Die Vorteile eines virtuellen Workspace (und welchen Sie wählen sollten)

Heute Morgen habe ich Laptop, Kopfhörer und Ladegerät eingepackt und bin in mein Stammcafé gegangen. Ich habe meinen Kaffee bestellt, mich an den nächsten Tisch gesetzt, den Computer hochgefahren und losgelegt. Als ich durch meine E-Mails, Aufgaben und To-dos des Tages scrollte, wurde mir klar: Mein Standort hat sich gegenüber gestern im Homeoffice geändert, mein virtueller Workspace aber ist derselbe geblieben. Die Arbeit in einem virtuellen Workspace macht mein Leben als Remote-Arbeitende erst möglich. Ohne einige der Programme, in die ich mich täglich einlogge, könnte ich nie so effizient arbeiten wie heute. Immer mehr Unternehmen stellen sich auf diese neue Normalität virtueller Workspaces ein. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, was ein virtueller Workspace ist, wie Sie einen einrichten und welche Vorteile das bringt.

Was ist ein virtueller Workspace?

Ein virtueller Workspace ist eine cloudbasierte Plattform. Nutzende können damit jederzeit und von überall auf ihre Arbeitsdateien und Anwendungen zugreifen. Der Zugriff erfolgt über eine Internetverbindung. Dafür ist keine physische Hardware nötig. Diese Art von virtuellem Workspace wird immer beliebter, weil immer mehr Menschen remote arbeiten. Virtuelle Workspaces bieten viele Vorteile, darunter:  Mehr Flexibilität und Produktivität: Nutzende können jederzeit und von überall auf ihre Arbeit zugreifen. Sie können also von zu Hause, unterwegs oder aus dem Café arbeiten – solange sie über eine schnelle Internetverbindung verfügen. Kosteneinsparungen: Für Arbeitgeber sind virtuelle Workspaces in Einrichtung und Betrieb oft günstiger als herkömmliche Büroräume. Büroflächen, Möbel oder Geräte müssen weder gekauft noch gemietet werden. Bessere Zusammenarbeit: Mit virtuellen Workspaces arbeiten Teammitglieder ganz einfach an Projekten zusammen, egal wo sie sich befinden. Das kann zu innovativeren und kreativeren Lösungen führen. Die meisten virtuellen Workspaces bieten fortschrittliche Lösungen für die Zusammenarbeit, etwa Chat-Messenger für Teams, Videokonferenz-Tools oder sogar Online-Fax-Technologie. 

Wer profitiert von einem virtuellen Workspace?

Manche Berufe lassen sich kaum virtuell ausüben, etwa der persönliche Vertrieb, Bauberufe und sogar Positionen im medizinischen Bereich. Es wird immer Jobs geben, die den direkten Kontakt erfordern. Doch viele Berufsgruppen können von einem virtuellen Workspace profitieren. Einige Beispiele: Freelancer: Ein virtueller Workspace gibt Freelancern die Flexibilität, jederzeit und von überall zu arbeiten. Das ist eine hervorragende Option für alle, die remote arbeiten möchten oder flexible Arbeitszeiten haben. Unternehmerinnen und Unternehmer: Ein virtueller Workspace ist ein kostengünstiger Weg, ein Unternehmen aufzubauen. Wer für die Firmenregistrierung eine virtuelle Adresse nutzt, muss keine Büroräume mieten und keine Büromöbel oder Geräte kaufen. Sie müssen keine Büroräume mieten und keine Büromöbel oder Geräte kaufen. So können sie sich ganz auf ihre Geschäftsidee konzentrieren statt auf all den „Lärm“, der sie womöglich ausbremst. Hybrid-Arbeitende: Mit einem virtuellen Workspace können manche Büromitarbeitende ins Homeoffice oder an jeden Ort mit Internetverbindung wechseln. Das ist eine hervorragende Option für hybrid Arbeitende, die mehr Kontrolle über ihren Zeitplan und ihren Arbeitsort wünschen. Technologien wie Starlink bieten zum Beispiel überall schnelles Internet, sogar an Orten ohne herkömmliche Internetanbindung. Das fördert hybrides Arbeiten mit virtuellen Workspaces zusätzlich. Kleine Unternehmen: Für kleine Unternehmen ist es eine gute Option, einen Teil der Arbeit in einen virtuellen Workspace zu verlagern. Das spart Kosten und verbessert die Zusammenarbeit im Team. Außerdem bieten virtuelle Workspaces oft fortschrittliche Kommunikations-Tools wie Videokonferenzen, Dateifreigabe und sogar virtuelles Faxen. Das vereinfacht die Dokumentenverwaltung und verbessert die Kommunikation im Unternehmen.

Worauf Sie bei einem virtuellen Workspace achten sollten

Bei der Wahl eines virtuellen Workspace sollten Sie einige Punkte beachten. Überlegen Sie zuerst, welche Funktionen Sie brauchen. Beispiele sind Dateifreigabe, Videokonferenzen und Online-Funktionen für das Projektmanagement. Denken Sie als Nächstes an die Benutzerfreundlichkeit. Wählen Sie eine Plattform, die sich leicht einrichten und bedienen lässt. Wenn Sie langfristig in den virtuellen Workspace wechseln, sollte die Plattform zukunftssicher sein und alle Aufgaben abdecken, die Sie von ihr verlangen. Mit einem guten Netzwerk-Monitoring stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Verbindung stabil bleibt und Informationen nicht gefährdet sind. Berücksichtigen Sie zum Schluss den Preis. Die Kosten für virtuelle Workspaces können sich summieren. Wählen Sie daher einen, der zu Ihrem Budget passt. Es gibt viele verschiedene Anbieter. Beliebt sind unter anderem Google Workspace, Microsoft 365 und Hive. Sehen wir uns einige dieser Optionen genauer an.

1. Google Workspace für die virtuelle Arbeit

Google Workspace, früher bekannt als G Suite, ist eine cloudbasierte Plattform mit verschiedenen Produktivitäts-Tools. Dazu gehören Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides und mehr. Google Workspace bietet außerdem Videokonferenzen und Dateifreigabe. Der Wechsel zu den Diensten von Google Workspace ist für viele Unternehmen eine Option. Die Nutzung ist kostenlos, zusätzlicher Speicherplatz und weitere Bereiche kosten aber extra.

2. Microsoft 365 für virtuelle Arbeitsplätze

Microsoft 365 ist eine weitere cloudbasierte Plattform mit einer Vielzahl an Produktivitäts-Tools. Dazu gehören Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive und mehr. Microsoft 365 bietet ebenfalls Videokonferenzen und Dateifreigabe. Microsoft 365 war eine der ersten Plattformen, die in vielen Büros auf den Arbeitsrechnern installiert waren. Inzwischen hat es sich zu einem cloudbasierten Arbeitsplatz entwickelt. Mit seinem höheren Preis eignet sich Microsoft 365 ideal für Großunternehmen, die zusätzlichen Support und weitere Funktionen benötigen.

3. Hive für virtuelle Arbeitsplätze

Hive ist eine cloudbasierte Plattform mit einer Vielzahl an Produktivitäts-Tools. Dazu gehören Aufgabenverwaltung, Videokonferenzen, Dateifreigabe und mehr. Hive ist kein Arbeitsplatz im Sinne von Google und Microsoft. Dafür ist Hive die ideale Projektmanagement-Plattform, die Sie in Ihrem virtuellen Workspace unterstützt. Mit Automatisierungen, Erinnerungen und integriertem Chat hält Hive Ihr gesamtes virtuelles Team auf Kurs und bei der Sache. Hive bietet auch eine kostenlose Testphase, in der Sie die Plattform ausprobieren können, bevor Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden. Welchen virtuellen Workspace Sie auch wählen: Berücksichtigen Sie Ihre Anforderungen und Ihr Budget. So finden Sie die ideale Lösung für Ihr virtuelles Unternehmen oder für den privaten Gebrauch.  Was gefällt Ihnen an der Arbeit in einem virtuellen Workspace am besten? Teilen Sie es uns in den Kommentaren mit!