass es oft schwerfällt zu entscheiden, was am besten zum eigenen Lebensstil, zur Karriere und zum nötigen Maß an Zusammenarbeit mit anderen passt. Das viele Ausprobieren, das mit dieser Fülle an Apps oft einhergeht, kann To-do-Listen zu einer einschüchternden Gewohnheit machen, trotz der guten Verfügbarkeit dieser Anwendungen.

Der wohl wirksamste Weg, Menschen dazu zu bringen, To-do-Listen zu nutzen und für sich zu meistern, ist eine Anwendung, die sich auf mehr als eine Weise nutzen lässt. Viele Produktivitäts- und Projektmanagement-Apps tun genau das und lassen ihre Nutzenden eine breite Palette an Produktivitäts-Tools (darunter To-do-Listen) an einem Ort nutzen.

Hive

Eine solche „All-in-one“-Anwendung ist Hive, eine Projektmanagement-Software, die stark genug ist für alles von privaten Projekten bis zu riesigen Konzernen. Nutzende und ihre Teams arbeiten ganz so, wie sie wollen, dank der flexiblen Integration von mehr als 1.000 Anwendungen wie Dropbox, Outlook, Google Drive, OneDrive und mehr.

Mit Analytics-Tools, Messaging-Apps, Formularen zum Erfassen von Informationen, Terminplanung, Ressourcenplanung und Dateifreigabe wird Hive zu einer To-do-Liste im großen Stil, mit allem, was ein Team für den Erfolg braucht.

Software wie diese, die für Computer und Mobilgeräte verfügbar ist (mit einfacher Synchronisierung zwischen allen Geräten), zeigt, dass To-do-Listen wirklich eine neue Entwicklungsstufe erreicht haben. Mit der Produktivitätsplattform von Hive gibt es endlos viele Möglichkeiten, die eigene Aufgabenliste zu verwalten.

Fazit

Stimmt es also, dass To-do-Listen wirklich nicht für jeden etwas sind? Wahrscheinlich nicht. Wahrscheinlicher ist: Wer To-do-Listen hasst, nutzt sie einfach nicht richtig oder hat die passende To-do-Listen-App noch nicht gefunden.

Zum Glück zeigen neue Lösungen wie Hive, dass To-do-Listen doch nützlich sein können, selbst für alle, die nie auf die Idee kämen, eine Liste mit Stift und Papier zu schreiben.

Was kommt als Nächstes in der Entwicklung der To-do-Liste?

Das wird die Zeit zeigen. Bis dahin wird die Menschheit deutlich produktiver.